Coordonnateur(trice) administratif(ive)
Top Benefits
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, assure le soutien administratif et de secrétariat du Campus Outaouais. Il participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. L'adjoint administratif réalise et/ou organise des activités de soutien aux opérations quotidiennes en s'assurant que les services administratifs sont réalisés conformément aux buts et objectifs établis. Assure une présence à temps plein à la réception pour offrir des services d'accueil.
Veuillez noter que ce poste est situé à Gatineau.
Principales responsabilités :
- Superviser les opérations quotidiennes de l'unité ou du service. Être responsable de fournir un niveau élevé de soutien organisationnel et administratif au doyen-associé et directeur, au directeur de programme et au directeur adjoint de l'administration et de contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau.
- Planifier, programmer et établir les priorités des projets, des événements et des réunions. Organiser les réunions, préparer l'ordre du jour, préparer les dossiers et les documents d'information ; installer l'équipement audiovisuel et prendre des dispositions pour la restauration, le cas échéant.
- Fournir un service client de haut niveau en réponse à toutes les demandes. Assurer un suivi complet et veiller à ce qu'aucune question ne soit laissée en suspens en ce qui concerne la correspondance, y compris tous les courriers électroniques et les demandes. Anticiper les difficultés et fournir un soutien (calendrier, briefings, arrangements logistiques, voyages et personnel) pour permettre à la direction de fonctionner au mieux de ses capacités et de faire avancer les priorités de son portefeuille.
- Planifier les réunions spéciales, contacter les participants, préparer la documentation pertinente et réserver les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions importantes telles que CO-CODA. Rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité afin de permettre à la direction de maximiser son potentiel pour faire avancer son mandat.
- Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des rapports, des notes de service. Effectuer des recherches d'information sur des questions demandées par la direction.
- Assurer le suivi, de manière indépendante et jusqu'à son terme, de nombreuses mesures liées à des événements, des réunions et des demandes de renseignements. Préparer et/ou aider à l'élaboration de présentations et de documentation. Demander et recevoir des documents confidentiels et préparer l'ordre du jour et les documents pour les réunions.
- Assumer la responsabilité des questions administratives et logistiques relatives aux réunions avec les parties prenantes internes et externes. Évaluer et résoudre les problèmes administratifs et, le cas échéant, informer les directeurs et formuler des recommandations.
- Assurer la liaison avec les organisations externes et les agences gouvernementales.
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets, de méthodes de travail et de procédures.
- Recommander des changements de procédures pour améliorer l'efficacité de l'unité.
- Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipement pour l'équipe du Campus Outaouais. Tenir à jour une liste de fournitures de bureau et un inventaire pour commander des fournitures (la liste comprend les articles en commande régulière, les niveaux de stock minimum, les prix exacts).
- Effectuer des activités administratives et financières telles que les rapports de dépenses, la préparation du budget, etc. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.
- Agir à titre de réceptionniste en offrant des services d'accueil pour le Campus Outaouais. Accueillir et diriger les visiteurs vers le personnel, répondre aux questions de base, diriger les visiteurs vers des sources d'information. Répondre aux appels et aux courriels entrants. Fournir des renseignements sur les programmes, les admissions, l'inscription, etc. au sein des Services d'éducation médicale. Recevoir et distribuer le courrier et les colis de messagerie.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé.
Autres compétences et/ou aptitudes :
- Expérience avérée dans la gestion d’agendas complexes et multifacettes.
- Doit être en mesure de prioriser plusieurs demandes, y compris la capacité d’évaluer de manière exhaustive les enjeux afin d’établir les priorités.
- Capacité démontrée à effectuer des recherches et à préparer des notes d’information.
- Doit faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion en tout temps.
- Expérience avérée dans les relations avec divers clients internes et externes de haut profil; capacité à établir des relations constructives et efficaces.
- Flexibilité éprouvée pour s’adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des exigences multiples.
- Capacité avérée à utiliser des applications informatiques, y compris des systèmes de gestion d’agendas électroniques et des applications avancées de Microsoft Office (telles que Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité démontrée à prendre des notes lors de réunions.
- Parfaitement bilingue, anglais et français, parlé et écrit.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
ici
.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Administration
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-11-30
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
Coordonnateur(trice) administratif(ive)
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Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, assure le soutien administratif et de secrétariat du Campus Outaouais. Il participe au bon fonctionnement des opérations de l'unité. L'adjoint administratif réalise et/ou organise des activités de soutien aux opérations quotidiennes en s'assurant que les services administratifs sont réalisés conformément aux buts et objectifs établis. Assure une présence à temps plein à la réception pour offrir des services d'accueil.
Veuillez noter que ce poste est situé à Gatineau.
Principales responsabilités :
- Superviser les opérations quotidiennes de l'unité ou du service. Être responsable de fournir un niveau élevé de soutien organisationnel et administratif au doyen-associé et directeur, au directeur de programme et au directeur adjoint de l'administration et de contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace du bureau.
- Planifier, programmer et établir les priorités des projets, des événements et des réunions. Organiser les réunions, préparer l'ordre du jour, préparer les dossiers et les documents d'information ; installer l'équipement audiovisuel et prendre des dispositions pour la restauration, le cas échéant.
- Fournir un service client de haut niveau en réponse à toutes les demandes. Assurer un suivi complet et veiller à ce qu'aucune question ne soit laissée en suspens en ce qui concerne la correspondance, y compris tous les courriers électroniques et les demandes. Anticiper les difficultés et fournir un soutien (calendrier, briefings, arrangements logistiques, voyages et personnel) pour permettre à la direction de fonctionner au mieux de ses capacités et de faire avancer les priorités de son portefeuille.
- Planifier les réunions spéciales, contacter les participants, préparer la documentation pertinente et réserver les salles de réunion. Participe à la préparation de l'ordre du jour. Assiste aux réunions importantes telles que CO-CODA. Rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises dans son domaine de responsabilité afin de permettre à la direction de maximiser son potentiel pour faire avancer son mandat.
- Rédiger de la correspondance et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme des documents et en vérifier la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Prendre des notes et dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des rapports, des notes de service. Effectuer des recherches d'information sur des questions demandées par la direction.
- Assurer le suivi, de manière indépendante et jusqu'à son terme, de nombreuses mesures liées à des événements, des réunions et des demandes de renseignements. Préparer et/ou aider à l'élaboration de présentations et de documentation. Demander et recevoir des documents confidentiels et préparer l'ordre du jour et les documents pour les réunions.
- Assumer la responsabilité des questions administratives et logistiques relatives aux réunions avec les parties prenantes internes et externes. Évaluer et résoudre les problèmes administratifs et, le cas échéant, informer les directeurs et formuler des recommandations.
- Assurer la liaison avec les organisations externes et les agences gouvernementales.
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de projets, de méthodes de travail et de procédures.
- Recommander des changements de procédures pour améliorer l'efficacité de l'unité.
- Assurer l'inventaire et l'achat de fournitures et d'équipement pour l'équipe du Campus Outaouais. Tenir à jour une liste de fournitures de bureau et un inventaire pour commander des fournitures (la liste comprend les articles en commande régulière, les niveaux de stock minimum, les prix exacts).
- Effectuer des activités administratives et financières telles que les rapports de dépenses, la préparation du budget, etc. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.
- Agir à titre de réceptionniste en offrant des services d'accueil pour le Campus Outaouais. Accueillir et diriger les visiteurs vers le personnel, répondre aux questions de base, diriger les visiteurs vers des sources d'information. Répondre aux appels et aux courriels entrants. Fournir des renseignements sur les programmes, les admissions, l'inscription, etc. au sein des Services d'éducation médicale. Recevoir et distribuer le courrier et les colis de messagerie.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé.
Autres compétences et/ou aptitudes :
- Expérience avérée dans la gestion d’agendas complexes et multifacettes.
- Doit être en mesure de prioriser plusieurs demandes, y compris la capacité d’évaluer de manière exhaustive les enjeux afin d’établir les priorités.
- Capacité démontrée à effectuer des recherches et à préparer des notes d’information.
- Doit faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de discrétion en tout temps.
- Expérience avérée dans les relations avec divers clients internes et externes de haut profil; capacité à établir des relations constructives et efficaces.
- Flexibilité éprouvée pour s’adapter à des délais serrés, à des changements fréquents et à des exigences multiples.
- Capacité avérée à utiliser des applications informatiques, y compris des systèmes de gestion d’agendas électroniques et des applications avancées de Microsoft Office (telles que Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité démontrée à prendre des notes lors de réunions.
- Parfaitement bilingue, anglais et français, parlé et écrit.
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
- Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
- Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
- Politique de vacances compétitive
- Deux (2) journées personnelles
Deux (2) congés flottants - Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
- Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
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Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director, Administration
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-11-30
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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.
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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