Le Coordonnateur à la facturation est responsable de la gestion du processus de facturation pour une organisation, en assurant une facturation précise et ponctuelle, ainsi que la tenue des registres financiers. Ce rôle implique de travailler en étroite collaboration avec divers départements pour garantir la conformité avec les politiques financières et pour résoudre efficacement les problèmes de facturation. Le Coordonnateur à la facturation joue un rôle clé dans le maintien de relations positives avec les clients et dans la garantie de la précision financière. De plus, le Coordonnateur à la facturation contribue à l'amélioration des processus en identifiant les inefficacités et en mettant en œuvre des solutions pour améliorer l'ensemble des opérations de facturation.

Principales responsabilités :

Facturation

• Générer, soumettre et envoyer les factures clients et les ajustements de factures avec précision et ponctualité, en respectant les exigences spécifiques des clients.
• S'assurer que nous disposons de pièces justificatives précises et complètes avant la soumission, lorsque requis.
• Confirmer l'exhaustivité de toutes les soumissions de factures, écritures et rapports avant la fin de chaque semaine.
• Aider à la soumission des factures via diverses plateformes (portails).
• Fournir un soutien de relève à d'autres collègues de l'équipe de facturation en cas de besoin.
• Maintenir et mettre à jour les dossiers de facturation pour assurer une documentation précise pour une facturation exacte.

Résolution de problèmes

• Répondre aux demandes de facturation internes et externes de manière rapide et professionnelle.
• Enquêter sur les problèmes opérationnels liés à la facturation soulevés par les clients ou le personnel sur le terrain et les résoudre.
• Collaborer avec d'autres équipes pour garantir l'exactitude de la facturation et résoudre les problèmes de manière proactive.
• Utiliser la technologie pour rationaliser et améliorer les processus de facturation.

Amélioration des processus de facturation

• Utiliser la technologie pour rationaliser et améliorer les processus de facturation.
• Examiner et améliorer les procédures de facturation existantes pour augmenter l'efficacité et réduire les risques financiers.

Rapports

• Générer des rapports de facturation pour les parties prenantes internes ou les clients.
• Générer et soutenir les rapports et les analyses liés à la facturation pour aider à la planification financière et au suivi des performances.

Soutien administratif

• Effectuer d'autres tâches et responsabilités assignées par le gestionnaire et/ou le chef d'équipe, contribuant à l'efficacité globale du service de facturation.
• Gérer toute autre tâche liée à la facturation ou administrative identifiée par l'analyse des tâches ou l'expansion du rôle.

Formation, compétences et expérience

• Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, commerce ou comptabilité.
• 1 à 3 ans d'expérience dans un rôle financier.
• Une expérience antérieure en facturation sera considérée comme un atout majeur.
• Compétences intermédiaires sur Excel avec une capacité à analyser des données et à utiliser les fonctions RECHERCHEV, les tableaux croisés dynamiques et les formules.
• Solides compétences en communication écrite et orale – Anglais requis, et le français sera considéré comme un atout.

Compétences clés

• Communication bilingue – en anglais et en français, avec d'excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Résolution de problèmes et prise de décision – habile à identifier les problèmes, à analyser les solutions et à prendre des décisions éclairées pour résoudre les défis administratifs et de facturation.
• Compétence analytique et technique - solides compétences analytiques et aisance avec les systèmes pour garantir la précision et l'efficacité du processus de facturation.
• Analyse et cartographie des processus – capacité à décomposer, évaluer et visualiser systématiquement les flux de travail actuels pour trouver les inefficacités.
• Analyse de données et mesures – habile à analyser les données pour comprendre la performance des processus, identifier les causes profondes des problèmes et mesurer l'impact des améliorations.
• Gestion du temps et organisation – capacité avérée à gérer efficacement son temps et à hiérarchiser les tâches pour respecter les délais dans un environnement au rythme rapide.
• Approche axée sur le client – énergique, enthousiaste et déterminé à fournir un service client exceptionnel.
• Collaboration et travail d'équipe – Forte capacité à travailler efficacement avec les membres de l'équipe et les collègues d'autres départements, ce qui fait souvent partie du rôle pour garantir l'exactitude des informations de facturation.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme l'illustre la description de poste, le rôle implique de communiquer, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec d'autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En fait, les clients et partenaires internationaux représentent la majorité de nos activités. Suite à une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste d'Analyste financier nécessitent la connaissance de l'anglais en plus du français (tant à l'oral qu'à l'écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l'anglais déjà exigée des autres employés n'est pas suffisante pour accomplir les tâches en anglais associées au poste de Coordonnateur à la facturation. Cependant, Randstad restreint autant que possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d'une autre langue afin d'assurer l'accomplissement efficace de sa mission.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de tous les peuples du Canada. Par conséquent, nous nous engageons à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l'équité, la diversité et l'inclusion en milieu de travail en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris le recrutement, la rétention et l'avancement de tous les employés. En plus de notre profond engagement à respecter les droits de la personne, nous nous consacrons à des actions positives pour amener le changement afin que chacun puisse participer pleinement à la vie active, sans obstacles, systémiques ou autres, en particulier les groupes en quête d'équité qui sont habituellement sous-représentés dans la main-d'œuvre canadienne, y compris ceux qui s'identifient comme femmes ou personnes non binaires/non conformes au genre ; les peuples autochtones ou aborigènes ; les personnes en situation de handicap (visible ou invisible) ; et les membres des minorités visibles, les groupes racisés et la communauté LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un lieu de travail inclusif et accessible pour tous ses candidats et employés en soutenant leurs besoins en matière d'accessibilité et d'accommodement tout au long du cycle d'emploi. Nous demandons à tous les candidats de bien vouloir identifier tout besoin d'accommodement en envoyant un courriel à accessibility@randstad.ca pour garantir leur pleine participation au processus d'entrevue.