Promoteur de la mobilité durable, Alstom conçoit et propose des systèmes, équipements et services pour le secteur du transport. Alstom propose une gamme complète de solutions (des trains à grande vitesse aux métros, tramways et e-bus), des services personnalisés (maintenance, modernisation…) ainsi que des offres dédiées aux passagers, des solutions d’infrastructure, de mobilité digitale et de signalisation. Alstom se positionne comme un leader mondial des systèmes de transport intégrés. En 2018/19, l’entreprise a réalisé un chiffre d’affaires de 8,1 milliards d’euros et enregistré pour 12,1 milliards d’euros de commandes. Alstom, dont le siège est basé en France, est présent dans plus de 60 pays et emploie actuellement 36 300 collaborateurs.

Avec des activités croissantes au Canada pour répondre à la demande grandissante de transport durable, Alstom recherche des candidats motivés qui nous aideront à tirer parti de notre expertise et à l'appliquer localement. Nous avons l'énergie et l'esprit d'une start-up avec les fondations d'une entreprise multinationale de classe mondiale qui encourage la collaboration, l'esprit d'entreprise, la créativité et le respect de l'environnement. Notre offre aux employés comprend des opportunités de développement de carrière et de vastes perspectives de mobilité interne à travers le monde.

Notre plus récent projet est le Réseau express métropolitain (REM). REM sera le quatrième plus grand système de transport automatisé au monde une fois terminé et est également le plus important projet de transport en commun au Québec depuis le métro de Montréal. Le futur réseau intégré reliera le centre-ville de Montréal, les rives sud et nord, l'ouest de l'île et l'aéroport. Alstom est à la recherche de candidats qualifiés pour combler des postes dans ce nouveau chapitre passionnant du transport urbain à Montréal.

Assitant(e) Exceutif(ve)

Sous la supervision du président d’Alstom Canada, le ou la titulaire du poste assure les fonctions d’assistant(e) exécutif(ve) pour l’équipe du développement des affaires et de la stratégie au Canada, ainsi que la gestion administrative et la coordination des activités du bureau du centre-ville (M8). Cela inclut le soutien à l’équipe de développement des affaires et l’exécution de tâches administratives de manière efficace, dynamique et conviviale. Ce poste varié exige de solides compétences en administration, en informatique, en organisation, en communication et une attitude proactive.

Responsabilités principales

Soutien au développement des affaires

• Gérer de façon proactive l’agenda du ou de la vice-président(e) du développement des affaires.
• Planifier et organiser les déplacements, l’hébergement et les rapports de dépenses de l’équipe.
• Télécharger et téléverser les informations liées aux opportunités de marché à partir de diverses sources (Wall C, SEAO, MERX, etc.).
• Assurer le suivi des initiatives de développement des affaires.
• Maintenir à jour le calendrier des soumissions et le rapport des opportunités.
• Commander le matériel promotionnel et gérer l’inventaire pour appuyer les activités de l’équipe.
• Produire des rapports et des présentations.
• Assurer un classement efficace et une gestion des données (incluant les courriels et les systèmes de recherche).
• Accueillir les visiteurs et les parties prenantes sur place, y compris la logistique de transport et de repas.
• Planifier et gérer les événements et réunions en collaboration avec le service des communications et l’équipe interne.

Administration du bureau du centre-ville d’Alstom (satellite du site Alstom de St-Bruno)

• Gérer le budget du bureau, suivre les dépenses et assurer la rentabilité.
• Prévoir le budget annuel en collaboration avec le service des finances.
• Coordonner les réparations et l’entretien régulier du bureau (nettoyage annuel du système CVC, des tapis, entretien du générateur diesel, service de location de tapis d’hiver).
• Veiller à la propreté des lieux et au réapprovisionnement des fournitures de bureau et de cuisine.
• Agir comme personne-ressource pour les employés du bureau.
• Intégrer les nouveaux employés : création de profil, équipement, carte d’accès, etc.
• Coordonner avec le soutien informatique pour assurer le bon fonctionnement des équipements technologiques.
• Rédiger les communications internes et externes et gérer le SharePoint du bureau MTR8 ainsi que l’outil de réservation « Life in MTR8 », en collaboration avec l’adjoint(e) REM.
• Coordonner avec le service SSE :
  • Assurer la conformité du bureau aux normes de santé et sécurité, effectuer des audits et formations régulières.
  • Gérer l’accès et le contrôle du système de caméras de sécurité.
  • Collaborer avec le locataire de l’immeuble pour les exercices d’évacuation annuels.
  • Assurer l’entretien annuel du système de détection incendie, incluant les extincteurs.
  • Maintenir à jour la liste des premiers répondants.
  • Coordonner l’inspection et le réapprovisionnement annuel des trousses de premiers soins.
• Préparer les bons de commande et assurer le suivi.
• Renouveler les paiements municipaux annuels et collaborer lors des audits.
• Gérer l’outil interne Pyksel – Alstom TV et s’assurer que les publications internes s’affichent correctement.
• En collaboration avec les adjoint(e)s REM, organiser les événements internes, la logistique des réunions et les budgets.
• Appuyer la création des demandes d’achat et assurer le suivi jusqu’au paiement des factures.
• Gérer les factures liées aux services achetés par le département.
• Distribuer et acheminer la correspondance du bureau.
• Accueillir les visiteurs et parties prenantes sur place, y compris la logistique de transport et de repas.
• Planifier et gérer les événements et réunions en collaboration avec le service des communications et l’équipe interne.

Général

• Gérer les priorités et les besoins conflictuels; résoudre les problèmes rapidement et de manière proactive, et assurer le suivi des projets jusqu’à leur réalisation, souvent dans des délais serrés.
• Traiter les informations confidentielles et assurer le suivi des approbations et signatures de documents, au besoin.

Qualifications requises

• Diplôme collégial en administration ou équivalent.
• Maîtrise des logiciels Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint) et capacité à apprendre de nouvelles applications.
• Capacité démontrée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à gérer des demandes concurrentes et à offrir un service à la clientèle de haut niveau.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Approche proactive en résolution de problèmes et capacité décisionnelle.
• Maturité émotionnelle.
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance élevés et à respecter les délais dans un environnement dynamique.
• Connaissance de SAP et WallC, un atout.
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), obligatoire.

X

Job Segment: Executive Assistant, Secretary, Sharepoint, SAP, ERP, Administrative, Technology