Adjoint(e) Exécutif(ve) - Executive Assistant
Top Benefits
About the role
Propulsez votre carrière en rejoignant une équipe engagée, où votre expertise et vos idées sont essentielles à notre réussite collective.
En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement de chacun est au cœur de notre organisation.
Travailler chez KRB, c’est faire partie d’un cabinet agile et collaboratif, où chacun des 130 membres contribue, apprend et progresse au sein d’une culture alliant entraide et excellence.
Notre succès repose sur nos talents.
Votre Futur Rôle
KRB est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive à temps plein pour se joindre à son bureau à Montréal. Relevant de la Directrice associée, le candidat fournira une assistance administrative au comité exécutif.
Vos Prochains Défis
- Assurer la gestion proactive des agendas, des déplacements et de l’organisation des réunions des responsables.
- Trier et prioriser les courriels, les appels téléphoniques et le courrier reçus.
- Piloter ou soutenir la gestion de dossiers stratégiques en collaboration avec la direction.
- Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre de projets, d’événements et d’initiatives de communication.
- Réaliser des veilles concurrentielles et des analyses sectorielles pour soutenir la prise de décision.
- Appuyer la gestion du changement organisationnel (structure, outils technologiques, processus, etc.).
- Concevoir et maintenir des modèles de documents standardisés.
- Gérer les calendriers, les dossiers clients, la facturation et les listes de contacts selon les besoins.
- Effectuer diverses tâches administratives, telles que l’ouverture de nouveaux dossiers, la création de rapports de dépenses et la saisie de données.
- Rediger des comptes rendus de réunion, rapports, présentations, documents administratifs et correspondances.
- Maintenir à jour et assurer l’exactitude des bases de données de l’organisation.
- S’assurer du respect des échéanciers, des procédures internes et des normes de qualité du bureau.
- Assumer toute autre responsabilité administrative connexe, selon les besoins
Qui recherchons nous?
- Un minimum de cinq (5) ans d'expérience professionnelle à titre d'adjointe administrative dans un environnement corporatif
- Excellentes compétences orales et écrites en français et en anglais
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (en particulier Outlook, Word et Excel)
- Grande attention aux détails
- Un(e) autodidacte flexible avec un bon jugement et un niveau élevé de professionnalisme
- Capacité à établir des priorités, à gérer les attentes et à travailler dans des délais serrés
- Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps
Travailler Chez KRB, c’est:
- Des collègues chaleureux et conviviaux
- Une progression de carrière adaptée à vos ambitions
- Une atmosphère de travail inclusive et dynamique
- Un bureau neuf dans un nouvel espace lumineux et spacieux
- Un régime d’assurances collectives complet en soins de santé
- Une banque de journées personnelles annuelles pour concilier la vie professionnelle et personnelle
- Un programme d’aide aux employés et un service de télémédecine à portée de main
- Une culture où la diversité, l’équité et l’inclusion sont non seulement valorisées, mais célébrées
***
Breathe new life into your career by joining a committed team, where your expertise and ideas are essential to our collective success.
By choosing KRB, you will discover much more than a leading law firm. We are an ambitious team, evolving in an environment in which the fulfillment of each person is at the heart of our organization.
Working at KRB means being part of an agile and collaborative firm, where each of the 130 members contributes, learns and grows within a culture of mutual support and excellence.
Our success is based on our talents.
Your Future Role
KRB is currently looking for a full-time Executive Administrative Assistant to join its Montreal office. Reporting to the Managing Partner of the firm, the candidate will provide administrative assistance to the President and to the Executive Committee as needed.
Your Next Challenges
- Proactively manage calendars, travel arrangements, and meeting coordination for executives.
- Sort and prioritize incoming emails, phone calls, and mail.
- Lead or support the management of strategic files and initiatives in collaboration with leadership.
- Assist in the preparation and execution of projects, events, and communication initiatives.
- Conduct competitive intelligence and market analysis to support decision-making.
- Support organizational change management related to structure, technology tools, and internal processes.
- Develop and maintain standardized document templates.
- Manage calendars, client files, billing, and contact lists as needed.
- Handle various administrative tasks, including new matter openings, expense report preparation, and data entry.
- Draft meeting minutes, reports, presentations, administrative documents, and correspondence.
- Update and ensure the accuracy of the organization’s databases.
- Monitor deadlines, internal procedures, and quality standards to ensure compliance.
- Perform other general administrative duties as required.
Who are we looking for?
- A minimum of five (5) years of professional experience as an administrative assistant in a corporate environment
- Excellent oral and writing skills in French and English
- Excellent knowledge of Microsoft Office Suite (particularly Outlook, Word and Excel)
- Great attention to detail
- Self-starter with good judgment, a high level of professionalism and exceptional communication skills
- Ability to set priorities, manage expectations and work within tight deadlines
- Excellent organizational and time-management skills
Working At KRB Means
- Warm and friendly colleagues
- Career progression tailored to your ambitions
- An inclusive and dynamic work atmosphere
- A new office in a bright and spacious new space
- A comprehensive group health benefits plan
- A bank of annual personal days to reconcile professional and personal life
- Employee assistance program and telemedicine service at your fingertips
- A culture where diversity, equity, and inclusion are not only valued, but celebrated
About KRB Avocats | Lawyers
KRB Lawyers is a full-service law firm specializing in all areas of business law, including M&A, Corporate and Commercial, Real Estate, Banking and Finance, Litigation, Environmental, Emerging and Growth Companies, Strategic Structuring and Reorganization, and Wills, Estates and Planning, and has the expertise and experience required to successfully execute complex local and cross-border Canadian, U.S. and European transactions. With offices located in three major Canadian cities, KRB is one of the fastest growing law firms in Canada and is ranked among the fastest growing companies both provincially and nationally across all sectors in 2023 (The Globe & Mail, L’actualité), with best-in-class lawyers ranked nationally as leaders of the profession (Chambers, Lexpert, Best Lawyers).
KRB’s multidisciplinary practitioners operate not only as attorneys but as active deal advisors, enabling the firm to service clients, ranging from growth-stage and emerging companies to multinationals, institutions, financial sponsors, growth funds, REITs and Canadian chartered banks, by delivering curated business and legal counsel in line with client growth objectives. KRB’s clients are sophisticated dealmakers who demand creativity, legal excellence, differentiated insight and disciplined execution from their legal counsel.
We pride ourselves on our ability to bring the first-class expertise, professionalism and competencies of large national and multinational firms to our clients.
Adjoint(e) Exécutif(ve) - Executive Assistant
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En choisissant KRB, vous découvrirez bien plus qu’un cabinet d’avocats de premier plan. Nous sommes une équipe ambitieuse, évoluant dans un environnement dans lequel l’épanouissement de chacun est au cœur de notre organisation.
Travailler chez KRB, c’est faire partie d’un cabinet agile et collaboratif, où chacun des 130 membres contribue, apprend et progresse au sein d’une culture alliant entraide et excellence.
Notre succès repose sur nos talents.
Votre Futur Rôle
KRB est actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive à temps plein pour se joindre à son bureau à Montréal. Relevant de la Directrice associée, le candidat fournira une assistance administrative au comité exécutif.
Vos Prochains Défis
- Assurer la gestion proactive des agendas, des déplacements et de l’organisation des réunions des responsables.
- Trier et prioriser les courriels, les appels téléphoniques et le courrier reçus.
- Piloter ou soutenir la gestion de dossiers stratégiques en collaboration avec la direction.
- Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre de projets, d’événements et d’initiatives de communication.
- Réaliser des veilles concurrentielles et des analyses sectorielles pour soutenir la prise de décision.
- Appuyer la gestion du changement organisationnel (structure, outils technologiques, processus, etc.).
- Concevoir et maintenir des modèles de documents standardisés.
- Gérer les calendriers, les dossiers clients, la facturation et les listes de contacts selon les besoins.
- Effectuer diverses tâches administratives, telles que l’ouverture de nouveaux dossiers, la création de rapports de dépenses et la saisie de données.
- Rediger des comptes rendus de réunion, rapports, présentations, documents administratifs et correspondances.
- Maintenir à jour et assurer l’exactitude des bases de données de l’organisation.
- S’assurer du respect des échéanciers, des procédures internes et des normes de qualité du bureau.
- Assumer toute autre responsabilité administrative connexe, selon les besoins
Qui recherchons nous?
- Un minimum de cinq (5) ans d'expérience professionnelle à titre d'adjointe administrative dans un environnement corporatif
- Excellentes compétences orales et écrites en français et en anglais
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (en particulier Outlook, Word et Excel)
- Grande attention aux détails
- Un(e) autodidacte flexible avec un bon jugement et un niveau élevé de professionnalisme
- Capacité à établir des priorités, à gérer les attentes et à travailler dans des délais serrés
- Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps
Travailler Chez KRB, c’est:
- Des collègues chaleureux et conviviaux
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- Une banque de journées personnelles annuelles pour concilier la vie professionnelle et personnelle
- Un programme d’aide aux employés et un service de télémédecine à portée de main
- Une culture où la diversité, l’équité et l’inclusion sont non seulement valorisées, mais célébrées
***
Breathe new life into your career by joining a committed team, where your expertise and ideas are essential to our collective success.
By choosing KRB, you will discover much more than a leading law firm. We are an ambitious team, evolving in an environment in which the fulfillment of each person is at the heart of our organization.
Working at KRB means being part of an agile and collaborative firm, where each of the 130 members contributes, learns and grows within a culture of mutual support and excellence.
Our success is based on our talents.
Your Future Role
KRB is currently looking for a full-time Executive Administrative Assistant to join its Montreal office. Reporting to the Managing Partner of the firm, the candidate will provide administrative assistance to the President and to the Executive Committee as needed.
Your Next Challenges
- Proactively manage calendars, travel arrangements, and meeting coordination for executives.
- Sort and prioritize incoming emails, phone calls, and mail.
- Lead or support the management of strategic files and initiatives in collaboration with leadership.
- Assist in the preparation and execution of projects, events, and communication initiatives.
- Conduct competitive intelligence and market analysis to support decision-making.
- Support organizational change management related to structure, technology tools, and internal processes.
- Develop and maintain standardized document templates.
- Manage calendars, client files, billing, and contact lists as needed.
- Handle various administrative tasks, including new matter openings, expense report preparation, and data entry.
- Draft meeting minutes, reports, presentations, administrative documents, and correspondence.
- Update and ensure the accuracy of the organization’s databases.
- Monitor deadlines, internal procedures, and quality standards to ensure compliance.
- Perform other general administrative duties as required.
Who are we looking for?
- A minimum of five (5) years of professional experience as an administrative assistant in a corporate environment
- Excellent oral and writing skills in French and English
- Excellent knowledge of Microsoft Office Suite (particularly Outlook, Word and Excel)
- Great attention to detail
- Self-starter with good judgment, a high level of professionalism and exceptional communication skills
- Ability to set priorities, manage expectations and work within tight deadlines
- Excellent organizational and time-management skills
Working At KRB Means
- Warm and friendly colleagues
- Career progression tailored to your ambitions
- An inclusive and dynamic work atmosphere
- A new office in a bright and spacious new space
- A comprehensive group health benefits plan
- A bank of annual personal days to reconcile professional and personal life
- Employee assistance program and telemedicine service at your fingertips
- A culture where diversity, equity, and inclusion are not only valued, but celebrated
About KRB Avocats | Lawyers
KRB Lawyers is a full-service law firm specializing in all areas of business law, including M&A, Corporate and Commercial, Real Estate, Banking and Finance, Litigation, Environmental, Emerging and Growth Companies, Strategic Structuring and Reorganization, and Wills, Estates and Planning, and has the expertise and experience required to successfully execute complex local and cross-border Canadian, U.S. and European transactions. With offices located in three major Canadian cities, KRB is one of the fastest growing law firms in Canada and is ranked among the fastest growing companies both provincially and nationally across all sectors in 2023 (The Globe & Mail, L’actualité), with best-in-class lawyers ranked nationally as leaders of the profession (Chambers, Lexpert, Best Lawyers).
KRB’s multidisciplinary practitioners operate not only as attorneys but as active deal advisors, enabling the firm to service clients, ranging from growth-stage and emerging companies to multinationals, institutions, financial sponsors, growth funds, REITs and Canadian chartered banks, by delivering curated business and legal counsel in line with client growth objectives. KRB’s clients are sophisticated dealmakers who demand creativity, legal excellence, differentiated insight and disciplined execution from their legal counsel.
We pride ourselves on our ability to bring the first-class expertise, professionalism and competencies of large national and multinational firms to our clients.