Compensation Pay Range:

$34.21-$40.24

Job Description:

If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Talent Acquisition Coordinator’s primary responsibility is to assist the Talent Acquisition department throughout the entire recruitment lifecycle by providing administrative and project support. The Talent Acquisition Coordinator is pivotal in ensuring a seamless, efficient recruitment experience for candidates and internal stakeholders and as such positive nurturing relationships are key. This role is essential to achieving consistency of compliance, accuracy, due diligence efficiency in candidate management and onboarding processes. Exceptional attention to detail, organizational skills, sense of urgency, and ability to handle multiple tasks is crucial in driving the success of the talent acquisition function. The TA Coordinator is data-driven, enabling evidence-based decision-making for enhanced talent acquisition outcomes.

MAIN RESPONSIBILITIES

• Review employees on permanent accommodation prior to posting vacancy.
• Draft and post all CHEO postings to CHEOs internal and external sites, managing translation of postings.
• Manage and leverage job postings on external channels promptly as per the SLAs.
• Collaborate with the Talent Acquisition Specialists to maintain and update the ATS to ensure accurate candidate records.
• Support Talent Acquisition Specialist with applicant screening when required.
• Schedule interviews between external candidates and hiring managers, ensuring that all parties involved are informed of the details and any changes.
• Arrange virtual or in-person interviews and handle logistics such as booking meeting rooms, video conferencing tools, and coordinating travel arrangements, when necessary, as directed by the TA Specialist.
• Coordinate due diligence process for external candidates, including providing directions and follow up with external third-party vendors and candidates which may include assessments, interview guides, reference checks, background checks, employment offer package and collection of all documentation required for the position.
• Ensure all candidates’ required documents for onboarding are completed accurately and promptly.
• Ensure adherence to data privacy regulations and equal employment opportunity (EEO) guidelines.
• Provide guidance and consultation to managers on recruitment processes, procedures, and best practices as requested.
• Validate that all new external hire has an accurate and complete employee file.
• Supporting Internal moves and collective agreement.
• Understand the terms and conditions specified in the existing collective bargaining agreements related to recruitment, hiring, and employee selection.
• Adhere to CBA requirements when advertising job openings, include prioritizing internal union members' applications before considering external candidates.
• Manage the internal job bidding process diligently to ensure fairness, transparency, and avoid grievances.
• Ensure that all hiring practices align with the CBA's provisions, including seniority rights, job posting guidelines, and preferential hiring practices for union members.
• Facilitate internal moves by providing accurate data, complying with the CBAs' stipulations, and ensuring smooth transitions for employees.
• Ensure Worksheets for Union positions are completed, documented, and stored to support potential grievances.
• Support talent acquisition initiatives as requested to support department and organization objectives.
• Support the coordination and participate in recruitment events, job fairs, and campus recruiting activities to attract potential talent as directed by the Talent Acquisition Sourcing Specialist.
• Ensure the accuracy and completeness of data in the Workday Applicant Tracking System (ATS).
• Create and pull regular reports on key recruitment metrics as required by the Talent Acquisition Manager.
• Present error free reports to the talent acquisition team, leaders, and other stakeholders to provide insights on recruitment performance.
• Interpret the data to provide meaningful information demonstrating the talent acquisition impact.
• Use data insights to recommend process improvements, enhance candidate experience, and streamline recruitment workflows.
• Escalate issue as required, consult, collaborate, and follow policies, procedures, and processes.
• Perform work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Perform other related duties as required and assigned.

QUALIFICATIONS

• Post Secondary education in human resources, Business Administration, or related fields (or equivalent work experience) complimented by a human resources designation (Essential)
• Minimum of two (2) years of experience in high volume, fast-paced environments supporting multiple departments/leaders (Essential)
• Healthcare human resources admin support experience (Preferred)
• Excellent communication and interpersonal skills to effectively engage with candidates and stakeholders. (Essential)
• Customer service mindset (Essential)
• Analytical mindset with the ability to interpret data and metrics to drive sourcing decisions. (Essential)
• Demonstrated ability to manage multiple priorities and meet tight deadlines in a fast-paced environment. (Essential)
• Advanced proficiency with applicant tracking systems (ATS), Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint) and other HR software. (Essential)
• Ability to present complex data in a clear and understandable manner to stakeholders at various levels of the organization. (Essential)
• Ability to work both independently and collaboratively, consistently delivering positive results. (Essential)
• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Bilingualism (French/English) (Preferred)

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Si vous êtes un employé actuel de CHEO et que vous avez accès à Workday, veuillez postuler à cette offre par l’entremise de l’application Workday à titre de candidat interne.

Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 le jour précédant la date de clôture annoncée dans l’annonce afin de vous assurer que votre candidature sera bien reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

La principale responsabilité du coordonnateur ou de la coordonnatrice de l’acquisition de talents est d’aider le service de l’acquisition de talents tout au long du cycle de recrutement en fournissant un soutien administratif et de projet. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’acquisition de talents joue un rôle essentiel pour assurer une expérience de recrutement harmonieuse et efficace pour les personnes candidates et les parties prenantes internes. Pour ce faire, il est essentiel d’entretenir des relations positives. Ce rôle est essentiel pour assurer une conformité constante, l’exactitude et une efficacité dans l’exercice de la diligence raisonnable en ce qui concerne la gestion des candidatures et les processus d’intégration. Un souci exceptionnel du détail, des compétences organisationnelles et la capacité de travailler avec un sentiment d’urgence ainsi que de gérer plusieurs tâches sont essentiels pour assurer le succès de la fonction d’acquisition de talents. Le coordonnateur ou la coordonnatrice de l’acquisition de talents s’appuie sur les données et permet la prise de décisions fondées sur des données probantes pour améliorer les résultats en matière d’acquisition de talents.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Examiner les mesures d’adaptation permanentes des membres du personnel avant d’afficher un poste vacant.
• Rédiger et publier toutes les offres d’emploi du CHEO dans les sites internes et externes du CHEO, en gérant la traduction des offres.
• Gérer et exploiter rapidement les offres d’emploi sur les canaux externes conformément aux ententes de niveau de service.
• Collaborer avec les spécialistes de l’acquisition de talents pour tenir à jour le système de suivi des candidatures afin d’assurer l’exactitude des dossiers de ces dernières.
• Soutenir le ou la spécialiste de l’acquisition de talents dans la présélection des candidatures, au besoin.
• Planifier des entrevues entre les personnes candidates externes et les gestionnaires d’embauche, en veillant à ce que toutes les parties concernées soient informées des détails et de tout changement.
• Organiser des entrevues virtuelles ou en personne et s’occuper de la logistique, comme réserver des salles de réunion, planifier les outils de vidéoconférence et coordonner les déplacements, au besoin, selon les directives du ou de la spécialiste de l’acquisition de talents.
• Coordonner le processus de diligence raisonnable pour les personnes candidates externes, notamment fournir des directives et faire un suivi auprès des prestataires tiers externes et des personnes candidates, ce qui peut comprendre des évaluations, des guides d’entrevue, des vérifications des références, des vérifications des antécédents, la trousse d’offre d’emploi et la collecte de tous les documents requis pour le poste.
• S’assurer que tous les documents requis des personnes candidates pour l’intégration sont remplis correctement et rapidement.
• Veiller au respect des règlements sur la confidentialité des données et des lignes directrices sur l’égalité d’accès à l’emploi.
• Fournir des conseils et des consultations aux gestionnaires sur les processus, les procédures et les pratiques exemplaires en matière de recrutement, au besoin.
• Confirmer que tous les nouveaux membres du personnel externes ont un dossier de membre du personnel exact et complet.
• Appuyer les transferts internes et respecter la convention collective.
• Comprendre les modalités énoncées dans les conventions collectives existantes concernant le recrutement, l’embauche et la sélection des membres du personnel.
• Respecter les exigences de la convention collective lors de l’annonce des offres d’emploi, notamment accorder la priorité aux candidatures internes des membres du syndicat avant d’envisager les candidatures externes.
• Gérer le processus de postulation interne avec diligence pour assurer l’équité, la transparence et éviter les griefs.
• S’assurer que toutes les pratiques d’embauche sont conformes aux dispositions de la convention collective, notamment les droits d’ancienneté, les lignes directrices sur l’affichage des postes et les pratiques d’embauche préférentielles pour les membres du syndicat.
• Faciliter les transferts internes en fournissant des données exactes, en respectant les dispositions de la convention collective et en assurant une transition en douceur pour les membres du personnel.
• S’assurer que les feuilles de travail pour les postes syndiqués sont remplies, documentées et stockées pour appuyer les griefs potentiels.
• Appuyer les initiatives d’acquisition de talents au besoin pour appuyer les objectifs du service et de l’organisation.
• Appuyer la coordination et participer aux activités de recrutement, aux salons de l’emploi et aux activités de recrutement sur le campus pour attirer des talents potentiels, selon les directives du spécialiste sourceur ou de la spécialiste sourceuse de l’acquisition de talents.
• Assurer l’exactitude et l’exhaustivité des données dans le système de suivi des candidatures de Workday.
• Créer et produire régulièrement des rapports sur les principales mesures du recrutement, comme l’exige le ou la gestionnaire de l’acquisition de talents.
• Présenter des rapports exempts d’erreur à l’équipe de l’acquisition de talents, aux dirigeants et dirigeantes et aux autres parties prenantes pour fournir des renseignements sur le rendement en matière de recrutement.
• Interpréter les données pour fournir des renseignements pertinents démontrant l’incidence de l’acquisition de talents.
• Utiliser les données pour recommander des améliorations aux processus, bonifier l’expérience des personnes candidates et simplifier les flux de travail du recrutement.
• Transmettre le problème à un échelon supérieur, au besoin. Consulter d’autres collègues, collaborer avec eux et suivre les politiques, les procédures et les processus.
• Exécuter le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et des règlements connexes, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures en matière de santé et de sécurité au travail de la direction et des différents services du CHEO.
• Accomplir d’autres tâches connexes assignées, au besoin.

QUALIFICATIONS

• Études postsecondaires en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (ou une expérience de travail équivalente) complétées par un agrément en ressources humaines. (Essentiel)
• Au moins deux (2) ans d’expérience dans des environnements ayant une charge de travail élevée et où les activités se déroulent à une cadence rapide pour offrir du soutien à de multiples services et dirigeants et dirigeantes. (Essentiel)
• Expérience du soutien administratif des ressources humaines en soins de santé. (Préférable)
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles pour interagir efficacement avec les personnes candidates et les parties prenantes. (Essentiel)
• Mentalité axée sur le service à la clientèle. (Essentiel)
• Esprit d’analyse et capacité à interpréter des données et des mesures pour orienter les décisions d’acquisition de talents. (Essentiel)
• Capacité éprouvée de gérer de multiples priorités et de respecter des délais serrés dans un environnement en constante et rapide évolution. (Essentiel)
• Maîtrise avancée des systèmes de suivi des candidatures, des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d’autres logiciels de ressources humaines. (Essentiel)
• Capacité de présenter des données complexes de façon claire et compréhensible aux parties prenantes à divers niveaux de l’organisation. (Essentiel)
• Capacité de travailler de manière autonome et collaborative, et d’obtenir régulièrement des résultats positifs. (Essentiel)
• Vérification du casier judiciaire (de niveau 1) (Essentiel)
• Bilinguisme (Anglais/Français) (Préférable)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs.

Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.