Job Title

Adjoint administratif(ve) bilingue

Vacancy No

VN8744

Company Name

Compugen Inc

Work Location

Any location in Québec

Base Pay Range

To be discussed during the recruitment process

Job Details

Découvrez Compugen

Compugen est le plus grand allié technologique privé au Canada. Nous croyons que pour innover nos industries, transformer nos entreprises, connecter nos communautés et provoquer de réels changements, nous devons voir plus grand, élargir notre portée et agir avec plus d'audace. Grâce à notre expertise, notre curiosité et notre approche collaborative, nous aidons les organisations à créer et offrir des expériences numériques réfléchies et mémorables. Pour nous, c’est ce que ça veut dire de s'appuyer sur la technologie tout en restant centré sur l'humain.

Aider les organisations à imaginer et réaliser de nouvelles possibilités, ce n’est pas juste un slogan pour nous — c’est ce qui guide notre quotidien. Nous croyons foncièrement que la technologie est le conduit, mais les gens sont les points de connexion qui rendent la magie possible!

Notre culture

Notre culture priorise le bien-être humain et s’investit dans votre potentiel. Nous sommes non seulement dédiés à nos objectifs d’entreprise, mais aussi à vos objectifs professionnels.

Si vous avez une curiosité inlassable, un désir de faire une différence et un esprit fondamentalement collaboratif, vous êtes au bon endroit.

Aperçu du poste:

L’adjoint (e) Administratif (ve) travaillera en collaboration avec l'équipe du ressourcement pour assurer une expérience positive des ressources pendant le processus d'intégration, et travaillera également en étroite collaboration avec es équipes de la paie et des finances. Le candidat retenu effectuera des tâches administratives quotidiennes et fournira un soutien rapide et efficace aux contractuels tout au long de leur intégration.

Responsabilité clés:

• Rédiger des contrats d'emploi et/ou d'entrepreneur indépendant selon les besoins et gérer le processus d'intégration de toutes les nouvelles recrues.
• Maintenir des dossiers d'employés précis et complets.
• Vérifier l'exactitude des accords signés.
• Créer et tenir à jour divers rapports (kilométrage, facturation de l'entrepreneur, demande de chèque, etc.)
• Suivre et approuver les feuilles de temps et coordonner les informations de paiement avec la paie.
• Répondre aux questions des employés et des sous-traitants.
• Participer à divers projets, rapports, programmes, initiatives et autres tâches assignées.

Compétences et qualifications:

• Capacité éprouvée à créer de la correspondance commerciale avec un haut niveau de précision.
• Expérience en soutien administratif dans un environnement dynamique
• Bonne compréhension de la législation du travail et de l'administration des contrats.
• Capacité à prendre des initiatives, gérer plusieurs priorités.
• Maîtrise intermédiaire de Microsoft Excel, Word et Outlook.
• Capacité à utiliser des ressources et des applications/outils en ligne.
• Bilingue (français/anglais) requis.

Ce que Compugen vous offre:

• Un environnement travail excitant et rapide qui vous met au défi
• Une culture où l’authenticité et la diversité sont célébrées
• Des opportunités de développement professionnel
• L’opportunité de vous joindre au réseau Women in Technology
• Des opportunités de vous impliquer dans vos communautés
• Des collègues à l’esprit collaboratif qui sont prêts à vous soutenir
• Des options de travail hybrides ou à distance, selon votre rôle
• Une belle flexibilité dans votre équilibre vie/travail

Déclaration d'équité

Chez Compugen, nous engageons envers la diversité, l’équité et l’inclusion. Nous recrutons activement parmi tous les groupes, y compris les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Nous reconnaissons l'importance d'éliminer les obstacles à la participation et d'offrir des mesures d'adaptation sur demande à tous les candidats tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'une mesure d'adaptation, nos représentants de l’équipe des ressources humaines travailleront avec vous pour répondre à vos besoins de manière confidentielle et respectueuse. Nous croyons que tout le monde mérite une place à la table et nous prenons des mesures délibérées pour que cela devienne une réalité.

About Compugen

Compugen is Canada’s largest privately-owned technology ally. We believe that to innovate our industries, transform our businesses, connect our communities, and drive real change, we must think bigger, expand our reach, and act with greater boldness. Through our expertise, curiosity, and collaborative approach, we help organizations design and deliver thoughtful and memorable digital experiences. For us, that’s what it means to rely on technology while staying human-centered.

Helping organizations imagine and achieve new possibilities isn’t just a slogan for us — it’s what guides our everyday work. We firmly believe that technology is the conduit, but people are the connection points that make the magic happen!

Our Culture

We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals — we're dedicated to helping you achieve yours.
If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.

Position overview
The Administrative Assistant will work closely with the resourcing team to ensure a positive experience for resources during the onboarding process and will also collaborate closely with the payroll and finance teams. The successful candidate will perform daily administrative tasks and provide prompt and efficient support to contractors throughout their onboarding.

Key Responsabilities

• Draft employment and/or independent contractor agreements as needed and manage the onboarding process for all new hires.

• Maintain accurate and complete employee records.

• Verify the accuracy of signed agreements.

• Create and maintain various reports (mileage, contractor billing, cheque requests, etc.).

• Track and approve timesheets and coordinate payment information with payroll.

• Respond to inquiries from employees and contractors.

• Participate in various projects, reports, programs, initiatives, and other assigned tasks.

Skills & Qualifications

• Proven ability to produce business correspondence with a high level of accuracy.

• Experience providing administrative support in a fast-paced environment.

• Good understanding of employment legislation and contract administration.

• Ability to take initiative and manage multiple priorities.

• Intermediate proficiency in Microsoft Excel, Word, and Outlook.

• Ability to use online resources and tools.

• Bilingual (French/English) required.

What We Offer You

• An exciting, fast-paced work environment that challenges you.

• A culture where authenticity and diversity are celebrated.

• Opportunities for professional development.

• The chance to join the Women in Technology network.

• Opportunities to get involved in your community.

• Collaborative colleagues who are ready to support you.

• Hybrid or remote work options, depending on your role.

• Great flexibility to support your work/life balance.

Equity Statement

At Compugen, we are committed to diversity, equity, and inclusion. We actively recruit from all groups, including women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities. We recognize the importance of removing barriers to participation and providing accommodations upon request to all candidates throughout the recruitment process. If you require accommodation, our Human Resources representatives will work with you to meet your needs in a confidential and respectful manner. We believe everyone deserves a seat at the table, and we take deliberate action to make that a reality.