Catégorie: B

Type de contrat: CDI

Filières: Administrative

Collectivité: VILLE

Direction: Direction qualité de la relation usagers

Contexte

Située au cœur de la région Grand Ouest et au sein du département dynamique de la Mayenne, la ville de Laval compte 49 000 habitants.

La ville de Laval s’engage à développer ses structures et ses services publics afin de satisfaire au mieux sa population.

À la recherche d'une nouvelle opportunité professionnelle ?

Issu(e) de la Fonction Publique ou du secteur privé, vous souhaitez mettre vos compétences au service du développement de la ville de Laval ?

Rejoignez-nous ! Missions

Missions Placé sous la coordination de la responsable du pôle représentation et protocole, vous assistez les élus(es) sur l’ensemble de leurs missions dans le cadre de leur mandat. Vous assurez les missions de secrétariat et d’assistante administrative, et vous êtes le point d’entrée de l’Élu(e) pour les services de la Ville de Laval, les administrés et les partenaires extérieurs.

Vos Principales Missions Sont Les Suivantes

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du courrier,
• Apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques, mails ou courriers) puis recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
• Gérer l’agenda de l’Élu(e), organiser les réunions et préparer les dossiers,
• Réserver les salles et gérer les invitations, les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’Élu(e), le cas échéant, sur site lors des réunions ou des manifestations,
• Rédiger des synthèses, des comptes rendus et prendre des notes,
• Suivre et diffuser le courrier de l'élu(e) (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents),
• Relecture des courriers et des parapheurs mis à la signature de l’élu(e),
• Effectuer les recherches documentaires, ou des revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’Élu(e),
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou externes compétents, rédiger et vérifier les réponses,
• Élaborer des tableurs et des documents de présentation,
• Coordonner les activités avec les assistantes du Maire, de la Directrice et du Chef de Cabinet, du DGS, les secrétariats d'organismes auprès desquels l'élu(e) assure le cas échéant la fonction de représentation de la ville, de l'agglo ou du CCAS,
• Gérer les fournitures de bureau et l'intendance,
• Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Compétences

Votre Profil

• Cadre d'emplois des rédacteurs (catégorie B),
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), pratique souhaitée des logiciels spécifiques Astre GFD, Idelibre, Letter Box, ERP en fonction des délégations des élu-es,
• Connaissance de l'organigramme, des compétences des collectivités locales et celles des institutions externes et des partenaires,
• Capacité à organiser son travail de façon à pouvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées et passer facilement d'un dossier à l'autre,
• Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu'une tâche urgente le nécessite,
• Capacité à organiser l'agenda de l'élu(e) en tenant compte des échéances et des priorités,
• Capacité à filtrer les appels : identifier les interlocuteurs, évaluer l'urgence et l'importance de l'appel et choisir l'attitude adaptée,
• Capacité à s'adapter et à travailler avec des partenaires multiples, internes et externes,
• Capacités d’adaptation et excellentes qualités rédactionnelles,
• Capacité d'analyse et de synthèse,
• Loyauté,
• Diplomatie et courtoisie,
• Discrétion et confidentialité,
• Rigueur, méthode et prise d'initiatives,
• Grande disponibilité, polyvalence et autonomie,
• Capacité à faire preuve d'empathie envers les élus, en faisant preuve d'écoute active, de compréhension de leurs enjeux, et en assurant une communication claire et adaptée à leurs attentes.

Conditions

Votre Environnement De Travail

• Organisation du travail : 37h sur 4,5 jours avec attribution de 11 RTT
• Travail en journée du lundi au vendredi
• Lieu de travail : Hôtel de Ville, place du 11 novembre, 53000 Laval

Nos Points Forts

• Rémunération statutaire avec prime mensuelle RIFSEEP + prime annuelle,
• Accès au comité d'œuvres sociales du CNAS et au COSEM,
• Participation à la mutuelle santé si contrat labellisé fonction publique,
• Participation mensuelle pour la prévoyance via un contrat de groupe obligatoire,
• Accès à une offre de formation variée.

Prise de poste envisagée dès que possible Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure de leur réception