Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

24

Famille d’emplois :

Gestion d’événements

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Relations avec la clientèle, Congrès et réservations

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

L’objectif de ce poste est d’apporter un soutien essentiel aux activités des Conventions et Réservations, en particulier les réservations des différents clubs et associations facultaires du SFUO, en supervisant et en réalisant diverses tâches administratives et financières. Le titulaire est le principal point de contact pour toutes leurs demandes de réservation et communique régulièrement avec les étudiants.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Exécution du programme : Assister dans la mise en œuvre du programme VEMS en veillant à ce que les réservations et les services associés soient bien conçus pour répondre aux besoins des organisateurs.
• Restauration : Aider à la gestion des commandes de restauration pour les activités internes, étudiantes et la communauté externe.
• Admission et inscription : Gérer les procédures d’admission et d’inscription pour tous les clubs SFUO et les associations facultaires via VEMS. Évaluer et assurer la qualité du service aux clients.
• Plan opérationnel : Recevoir et planifier les événements dans le calendrier public en veillant à éviter les conflits entre plusieurs événements. Gérer la logistique des lieux et coordonner la disponibilité de la restauration ainsi que la location de petits équipements (tables, chaises, etc.).
• Activités financières : Recevoir et traiter toutes les factures et transactions financières en collaboration avec les agents de coordination, conformément aux politiques et procédures de l’Université d’Ottawa ; assurer l’organisation et la tenue des documents financiers. Être responsable des comptes financiers étudiants, préparer les factures des événements à venir et veiller à ce que les fonds soient déposés conformément aux politiques et procédures universitaires.
• Gestion de l’information et rapports : Maintenir EMS à jour avec des informations précises. Fournir divers rapports simples à modérément complexes, selon un calendrier régulier ou à la demande, pour soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
• Gestion des dossiers : Maintenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de garantir la disponibilité d’une documentation complète et précise pour référence future ou audit.
• Documentation : Rédiger et mettre à jour des manuels de procédures internes sur les processus, les procédures et les systèmes liés aux responsabilités du titulaire.
• Ressources physiques : Coordonner les différentes activités liées à l’entretien et à la mise à niveau des installations, notamment assurer la maintenance de la cuisine et du matériel des salles.

Ce que vous apportez :

• Connaissance des principes d’administration et de comptabilité généralement acquise par une formation postsecondaire ou une expérience équivalente.
• Minimum de 3 ans d’expérience démontrée dans un poste similaire.
• Bilinguisme – français et anglais (oral et écrit).
• Expérience en interprétation, explication et application de politiques et procédures.
• Connaissance des politiques et procédures de l’Université d’Ottawa ainsi que de sa structure et gouvernance; un atout.
• Expérience en service à la clientèle et attitude positive pour assurer l’excellence du service.
• Expérience en production de rapports.
• Capacité à établir des priorités, faire preuve d’initiative et de créativité, excellentes compétences organisationnelles.
• Discrétion dans la manipulation d’informations hautement confidentielles.
• Solides compétences interpersonnelles et en communication.
• Connaissance des systèmes informatiques et logiciels, y compris les systèmes financiers, tableurs, bases de données, Internet et courriel

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.