L’opportunité :

Procom est à la recherche d’un·e réceptionniste ou coordonnateur·rice administative pour se joindre à notre équipe de Québec. Ce poste est essentiel au bon fonctionnement de notre bureau. En qualité de premier point de contact pour les visiteur·ses et les employé·es, le·la réceptionniste ou coordinateur·rice de bureau joue un rôle clé dans le maintien d’un environnement de travail professionnel, accueillant et efficace.

Ce poste permet de :

• maintenir un environnement de bureau sécuritaire, professionnel et organisé;

• contribuer aux projets, aux réunions, aux événements et à la culture du bureau.

Le poste :

Relevant du·de la gestionnaire de bureau régional·e et de l’adjoint·e de direction, le·la réceptionniste ou coordonnateur·rice de bureau fournit un soutien à un large éventail de fonctions administratives, opérationnelles et organisationnelles qui sont essentielles à la continuité de nos activités et à l’expérience employé, y compris, mais sans s’y limiter :

Responsabilités professionnelles :

• Agir en qualité de premier point de contact à la réception, représenter l’entreprise de façon professionnelle, accueillir les visiteur·ses et veiller au respect et au maintien du protocole d’accès sécurisé approprié pour ces dernier·ères.

• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels, aux messages vocaux et à toute autre demande de renseignements et les acheminer aux services appropriés.

• Gérer le courrier et les colis entrants et sortants, en coordonnant les services de messagerie selon les besoins.

• Apporter son soutien lors des événements tenus au bureau, notamment en organisant le service de traiteur et en gérant la mise en place et le nettoyage.

• Gérer les fournitures de bureau.

• Veiller à la propreté, à la sécurité et à la bonne organisation des locaux en assurant la coordination avec les prestataires de services et en gérant la planification des stocks de fournitures et les événements au bureau.

• Agir en qualité de point de contact pour les fournisseur·ses et les prestataires de services, assurer le suivi des ententes et faciliter la coordination des contrats.

• Tenir à jour la documentation relative aux processus internes pour la réception et la gestion des installations.

• Surveiller la conformité du lieu de travail et coordonner les contrôles de sécurité de base ou les tâches d’entretien conformément aux directives de la CNESST.

• Effectuer d’autres tâches administratives attribuées par le·la gestionnaire.

Compétences et connaissances requises :

• Au moins trois années d’expérience dans un poste administratif ou de réceptionniste dans un environnement professionnel

• Souci du détail et solides aptitudes organisationnelles pour respecter les échéances et gérer les priorités conflictuelles et les exigences professionnelles

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français (l’anglais est un atout)

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams)

• Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et de travailler de manière autonome dans un environnement dynamique

• Aisance dans l’utilisation d’outils numériques tels que SharePoint ou des plateformes similaires

• Approche proactive de la résolution de problèmes et souci du détail

• Effort physique modéré requis

The Opportunity:

• Procom is seeking an organized, detail-oriented, and customer-savvy Receptionist / Office Coordinator to join our team in Quebec City. This role is essential in ensuring the smooth operation of our office. As the first point of contact for visitors and employees, the Receptionist / Office Coordinator plays a key role in maintaining a professional, welcoming, and efficient work environment.

This role provides the opportunity to:

• Maintain a safe, professional and organized office environment.

• Contribute to company projects, meetings, events and office culture.

The Role:

• Reporting to the regional office manager, the Receptionist / Office Coordinator will support a wide range of administrative, operational, and organizational functions that are central to our business continuity and employee experience., including but not limited to:

Job Responsibilities:

• Acts as first point of contact at the reception desk; professionally represents the company, greets guests, and ensures appropriate security access protocol for visitors is followed and maintained.

• Answer and direct phone calls, emails, voicemails and all other inquiries to the appropriate departments.

• Handle incoming and outgoing mail and packages, coordinating courier services as needed.

• Support office events, including organizing catering and managing setup/cleanup.

• Maintain office supplies

• Ensure a clean, safe, and well-organized office space by coordinating with service providers and managing supply inventory.

• planning and office events.

• Act as point of contact for vendors and service providers; track agreements and facilitate contract coordination.

• Maintains internal process documentation for reception and facilities management

• Monitor workplace compliance and coordinate basic safety checks or maintenance tasks in accordance with CNESST guidelines.

• Perform other administrative duties as assigned by the manager.

Skills and Knowledge Required:

• 3+ years of experience in an administrative or receptionist role in a professional environment.

• Detail-oriented with strong organizational abilities to meet deadlines and deal with conflicting priorities and work demands

• Excellent verbal and written communication abilities in French (English is an asset)

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).

• Ability to multitask and work independently in a fast-paced environment.

• Comfortable using digital tools such as SharePoint or similar platforms.

• A proactive approach to problem-solving and attention to detail.

• Requires moderate exertion of physical effort.

Qualifications

Receptionist Office Admin: 3 - 10 years (Required)