Missions

Support administratif et accueil

• Répondre aux appels téléphoniques et gérer la correspondance conformément à la politique de l’étude.
• Rédiger et traiter la correspondance en français et en anglais, avec la capacité de communiquer des contenus juridiques complexes de manière claire et précise.
• Accueillir les clients et visiteurs avec professionnalisme.
• Assurer la couverture de la réception et le bon fonctionnement des espaces communs (salles de réunion, machines à café, fournitures, propreté).
• Planifier et coordonner les rendez-vous, réunions et événements pour les avocats (internes et externes).
• Organiser la logistique des déjeuners, séminaires et conférences.
• Gérer les agendas des associés et assurer les rappels des tâches et échéances importantes.
• Organiser les déplacements professionnels (vols, hôtels, trains) et gérer les demandes de visa.
• Organiser les services de coursiers et assurer les tâches de réception.
• Gestion des boîtes de réception, y compris la préparation de projets de réponses pour validation.

Gestion des documents et archivage

• Préparer, mettre en forme et envoyer des documents (écrits juridiques, lettres, e-mails, présentations) dans le respect des normes et délais en vigueur.
• Constituer les liasses de documents et les bordereaux de pièces pour les dossiers juridiques.
• Assurer l’archivage papier et électronique pour les avocats désignés.

Assistance juridique

• Apporter un soutien aux avocats dans leurs activités quotidiennes.
• Gérer l’ouverture des dossiers et la saisie des échéances dans les systèmes internes.
• Préparer et déposer des documents auprès des tribunaux pour les procédures de règlement des litiges.
• Effectuer des recherches juridiques de base et compiler les informations demandées.
• Participer au processus d’intégration des nouveaux clients et à l’ouverture des dossiers.

Facturation et conformité

• Saisir les prestations, assurer la facturation et la gestion des notes de frais.
• Préparer et envoyer les factures, assurer le suivi des paiements.
• Collaborer avec l’équipe conformité pour garantir le respect des obligations réglementaires.

Profil recherché

• Expérience confirmée (minimum 3 ans) dans un rôle d’assistanat ou de secrétariat juridique.
• Maîtrise du français et de l’anglais indispensable ; la connaissance de l’allemand est fortement souhaitée.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Rigueur, sens du détail et respect des délais.
• Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, systèmes de gestion documentaire).
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale.
• Esprit d’équipe et proactivité.