Job percentage: 100%

Nature of the work

According to the mandate defined by the General Directorate and under the responsibility of the Director of Financial Resources, the position of Assistant Director of Financial Resources Services encompasses all functions required for the coordination, supervision, evaluation, research, and development of one or more programs and activities related to the financial resource management of the school board.

The position primarily involves overseeing one or more programs and activities related to budget management, financial systems management, preparation and standardization of financial statements, accounting, cash management, and supervision of internal financial controls.

The role also includes providing advisory services and functional expertise to school board managers to promote optimal financial resource management.

Characteristic functions

1. Strategic Leadership and Team Management

• Provide mobilizing leadership focused on creating a positive climate, communicating an engaging vision of organizational goals, and valuing staff contributions through stimulating objectives and regular follow-ups.
• Assume hierarchical responsibility for staff, including daily support, structured supervision, expert advice, and performance evaluation.
• Take charge of service management when required, ensuring operational continuity.
• Represent the school board or administrative unit on matters related to the sector, when requested.

1. Financial and Budgetary Management

• Participate in developing policies, programs, and administrative procedures related to the school board’s financial management.
• Contribute to setting service objectives and the annual action plan, aligned with CQSB’s strategic directions.
• Lead and supervise financial activities, including:
• Preparing budget forecasts and the budget (notably for the Naskapi School file),
• Developing and monitoring systems, methods, and procedures for budgetary and financial control,
• Budget control of administrative units and monitoring financial status during the fiscal year,
• Managing accounts payable and receivable,
• Producing financial statements and supporting external audits,
• Inter-system reconciliation, banking and tax operations,
• Internal controls, standards enforcement, and maintenance of accounting information systems.

1. Human and Organizational Resource Development

• Anticipate human resource development needs in relation to organizational changes and strategic directions, supported by personalized coaching and team supervision.
• Collaborate in staffing planning and budget allocation.
• Review and streamline administrative practices to optimize resource management.
• Actively participate in CQSB’s operational management committee.

1. Support to Establishments and Management Tools

• Lead the development of accounting and financial systems tailored to the realities of our educational and administrative environments.

• Coordinate the implementation and improvement of financial management tools based on the needs of establishments and administrative units.

• Support managers of establishments and administrative units as needed.

• Participate in developing mechanisms for decentralized financial management.

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

Pourcentage de la tâche: 100%

Nature du travail

Selon le mandat défini par la direction générale et sous la responsabilité de la directrice des ressources financières, l’emploi de directeur adjoint/ directrice adjointe des services des ressources financières comporte l’ensemble des fonctions requises pour la coordination, la supervision, l’évaluation, la recherche et le développement d’un ou plusieurs programmes et activités reliés à la gestion des ressources financières de la commission scolaire.

L’emploi comporte principalement la responsabilité de la direction d’un ou plusieurs programmes et activités relatifs à la gestion budgétaire, à la gestion des systèmes financiers, à la préparation et à la normalisation des états financiers, à la comptabilité, à la gestion de la trésorerie et à la supervision des contrôles internes à incidence financière.

L’emploi consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle de services conseils et d’expertise fonctionnelle auprès des gestionnaires de la commission scolaire pour favoriser la gestion optimale des ressources financières.

Attributions caractéristiques

1. Leadership stratégique et gestion d’équipe

• Exercer une gestion mobilisatrice axée sur la création d’un climat favorable, la communication d’une vision engageante des objectifs institutionnels, et la valorisation de la contribution du personnel par des objectifs stimulants et des suivis réguliers.
• Assumer une responsabilité hiérarchique auprès du personnel, incluant le soutien quotidien, l’encadrement structuré, le conseil expert et l’évaluation du rendement.
• Prendre en charge de la direction du service lorsque requis, assurant la continuité des opérations.
• Représenter la commission scolaire ou de l’unité administrative sur les questions relatives à son secteur, lorsque demandée.

1. Gestion financière et budgétaire

• Participer à l’élaboration des politiques, programmes et procédés administratifs liés à la gestion financière de la commission scolaire.
• Participer à l’élaboration des objectifs du service et du plan d’action annuel, en cohérence avec les orientations stratégiques de la CSCQ.
• Diriger et superviser les activités financières, incluant :
• la préparation des projections budgétaires et du budget (notamment pour le dossier de l’école Naskapi),
• le développement et le suivi des systèmes, méthodes et procédures de contrôle budgétaire et financier,
• le contrôle budgétaire des unités administratives et le suivi de la situation financière en cours d’exercice,
• la gestion courante des comptes à payer et à recevoir,
• la production des états financiers et le soutien à l’audit externe,
• la conciliation intersystèmes, les opérations bancaires et fiscales,
• le contrôle interne, l’application des normes et la tenue des systèmes d’information comptable.

1. Développement des ressources humaines et organisationnelles

• Anticiper les besoins en développement des ressources humaines en lien avec les changements organisationnels et les orientations stratégiques, comblée par du coaching personnalisé et un encadrement d’équipe.
• Collaborer à l’élaboration du plan d’effectifs et à la répartition budgétaire.
• Réviser et rationaliser les pratiques administratives pour optimiser la gestion des ressources du secteur.
• Participer activement au comité de gestion opérationnelle de la CSCQ.

1. Soutien aux établissements et outils de gestion

• Diriger le développement de systèmes comptables et financiers adaptés aux réalités de nos milieux éducatifs et administratifs.

• Coordonner la mise en place et l’amélioration des outils de gestion financière selon les besoins des établissements et des unités administratives.

• Soutenir les gestionnaires des établissements et des unités administratives, selon les besoins.

• Participer à l’élaboration de mécanismes de décentralisation de la gestion financière.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.