Durée : Permanent

Quart de travail : Jour

Numéro de requête : 399

Poste à temps plein pour un horaire de 35 heures par semaine

Votre mandat

Sous l’autorité de la cheffe de l’Unité Formation et grands projets, la personne embauchée exécute divers travaux liés à la gestion intégrée des documents (GID) et à la gestion de la correspondance.

Nos avantages

Développer ses compétences tout en atteignant l’équilibre travail-vie personnelle, c’est possible!

• Télétravail offert jusqu’à 5 jours par semaine.
• Horaire flexible de 35 heures par semaine
• Variété de congés payés : 4 semaines de vacances, 13 jours fériés, 9 jours de maladies, etc.
• Régime de retraite (RREGOP).
• Mesures concrètes pour promouvoir de saines pratiques de gestion et d’organisation du travail.
• Et plus encore !

Vos principales responsabilités

TÂCHES PRINCIPALES

Gestion des documents

• Maintenir à jour le plan de classification et le calendrier de conservation et voir à son application au sein de l’organisation.
• Tenir à jour l’outil de gestion documentaire en collaboration avec les directions de l’Institut.
• Classer des documents à l’aide du plan de classification.
• Effectuer le déclassement des dossiers actifs et semi-actifs à l’aide du calendrier de conservation institutionnel, peu importe le support (numérique ou papier).
• Effectuer le versement des dossiers inactifs à Bibliothèque et archives nationales du Québec.
• Effectuer des tris documentaires ou des recherches dans les répertoires et ou dans les dossiers archivés.
• Recevoir les listes de déclassement annuelles du Centre de conservation des documents (CCD) et faire le suivi.
• Recevoir les factures et états de compte du CCD et faire le suivi avec la gestionnaire.
• Archiver annuellement ou lors des départs les boîtes courriel des gestionnaires.
• Collaborer à la rédaction de guides ou procédures.
• Offrir de l’aide et des informations pour toutes tâches en gestion de documents.
• Effectuer la recherche de documents sur demande et réactualiser au besoin les dossiers sous tous supports.
• Maintenir à jour les listes des emplacements virtuels et infonuagiques de conservation des documents par direction et unité.
• Soutenir l’implantation d’outil, de logiciel ou de méthodes de travail en lien avec la gestion et la conservation des documents.

Gestion de la correspondance

• Faire l’enregistrement quotidien des correspondances reçues et attribuer des mandats à l’aide du logiciel de gestion de correspondance.
• Offrir la formation et le soutien aux agentes administratives pour l’enregistrement de leur correspondance de direction.
• Effectuer des recherches de correspondance sur demande.
• Veiller au bon fonctionnement de l’outil en collaboration avec les différentes parties prenantes.
• Soutenir le déploiement et la gestion du changement du logiciel de gestion de correspondance.
• Effectuer toutes tâches connexes ou autres mandats à la demande du supérieur immédiat.

Votre profil

Savoir

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation ou un certificat universitaire en gestion des documents administratifs et des archives.
• Posséder un à trois (1 à 3) ans d’expérience comme technicien(ne) en documentation ou expérience équivalente.
• Être familier avec le domaine de la littérature scientifique et médicale.
• Maîtriser Office 365, notamment les fonctionnalités avancées de TEAMS, One Drive et de Sharepoint.
• Avoir déjà participé à un projet d’envergure en ressources informationnelles.
• Maîtriser la langue française écrite et parlée.
• Connaître le logiciel Gestion virtuelle/QoreUltima de Coginov (un atout).

Savoir-faire

• Détenir une rapidité d’apprentissage et d’exécution.
• Posséder une capacité d’analyse de synthèse et de lecture rapide.
• Savoir organiser son temps et gérer ses priorités.
• Démontrer une bonne capacité à résoudre des problèmes.
• Démontrer la capacité de répondre aux questions et aux demandes de différentes clientèles (usagers, équipes scientifiques, partenaires, fournisseurs).

Savoir-être

• Posséder de bonnes habiletés interpersonnelles.
• Démontrer une attitude d’écoute envers les collègues et les clients.
• Démontrer un excellent service à la clientèle.
• Avoir la capacité de travailler en équipe.
• Être discret et respectueux de la confidentialité des informations.
• Être rigoureux dans l’exercice de ses fonctions et avoir un souci du détail.
• Faire preuve d’autonomie et de polyvalence.
• Avoir du jugement et un bon esprit d’analyse.

Qui sommes-nous?

L’INSPQ est le centre d’expertise et de référence en santé publique du Québec. Il réunit les expertes et les experts les plus qualifiés dans des domaines très diversifiés. Notre objectif est de faire progresser les connaissances et les compétences en santé publique et de proposer des stratégies ainsi que des actions intersectorielles susceptibles d'améliorer l'état de santé et le bien-être de la population. Depuis sa création en 1998, l’INSPQ a produit des milliers d’études dont l’influence perdure à ce jour. Son personnel est amené à collaborer à de nombreux projets inspirants, notamment la rédaction du guide Mieux vivre avec notre enfant de la grossesse à deux ans, la création du premier test diagnostique de la COVID-19 disponible au Québec et le Système de surveillance et de prévention des impacts sanitaires des évènements météorologiques extrêmes.

Mettez vos compétences au service du mieux-être de la population!

Nous vous remercions pour votre intérêt envers l’INSPQ. Prenez note que nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue. L’INSPQ souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées. Nous vous invitons à nous faire part de tout besoin d’assistance en raison d’un handicap, pour le processus de sélection.