Une carrière chez Realterm vous permet de prospérer dans un environnement de travail dynamique à grande échelle. Profitez de travailler dans un environnement collaboratif avec des collègues solidaires où vous serez mis au défi de grandir et d'être à votre meilleur chaque jour. Nous offrons à nos employés un ensemble d'avantages sociaux robuste et compétitif. Si vous recherchez une carrière enrichissante dans l'immobilier commercial en capital-investissement, postulez dès aujourd'hui.

Sommaire

Le ou la coordonnateur(-trice) administratif(-ve) et de bureau agit comme premier point de contact pour les visiteurs, les locataires et les fournisseurs, tout en offrant un soutien administratif aux opérations de bureau, à la coordination des installations et aux initiatives en ressources humaines. Ce rôle contribue au bon déroulement des activités quotidiennes à l’accueil et au soutien des processus administratifs internes.

Le poste offre également un soutien administratif et logistique aux initiatives d’engagement des employés et aux événements pilotés par les ressources humaines, sous la direction de la gestionnaire des ressources humaines. Les priorités peuvent être ajustées en fonction des besoins opérationnels, tout en maintenant la couverture de l’accueil comme responsabilité principale.

Tâches et responsabilités principales

Accueil et opérations à la réception

• Accueillir, assister et diriger les visiteurs, fournisseurs et locataires de manière professionnelle
• Répondre aux appels téléphoniques, les acheminer et transmettre les messages
• Gérer le courrier entrant et sortant (local et international)
• Coordonner les communications par télécopieur et courriel via Outlook
• Tenir à jour et distribuer les répertoires des employés et des fournisseurs
• Interagir avec les visiteurs et coordonner les repas ou collations au besoin
• Administration de bureau et fournitures
• Gérer et organiser les aires de réception, de fournitures de bureau et de cuisine
• Acheter et réapprovisionner les fournitures de bureau et les rafraîchissements
• Coordonner les horaires des salles de conférence et soutenir la préparation des réunions
• Effectuer le classement et la récupération de documents
• Coordonner les réservations de vols, d’hôtels et de conférences, au besoin
• Effectuer des analyses de coûts et préparer les envois par FedEx ou d’autres services de messagerie
• Effectuer des courses liées au bureau, au besoin (ex. : épicerie, bureau de poste)

Soutien aux ressources humaines et à l’engagement des employés

• Offrir un soutien administratif et logistique aux initiatives d’engagement des employés dirigées par les RH
• Aider à la planification et à la coordination des activités pour les employés et des événements de consolidation d’équipe
• Soutenir la logistique des événements, incluant la planification, la recherche de lieux, la coordination des fournisseurs, les invitations, le suivi de la participation et le soutien sur place
• Aider au suivi des coûts liés aux événements et au soutien de la gestion budgétaire
• Soutenir les RH dans diverses tâches administratives, selon les besoins (coordination, planification, préparation de documents, etc.)

Ce poste n’a aucun pouvoir décisionnel en matière de ressources humaines et agit sous la direction des RH

Soutien administratif – immeubles et installations

• Coordonner le renouvellement et la correction des certificats d’assurance avec les fournisseurs (pour le bureau de Dorval)
• Passer des commandes de plans architecturaux, au besoin
• Coordonner la documentation des fournisseurs, incluant les bons de commande et les quittances
• Offrir un soutien administratif à la gestion immobilière lors des absences, incluant l’attribution des vignettes de stationnement et des codes d’accès, ainsi que la saisie d’information dans les systèmes de contrôle d’accès (ACCS, Winpak)

Compétences

• Sens des responsabilités
• Intégrité, confiance et éthique
• Planification, prise de décision et initiative
• Développement et apprentissage
• Collaboration, communication et travail d’équipe

Qualifications

• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite en français et en anglais afin de servir une clientèle à l’exterieur du Québec et le Canada
• Solides compétences interpersonnelles et en service à la clientèle
• Connaissance de base des procédures administratives et de bureau
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ou de logiciels équivalents
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour les déplacements liés au travail

Formation et/ou expérience

Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis

Environnement de travail

Le poste s’exerce dans un environnement de bureau général et peut nécessiter des déplacements occasionnels, jusqu’à environ 10 % du temps annuellement, vers d’autres bureaux ou sites selon les besoins organisationnels ou opérationnels.

Exigences physiques

Capacité de demeurer en position assise pendant la majeure partie de la journée de travail, d’utiliser de façon continue un ordinateur et d’accéder aux classeurs et à l’équipement de bureau (incluant un ordinateur, une photocopieuse et des appareils de cuisine). À l’occasion, la personne peut devoir soulever des boîtes pouvant peser jusqu’à 30 livres.

Realterm privilégie, adopte et valorise des environnements sûrs, inclusifs et collaboratifs et s'engage à construire intentionnellement un lieu de travail où nos employés peuvent réussir. Les employés à temps plein éligibles peuvent participer à notre programme d'avantages sociaux robuste qui comprend des soins de santé (couverture individuelle et familiale disponible), un plan de retraite avec des contributions de contrepartie, des congés payés, des congés de bénévolat, des avantages de bien-être/style de vie et plus encore. Plus d'informations concernant les avantages et la rémunération totale seront fournies pendant le processus d'embauche.

Realterm est un employeur offrant l'égalité des chances, car nous valorisons et respectons la diversité. Nous encourageons la diversité des idées, des opinions, des expériences et des identités. Nous ne pratiquons aucune discrimination dans nos pratiques d'emploi en fonction des classes protégées, y compris la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.