Coordinateur (rice) administratif
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Ce poste temporaire d'un an est au Centre Engine McGill (https://www.mcgill.ca/engine/), avec possibilité de renouvellement. Une présence à temps plein sur place est requise dans un espace de travail partagé. Le télétravail n'est pas possible.
Résumé du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, fournit un soutien administratif et secrétarial. Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Agit à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l'unité. Aide à l'organisation des activités de l'unité. Est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés.
Principales responsabilités :
- Agit en tant que personne-ressource et premier point de contact pour le Centre. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Collabore avec le supérieur hiérarchique et d'autres personnes pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants étrangers. Assure le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur le niveau des étudiants, des prêts, des bourses et des bourses d'études. Renvoie les problèmes qui ne relèvent pas de son domaine de compétence aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.
- Gère l'agenda du supérieur hiérarchique. Fixe les rendez-vous, envoie des rappels et organise le calendrier en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux appelants et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évalue la nécessité d'intervenir auprès d'autres personnes-ressources et organise des rendez-vous si nécessaire.
- Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux, des sites web et des rapports annuels. Rédige des correspondances et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme les documents et les réviser sur le plan grammatical, orthographique et factuel.
- Gérer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôler et rapprocher les différents comptes, relevés et rapports. Identifier et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
- Utilise divers logiciels. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes relevant de son domaine d'expertise et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, si nécessaire. Assure la maintenance et la mise à jour des dossiers administratifs. Gère les systèmes de classement et organise l'archivage.
- Assure l'inventaire et achète les fournitures et l'équipement. Organise l'entretien du matériel de bureau. Vend certains articles tels que des notes de cours et gère la caisse.
La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
Compétences et/ou aptitudes requises :
Nous recherchons une personne enthousiaste pour accueillir les visiteurs du Centre et assurer le bon fonctionnement de l'unité.
Expérience dans les tâches d'accueil, le service à la clientèle et le développement communautaire. Capacité avérée à établir des relations productives avec les étudiants, les professeurs et les représentants de l'industrie. Grande capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter plusieurs échéances dans un environnement dynamique et en constante évolution. Expérience avec McGill Marketplace et BSAC. Solides compétences informatiques et capacité à utiliser divers outils logiciels (Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Canva, Envoke), des lecteurs de cartes électroniques (LENEL), uPrint et d'autres plateformes (par exemple, des logiciels d'édition de sites web, etc.). Expérience avérée dans la planification d'événements. Doit être orienté vers le client et le service, aider tous les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps. Capacité avérée à rédiger de la correspondance, doit être précis et posséder un sens aigu du détail. L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Directeur associé, ENGINE
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-09-30
Date limite pour postuler :
2025-08-20
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Sous la direction du supérieur immédiat, fournit un soutien administratif et secrétarial. Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Agit à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Gère les comptes de l'unité. Aide à l'organisation des activités de l'unité. Est responsable des documents et des dossiers de l'unité. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés.
Principales responsabilités :
- Agit en tant que personne-ressource et premier point de contact pour le Centre. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
- Contribue au bon fonctionnement de l'unité. Collabore avec le supérieur hiérarchique et d'autres personnes pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le supérieur hiérarchique.
- Participe aux activités liées aux affaires étudiantes telles que l'admission, la préinscription, l'inscription, l'aide financière et les questions relatives aux étudiants étrangers. Assure le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur le niveau des étudiants, des prêts, des bourses et des bourses d'études. Renvoie les problèmes qui ne relèvent pas de son domaine de compétence aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.
- Gère l'agenda du supérieur hiérarchique. Fixe les rendez-vous, envoie des rappels et organise le calendrier en fonction des priorités.
- Fournit des informations aux appelants et aux visiteurs. Détermine la raison de l'appel ou de la visite et prépare les documents nécessaires. Oriente les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évalue la nécessité d'intervenir auprès d'autres personnes-ressources et organise des rendez-vous si nécessaire.
- Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que des brochures publicitaires, des manuels départementaux, des sites web et des rapports annuels. Rédige des correspondances et d'autres documents courts de nature complexe. Mettre en forme les documents et les réviser sur le plan grammatical, orthographique et factuel.
- Gérer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions budgétaires. Contrôler et rapprocher les différents comptes, relevés et rapports. Identifier et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Enregistrer les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
- Coordonne l'organisation d'événements tels que des symposiums et des conférences. Organise les déplacements.
- Utilise divers logiciels. Assure la maintenance des systèmes d'information informatisés et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agit en tant que personne-ressource pour l'utilisation des logiciels. Explique et démontre l'utilisation des logiciels, résout les problèmes relevant de son domaine d'expertise et assure la liaison avec les personnes-ressources en informatique, si nécessaire. Assure la maintenance et la mise à jour des dossiers administratifs. Gère les systèmes de classement et organise l'archivage.
- Assure l'inventaire et achète les fournitures et l'équipement. Organise l'entretien du matériel de bureau. Vend certains articles tels que des notes de cours et gère la caisse.
La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description de poste générique.
Compétences et/ou aptitudes requises :
Nous recherchons une personne enthousiaste pour accueillir les visiteurs du Centre et assurer le bon fonctionnement de l'unité.
Expérience dans les tâches d'accueil, le service à la clientèle et le développement communautaire. Capacité avérée à établir des relations productives avec les étudiants, les professeurs et les représentants de l'industrie. Grande capacité à mener plusieurs tâches de front, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter plusieurs échéances dans un environnement dynamique et en constante évolution. Expérience avec McGill Marketplace et BSAC. Solides compétences informatiques et capacité à utiliser divers outils logiciels (Microsoft Outlook, Excel, PowerPoint, Canva, Envoke), des lecteurs de cartes électroniques (LENEL), uPrint et d'autres plateformes (par exemple, des logiciels d'édition de sites web, etc.). Expérience avérée dans la planification d'événements. Doit être orienté vers le client et le service, aider tous les clients avec tact et diplomatie tout en conservant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps. Capacité avérée à rédiger de la correspondance, doit être précis et posséder un sens aigu du détail. L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau 4.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Directeur associé, ENGINE
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2026-09-30
Date limite pour postuler :
2025-08-20
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
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