Entreprise: GCL

Service: Gestion des installations

Langue: Le ou la titulaire de ce poste travaille en anglais.

Catégories d’emplois: Permanent à temps plein

Modéle de travail: Au bureau

Renseignements supplémentaires : Ce(s) poste(s) est/sont actuellement vacant

L’opportunité :

Nous sommes une coopérative canadienne de services financiers de premier plan engagée à agir comme levier pour une société résiliente et durable, et notre équipe est essentielle au succès de cette stratégie. C’est pourquoi nos gens sont notre priorité. Nous offrons une culture d’entreprise vivante et des occasions de perfectionnement qui permettent à notre équipe d’exploiter tout son potentiel et de concrétiser notre raison d’être. Et le meilleur : vous travaillerez avec des personnes qui se soucient vraiment de vous, de notre clientèle et de nos collectivités.

Notre équipe des services organisationnels aspire à offrir son soutien et son expertise à nos partenaires d’affaires pour assurer leur réussite. Notre esprit d’innovation et de collaboration nous permet de livrer des solutions souples et durables et de nous engager à offrir une valeur ajoutée supérieure aux attentes.

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des installations agit comme premier point de contact par téléphone ou au bureau de la réception pour le personnel, les visiteurs et visiteuses, les fournisseurs et les entrepreneurs. Fournir du soutien administratif quotidien au bureau, y compris les services de courrier et de messagerie, les fournitures, les services de réunion pour assurer l’atteinte des objectifs principaux de la Gestion des installations. Prendre des décisions favorisant l’achèvement de son propre travail. La résolution de problèmes se fait en fonction des tâches imparties et des procédures et processus établis. Du soutien est offert en cas d’incertitude.

Comment vous créez un impact :

• Maintenir la réception et le hall d’entrée propres et en ordre.
• Répondre aux appels et accueillir les visiteurs et visiteuses avec professionnalisme.
• Établir la liaison avec l’équipe de sécurité et de gestion de l’immeuble pour s’assurer que le personnel peut accéder aux lieux.
• Garder un œil sur la boîte aux lettres de l’immeuble et répondre aux courriels du dossier de la réception.
• Procéder à des vérifications pour veiller au respect des exigences de sécurité essentielles.
• Gérer l’inventaire et les fournitures de bureau pour en garantir la disponibilité.
• Veiller à l’organisation, à l’entretien et à l’approvisionnement des cuisines, y compris des aires de rangement.
• Maintenir en ordre les salles de réunion, les bureaux sur réservation et les postes de travail en s’assurant qu’ils disposent des fournitures nécessaires et que les salles sont propres, organisées et en bon état.
• Contribuer au bon fonctionnement du bureau et notamment gérer le programme de santé et de sécurité.
• Distribuer efficacement le courrier chaque jour.
• Contribuer aux procédures d’accueil et d’intégration du nouveau personnel.
• Planifier et coordonner les rendez-vous avec les entrepreneurs et les fournisseurs.
• Traiter les factures liées à la gestion des installations, effectuer les paiements dans les délais impartis et maintenir à jour les dossiers.
• Fournir tout autre soutien administratif au besoin.

Comment vous brillez :

• Vous stimulez le changement et l’amélioration continue en vue de dépasser les attentes de la clientèle.
• Vous faites appel à votre esprit critique afin de cerner les problèmes et de proposer des solutions de façon proactive.
• Vos solides compétences en communication vous permettent de transmettre clairement les messages.
• Vous faites preuve d’un bon esprit d’équipe et vous partagez vos connaissances afin de soutenir vos pairs.

Pour joindre notre équipe :

• Diplôme collégial en administration des affaires
• 2 à 4 ans d’expérience de travail à titre de réceptionniste et en gestion des installations
• Connaissance de MS Office, y compris Word, Excel et Teams
• Compétences en matière de pensée critique
• Compétences en communication
• Travail d’équipe et collaboration

À savoir :

• Tâches opérationnelles répétitives qui exigent de la précision.
• Vous devrez effectuer un travail minutieux qui exige une grande concentration pendant de longues périodes.
• Si votre candidature est retenue, vos antécédents seront vérifiés comme condition d’embauche.

Comment vous en bénéficiez :

• Occasions de formation et de perfectionnement vous permettant de bâtir votre carrière.
• Horaire de travail flexible et congés rémunérés pour subvenir à vos besoins et à ceux de votre famille. Approche globale à l’égard de votre bien-être, programmes de santé physique et mentale et culture solidaire en milieu de travail.
• Journées de bénévolat rémunérées pour redonner à votre collectivité.
• En plus de nos salaires concurrentiels et de nos programmes incitatifs, les employées et employés admissibles bénéficient également d’un programme de rémunération globale complet, y compris des régimes d’épargne-retraite collectifs et une assurance collective (p. ex., assurance soins médicaux, mieux-être, soins dentaires, invalidité et vie), du soutien en santé mentale et un programme d’aide aux employés et employées.