Rôle et responsabilités / Fonctions essentielles

• Assurer une facturation et des relevés précis et transmis en temps opportun aux clients et partenaires financiers.

• S’assurer que tous les rapports périodiques pour les comptes majeurs et les clients spécifiques sont exacts et à jour.

• Enregistrer et concilier les paiements entrants sur les comptes clients.

• Enquêter et résoudre les écarts de paiement ou les demandes des clients, en collaborant avec d'autres membres du personnel et d'autres services pour contacter les clients, si nécessaire.

• Surveiller les détails des comptes clients pour détecter les impayés et les retards de paiement.

• Préparer les relevés de créance échues.

• Effectuer les suivis de facturation, de recouvrement telles que la préparation des relevés clients et les appels de suivi clients.

• S’assurer que tous les registres d’expédition, de facturation et de recouvrement sont correctement stockés et récupérables aux fins de vérification.

• S’assurer que les données des clients sont exactes et complètes.

• Préparer la conciliation des comptes complexes, en veillant à ce que les factures et les paiements soient correctement enregistrés et que tout balance.

• Travailler avec les partenaires internes et externes pour assurer la résolution efficace des problèmes.

• Créer la documentation relative aux processus et procédures, participer à la formation du personnel et effectuer d’autres tâches administratives ou de projet au besoin.

Compétences / Aptitudes / Autres

• Minimum de deux ans d’expérience en comptabilité fournisseurs, en comptes clients ou en administration comptable.

• Bilinguisme écrit et parlé (français / anglais) requis.

• Études postsecondaires en finance, en comptabilité ou en administration des affaires, un atout.

• Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.) requise.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.

• Personne proactive capable de travailler de manière autonome, mais aussi en collaboration au sein d'une équipe.

• Grand souci du détail, excellentes compétences organisationnelles et capacité à traiter un volume important de transactions quotidiennes dans un environnement dynamique.

Role and Responsibilities / Essential Functions

• Ensure timely, accurate invoicing and statement for our clients and funding partners.

• Ensure all periodic reports for major accounts and specific clients are completed.

• Record and reconcile incoming payment on client accounts.

• Investigate and resolve payment discrepancies or customer queries, collaborating with other staff and departments to contact customers, as needed.

• Monitor customer account details for non-payments, delayed payments.

• Prepare Accounts Receivable aging statements.

• Carry out billing, collection, and reporting activities such as customer statements and customer follow up calls.

• Ensure all shipping, invoicing, billing and collections records are adequately stored and retrievable for audit purposes.

• Ensure customer data is accurate and complete.

• Prepare complex account reconciliations, ensuring invoices and payments accurately recorded and matched.

• Work with internal and external stakeholders to ensure successful resolution of issues.

• Create process and procedural documentation, training of staff and other projects or administrative duties as may be required.

Competencies / Skills / Other

• Minimum of 2 years’ experience in Accounts Payable, Receivables, or accounting administration.
• Written and spoken bilingual (French / English) required.
• Post-secondary education in Finance, Accounting and Business an asset.
• Advanced skills with Microsoft Office products (Excel, Word, Outlook, etc.) required.
• Excellent verbal and written communication skills.
• Self-starter comfortable with working independently but also collaboratively as part of a team.
• Strong attention to detail, excellent organizational skills and ability to work with large volume of daily transactions and in a fast-paced environment.