Être Coordonnateur(trice) administratif(tive) chez Dubé, c’est être le(la) principal(e) responsable d’offrir un soutien administratif et assurer une gestion documentaire en lien avec les dossiers d’estimation et les projets en cours. Appuyé(e) et conseillé(e) par le Directeur général, c’est sous sa supervision qu’il(elle) agira comme partie prenante dans la communication entre les équipes, le suivi des dossiers administratifs et la participation à l’organisation des activités liées au bon déroulement des projets. C’est aussi créer des liens de collaboration solides avec les équipes de projets, de comptabilité et de direction, favorisant ainsi une coopération fluide pour atteindre les objectifs communs. C’est aussi vivre le dynamisme d’une jeune équipe, relever des défis à la tonne et contribuer à une ambiance positive.

Statut : Permanent à temps plein
Horaire : 40h par semaine du lundi au vendredi
Lieu de travail : Bureau de Rouyn-Noranda et déplacements occasionnels aux chantiers

Tâches et responsabilités :

• Intégrer les normes de santé, sécurité et qualité, en veillant à ce que tous les aspects réglementaires et internes soient pris en compte
• Lire et analyser les devis afin d’assurer notre conformité quant à l’information et aux documents demandés
• Veiller à ce que tous les intervenants remettent les documents requis dans les délais
• Faciliter la circulation de l’information entre les différents services et intervenants
• Soutenir les équipes projets dans la gestion logistique et organisationnelle des activités
• Suivre les bons de chantier pour garantir la traçabilité des opérations
• Assurer le suivi des heures machine, de la main-d’œuvre et de la production
• Soutenir la facturation ainsi que les opérations de fin de mois, en collaboration avec le service comptable
• Gérer, préparer, vérifier et archiver les documents administratifs et techniques (contrats, factures, bons de commande, rapports de chantier)
• Mettre à jour et maintenir les tableaux de bord et bases de données, notamment sur Excel
• Assurer la gestion logistique liée aux besoins du chantier (commandes, réceptions, locations d’équipement)
• Effectuer le suivi des échéanciers, des budgets, de la facturation et des paiements en collaboration avec les équipes projets et le service comptable
• Veiller au respect des procédures internes et assurer la conformité des suivis administratifs et financiers, incluant la facturation et le suivi budgétaire avec le département comptable
• Participer à l’amélioration continue des processus, outils de gestion et pratiques administratives
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe pour garantir le bon fonctionnement du chantier.

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en comptabilité et gestion, en administration des affaires ou équivalent ;
• Excellent niveau de maîtrise du logiciel Excel ;
• Excellente connaissance et habileté avec les outils informatiques, dont la suite Office et Sharepoint ;
• 2 ans d’expérience dans le domaine administratif relié au secteur minier – un atout ;
• Permis de conduire valide ;
• Sens de l’organisation, rigueur, autonomie et bonnes capacités de communication ;
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités ;
• Excellentes habiletés de communication autant en français qu’en anglais : être en mesure de rencontrer les clients et les intervenants au chantier ;
• Organisation rigoureuse, autonomie, sens du détail et capacité à gérer les priorités.

Conditions :

• Salaire concurrentiel à discuter ;
• Assurances collectives incluant les soins visuels, dentaires ainsi que l’assurance vie et invalidité ;
• REER avec contribution de l’employé ;
• Programme d’aide aux employés - PAE.