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National Administrative Assistant

Remote
Ottawa, ON
CA$45,000 - CA$50,000/annual
Mid Level
full_time

About the role

Le français suit.

POSITION TYPE: Full-time, permanent.

LOCATION: CPAWS National Office, Ottawa, Ontario. Option of working one day/week from home.

LANGUAGE: Bilingual – English/French

SALARY: $45,000 - $50,000 per annum, based on experience

POSTING DATE: September 12th, 2025

START DATE: October 20th, 2025

About the Organization

Canadian Parks and Wilderness (www.cpaws.org) is a national charitable organization with 13 chapters across Canada, almost 100 staff, and hundreds of volunteers who have helped to protect over half a million square kilometers of Canada’s public land and water, since 1963.

Our conservation vision is to protect at least half of Canada’s public land and water in a framework of reconciliation – for the benefit of both wildlife and humans.

CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations, Métis and Inuit throughout the country known as Canada.

CPAWS is committed to operating in a way that upholds justice, equity, diversity, and inclusion (JEDI). We are also working to ensure our office is an inclusive and safe place for people from diverse backgrounds.

About the Role

CPAWS National Office is hiring a National Administrative Assistant to join our Operations team. Reporting to the National Operations Manager, the successful candidate will play a key role in supporting daily operations, working closely with all departments at the CPAWS National Office, the board of Trustees as well as our regional chapters.

This role offers an excellent opportunity for early-career administrative professionals to gain office management experience with one of Canada's leading environmental charities. If you are an enthusiastic collaborator who is detail-oriented, has administrative and strong organizational skills, and is passionate about nature conservation, we'd love to hear from you!

We value each employee’s creativity and innovation and offer a collegial work environment, professional development opportunities, and a generous benefits package.

Responsibilities

i. Support the National Office Operations (85%):

  • Managing the general phone line and email address.
  • Filing management (physical and online).
  • Processing and prioritization of incoming mail.
  • Processing tax receipts mailouts.
  • Data entry and donor profile management support.
  • In-office volunteers’ coordination.
  • Main liaison with office property management.
  • General office maintenance (water plants, turning on the dishwasher, washing towels, organizing areas).
  • Inventory management of IT assets and publications stored in the office.
  • Updates of distribution lists and directories from chapters and staff across Canada twice a year.
  • Coordinating shipments from the National Office to staff and partners.
  • Managing stationery and office supplies for the National Office.
  • Coordinating travel arrangements for National Office Staff.

ii. Support with logistics of Network meetings (National Board of Trustees and Chapters) (15%):

  • Support the coordination and meeting logistics for the Board of Trustees and its committees, including Zoom management, calendar invitations, venue quotations, rooming list coordination, travel arrangements, restaurant bookings, and document preparation support (e.g., agendas, minutes).

  • Support the coordination of Chapters network meetings (Executive directors and staff) – virtual and in-person, including Zoom management, calendar invitations, venue quotations, rooming list coordination, travel arrangements, restaurant bookings, and document preparation support (e.g., agendas, minutes).

  • Executive assistance provided to NED: agenda management and travel arrangements.

Accountability and Authority

The National Administrative Assistant will work from the CPAWS National Office in Ottawa, and report to the National Operations Manager. They will work closely with the other teams at our national office, such as Data team, while supporting CPAWS chapter staff and members of the National Board of Trustees across the country.

All staff are accountable through the staff structure to the National Executive Director for the planning and delivery of programs and services for which they are responsible. The National Executive Director is responsible for staff management and development, and the effectiveness of programs and services within the priorities and budgets approved by the Board.

The Human Resources Policy guides the National Executive Director in the day-to-day management of the organization. All CPAWS staff will ensure they have read, understand, and adhere to it.

Qualifications & Expectations

Essential Assets

  • Passionate about protecting nature in Canada and will have some knowledge of Canada’s commitment to reconciliation with First Nations, Inuit, and Métis peoples in Canada.

  • Bilingual (English-French)

  • Minimum one year of administrative experience.

  • Technical skills in MS Office 365 (Excel, Word, and Teams), Zoom and CRMs/Databases.

  • Exceptionally organized with excellent attention to detail and high accuracy.

  • Customer service oriented.

  • Proactive, with the ability and willingness to adapt to changing priorities and deadlines.

  • An inclusive, collegial, and collaborative work ethic with strong teamwork skills.

Nice to Have

  • Experience working or volunteering in the non-profit/ charitable sector.

  • Secondary degree or diploma in Administration, Business, or a related field.

Application Submission and Hiring Process

CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals, including applicants from all cultures, racialized communities, abilities, diverse sexual and gender identities, and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free. Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at info@cpaws.org

To apply, kindly submit your resume and cover letter through BambooHR by September 30th, 2025.

We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis. We expect to have one phone call interview and one in-person interview.

Adjoint**·e** administratif·ve national**·e**

TYPE DE POSTE : Temps plein, permanent.

LIEU : Bureau national de la SNAP, Ottawa, Ontario. Possibilité d’une journée de télétravail par semaine

LANGUE : Bilingue - anglais/français

SALAIRE : 45 000 $ à 50 000 $ dollars par année, selon l’expérience.

DATE D’AFFICHAGE : 12 septembre, 2025

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : 20 octobre, 2025

À propos de l’organisation

La Société pour la nature et les parcs du Canada est un organisme de bienfaisance national qui compte 13 sections au Canada, près de 100 employés et des centaines de bénévoles qui ont contribué à protéger plus d’un demi-million de kilomètres carrés de terres et d’eaux publiques du Canada, depuis 1963.

Notre vision de la conservation est de protéger au moins la moitié des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de réconciliation, au profit de la vie sauvage et des humains.

La SNAP Canada est située sur les terres non cédées de la Nation algonquine anichinabée et travaille sur les terres visées par des traités des Premières Nations, des Métis et des Inuits dans l’ensemble du pays connu sous le nom de Canada.

La SNAP Canada s’engage à mener ses activités en suivant les principes de justice, d’équité, de diversité et d’inclusion (JEDI). Notre objectif est de créer un lieu inclusif pour les personnes de divers horizons.

Àpropos du rôle

Le bureau national de la SNAP cherche à recruter un(e) adjoint(e) administratif(ve) national(e) pour rejoindre son équipe des opérations. Sous la responsabilité de la gestionnaire des opérations nationales, la personne retenue jouera un rôle clé dans le soutien aux opérations quotidiennes, en travaillant en étroite collaboration avec tous les départements du bureau national de la SNAP, le conseil d’administration ainsi que les sections régionales.

Ce poste offre une excellente occasion aux professionnels de l’administration en début de carrière d’acquérir de l’expérience en gestion de bureau au sein de l’un des principaux organismes de bienfaisance canadiens voués à la protection de l’environnement. Si vous êtes une personne qui a à cœur la collaboration, qui a le souci du détail, qui possède des compétences administratives et organisationnelles solides et qui est passionnée par la conservation de la nature, vous êtes probablement notre perle rare!

Nous valorisons la créativité et l’innovation de chaque employé·e et offrons un environnement de travail collégial, des opportunités de développement professionnel et un ensemble d’avantages compétitifs.

Responsabilités

i. Soutien aux opérations du bureau national (85%):

  • Gérer la ligne téléphonique générale ainsi qu’une adresse électronique générale.

  • Gérer des dossiers (physiques et en ligne).

  • Traitement et priorisation du courrier entrant.

  • Préparer des reçus fiscaux et d’autres documents relatifs à la collecte de fonds et en faire l’envoi aux donateurs·rices.

  • Effectuer la saisie des données et la gestion du profil des donateurs dans la base de données.

  • Coordination des bénévoles au bureau.

  • Principal interlocuteur avec la gestion immobilière des bureaux.

  • Soutenir la gestionnaire des opérations en ce qui concerne l’entretien général du bureau et les fournitures.

  • Gestion des stocks des équipements informatiques et des publications conservés dans les bureaux.

  • Mettre à jour la liste de distribution et les annuaires des sections et du personnel à travers le Canada au moins deux fois par an.

  • Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires.

  • Gestion des fournitures de bureau et de papeterie pour le bureau national.

  • Coordonner les envois du bureau national au personnel et aux partenaires.

  • Coordonner les préparatifs de voyage du personnel du bureau national.

ii. Soutien logistique pour les réunions du réseau (conseil d'administration national et sections régionales de la SNAP Canada (15%):

  • Assurer la coordination et la logistique des réunions du conseil d'administration et de ses comités : gestion de Zoom, invitations via le calendrier, devis pour les lieux de réunion, coordination des listes d'hébergement, organisation des déplacements, réservations de restaurants, ainsi que l'aide à la préparation des documents : ordres du jour, rédaction des procès-verbaux, etc.

  • Soutenir la coordination des réunions du réseau des sections régionales (direction et personnel) – virtuelles et en personne : gestion de Zoom, invitations via le calendrier, devis pour les lieux de réunion, coordination des listes d'hébergement, organisation des déplacements, réservations de restaurants, ainsi que l'aide à la préparation des documents : ordres du jour, rédaction des procès-verbaux, etc.

  • Fournir une assistance à la directrice générale nationale : gestion de l’agenda et organisation des réunions et voyages.

Responsabilité et autorité

L’adjoint·e administratif·ve national·e travaillera à partir du bureau national de la SNAP Canada, à Ottawa, et relèvera de la gestionnaire des opérations nationales. Le ou la titulaire du poste collaborera étroitement avec les autres équipes de notre bureau national, tout en soutenant le personnel des sections de la SNAP et les membres du conseil d’administration national à travers le pays.

Tous les membres du personnel se rapportent à la direction générale nationale, par l’intermédiaire de la structure du personnel, en ce qui concerne la planification et la mise en œuvre des programmes et des services dont ils sont responsables. La direction générale nationale est responsable de la gestion et du développement du personnel, ainsi que de l’efficacité des programmes et des services dans le cadre des priorités et des budgets approuvés par le conseil d’administration.

La politique des ressources humaines guide la direction générale nationale dans la gestion quotidienne de l’organisation. Tous les membres du personnel de la SNAP Canada doivent s’assurer de l’avoir lu et compris.

Qualifications et attentes

Compétences essentielles

  • Avoir à cœur la protection de la nature au Canada et posséder une certaine connaissance de l’engagement du Canada en faveur de la réconciliation avec les Premières Nations, les Inuits et les Métis du pays.

  • Maîtriser l’anglais et le français.

  • Posséder au moins une année d’expérience administrative.

  • Posséder des compétences techniques dans l’utilisation de MS Office 365 (Excel, Word et Teams), Zoom et bases de données ou des systèmes de gestion de relations avec les clients.

  • Avoir un sens de l’organisation exceptionnel, un grand souci du détail et beaucoup de rigueur.

  • Avoir le souci du service à la clientèle.

  • Proactif·ve, capable et disposé·e à s'adapter à l'évolution des priorités et des délais.

  • Faire preuve d’une éthique de travail inclusive, collégiale et collaborative, d’une solide capacité à travailler en équipe.

Qualifications constituant un atout

  • Expérience de travail ou de bénévolat dans le secteur à but non lucratif ou caritatif.

  • Diplôme d’études secondaires en administration, commerce ou dans un domaine connexe.

Soumission des candidatures et processus d’embauche

La SNAP Canada s’engage à ce que son personnel reflète la diversité des populations qu’elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature, indépendamment de leur origine culturelle, de leur appartenance à une communauté racialisée, de leurs aptitudes, de leur identités sexuelles et de genre, et de tout’ autre personne susceptible de contribuer à une représentation équitable et à la diversité des perspectives et des idées. Nous nous engageons à ce que le processus de sélection et l’environnement de travail soient inclusifs et exempts d’obstacles. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’une aide supplémentaire à n’importe quel stade du processus de recrutement à l’adresse suivante : info@cpaws.org

Pour postuler, veuillez postuler via BambooHR avec votre CV et une lettre de motivation, au plus tard le 30 septembre 2025.

Nous remercions toutes les personnes qui auront soumis une candidature. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Les candidatures seront acceptées au fur et à mesure. Nous prévoyons un entretien téléphonique et un entretien en personne à notre bureau national.

About Canadian Parks And Wilderness Society

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51-200