Votre profil

Vous êtes une personne innovatrice, axée sur le service et ravie de faire partie d'une organisation en croissance rapide qui permet aux meilleurs d'être encore meilleurs. Vous avez de l’expérience en coordination, mais recherchez l'opportunité de poursuivre votre apprentissage et de conduire le changement au sein d'un secteur passionnant. Vous aimez travailler dans un environnement d'équipe collaboratif, mais appréciez également votre autonomie pour accomplir des tâches et fournir un excellent service à nos partenaires et à leurs équipes.

Vous travaillerez à distance dans la région de Montréal initialement, puis éventuellement en personne dans notre bureau de Montréal. Vous travaillerez principalement avec l'équipe des opérations du Québec. En collaboration avec le spécialiste des opérations et le PMO, vous serez responsable de la coordination et du soutien aux réunions clés de l'équipe des opérations telles que les appels mensuels des responsables de pratique, les examens commerciaux hebdomadaires, mensuels et trimestriels et les réunions régionales. En tant que coordonnateur(trice), vous allez être responsable pour l'organisation et la tenue de divers dossiers d'information pour l'équipe, notamment les plans d'action de nos cliniques dentaires et d'autres activités qui maintiennent l'équipe organisée et efficace. Le coordonnateur(trice) fournira également un soutien à l'ensemble de l'équipe des opérations, l'objectif principal étant le soutien à notre équipe et à nos cliniques dentaires dans la province de Québec. Relevant du directeur principal de l'optimisation des processus, de la stratégie et du PMO, le poste contribue à la coordination de divers programmes liés aux opérations.

Responsabilités

• Soutenir de manière proactive l'équipe des opérations avec des outils efficaces, la gestion des données, des listes de cliniques dentaires, la tenue de dossiers, le suivi et la création de rapports sur les mesures mensuelles pour évaluer l'efficacité continue de diverses initiatives.
• Diriger divers projets opérationnels en collaboration avec des équipes interfonctionnelles.
• Améliorer les processus si nécessaire grâce à l'analyse et à la pensée créative
• Aider à la mise en œuvre et à la gestion des outils et du matériel de soutien aux opérations.
• Compiler, rédiger, éditer, traduire et relire le contenu technique et les communications d'une équipe de divers experts en la matière et les transformer en informations claires et percutantes pour soutenir les objectifs commerciaux.
• Prendre des initiatives en organisant efficacement diverses réunions d'exploitation, y compris la création/consolidation de présentations, la sélection du lieu, la logistique, les communications, etc.
• Organiser de grands événements régionaux (50+) en collaboration avec l'équipe de direction des opérations. Soutenir à la fois l'équipe du Québec et celle des opérations au sens large, avec des réunions, des webinaires, etc., y compris des invitations, la préparation de documents justificatifs, la publication de récapitulatifs, de plats à emporter, etc.
• Soutien administratif à l'équipe du Québec selon les besoins
• Créer et examiner des rapports pour surveiller et améliorer l'efficacité de l'équipe et rationaliser les opérations quotidiennes
• Effectuer diverses analyses pour aider l'équipe des opérations à prioriser et à mettre en œuvre des améliorations
• Administration financière (rapprochements, projets, événements et dépenses)

Qualifications

• Doit être parfaitement bilingue en français et en anglais car il y aura des interactions à l’échelle nationale à travers le Canada.
• Une expérience antérieure de travail dans un cabinet dentaire est un atout
• Études postsecondaires (diplôme collégial ou universitaire de préférence)
• Au moins 2 à 3 ans d'expérience en coordination de projets, administration d'équipe et planification d'événements.
• Capacité avérée à diriger des initiatives de manière autonome du début à la fin, en obtenant des résultats positifs avec un minimum de supervision.
• Capacité à gérer simultanément des tâches/projets et à s'adapter à l'évolution des priorités.
• Capacité à gérer des tâches/projets simultanément et à faire face à des priorités changeantes
• Solides compétences en communication, tant verbale qu'écrite, avec une expérience en traduction comme un atout.
• Très soucieux du détail et organisé, qui aime construire une structure et des processus.
• Démontre de solides compétences en résolution de problèmes et un bon jugement
• Solides compétences organisationnelles et capacité à faire preuve de flexibilité et à s'adapter à l'évolution des priorités.
• Capable d'établir et d'entretenir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes
• Connaissance pratique avancée des applications MS Office, à savoir Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint.
• Connaissance du logiciel Smartsheet est un atout

Who You Are

You are a service-oriented individual who is excited to be a part of a fast-growing organization that enables the best to be even better. You have some experience with coordination but are looking for the opportunity to continue your learning and drive change within an exciting industry. You love working in a collaborative team environment but also enjoy your autonomy to accomplish tasks and provide excellent service to our Partners and their teams.

You will initially work from your home office in the Montreal region and then in person out of our Montreal office. You will be working primarily with the Québec Operations Team. In collaboration with the Operations Specialist, and PMO you will be responsible for coordinating and supporting key Operations team meetings such as the monthly Practice Managers Calls, Weekly, Monthly, and Quarterly Business Reviews, and Regional Meetings. As the Coordinator, you will also organize and maintain various information files for the team including, Practice action Plans, and other activities that keep the team organized and efficient. The coordinator will also provide support to the entire Operations Team with the primary focus being support for our Québec team and practices. Reporting to the Sr. Director of Process Optimization, Strategy & PMO the position contributes to the coordination of various operations related programs.

Responsibilities

• Proactively support the Operations team with effective tools, management of data, practice lists, record keeping, tracking, and reporting on monthly metrics to assess the ongoing effectiveness of various initiatives
• Lead various Operations projects in collaboration with cross-functional teams
• Improve processes when needed through analysis and creative thinking
• Assist with the implementation and management of Operations support tools and materials.
• Compile, write, edit, translate and proofread technical content and communications from a team of various subject matter experts and transform it into clear and impactful insights to support business objectives.
• Take initiative by effectively organizing various Operations Meetings including presentation creation/consolidation, venue selection, logistics, communications, etc.
• Organize large, regional events (50+) in collaboration with the Operations leadership team. Support both the Quebec and broader Operations team, with meetings, webinars, etc. including invites, preparation of supporting documents, publishing of recaps, takeaways, etc.
• Administrative support for the Quebec Team as needed
• Create and review reports to monitor and boost team efficiency and streamline daily operations
• Perform various analysis to assist the operations team in prioritizing and implementing improvements
• Financial administration (reconciliations, projects, events & expenses)

What We’re Looking For

• Must be fluently Bilingual in both French and English as there will be National Interactions with different stakeholders across Canada.
• Previous experience working in a dental practice is an asset
• Post-secondary education (College diploma or University degree preferred)
• Minimum 2 to 3 years of project coordination, team administration, and event planning
• Proven ability to independently lead initiatives from start to finish, driving successful outcomes with minimal oversight.
• Ability to manage tasks/projects simultaneously and deal with changing priorities
• Strong leadership skills in navigating and delivering results through ambiguity, adapting quickly to evolving priorities.
• Solid communication skills, both verbal and written with experience translating as an asset
• Highly detail oriented and organized who enjoys building structure and process
• Demonstrates strong problem-solving skills and good judgment
• Strong organizational skills and the ability to be flexible and adjust to changing priorities
• Able to build and maintain strong working relationships with internal and external stakeholders
• Advanced working knowledge of MS Office applications i.e. Outlook, Teams, Word, Excel and PowerPoint
• Knowledge of Smartsheet software is an asset