VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Secrétariat général et direction de la gouvernance numérique

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction de la supérieure immédiate, effectue des tâches de nature technique à la gestion des documents et des archives. Effectue également des travaux administratifs relatifs aux dossiers du Secrétariat général de l’Université.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Participe à l’élaboration, au développement et procède à l'implantation et à la mise à jour d'un système de gestion documentaire, notamment d'un calendrier de conservation et de la structure de classement pour toutes les unités administratives. Participe à la mise à jour de l’Intranet de son service.
• Participe au suivi des échéances et de la gestion des dossiers du secrétariat général.
• Transfère des documents de l’état actif à l’état semi-actif ou à l’état de conservation permanente. Voit au tri et à l'élimination des documents et effectue le classement selon le procédurier et l'échéancier de conservation prévus. Réalise des activités de numérisation (préparation des documents, application des métadonnées, vérifications, etc.).
• Effectue le repérage et l'indexation des documents utiles aux personnes qui administrent ou qui effectuent des recherches et entreprend les recherches nécessaires à l'identification des documents déposés aux archives par les diverses unités administratives de l'établissement. Permet l’accès aux documents, assure le suivi et le reclassement.
• Assiste les personnes responsables des postes de classement dans leur gestion documentaire. Procède à la saisie de différentes informations pertinentes.
• Assure le fonctionnement d'un centre d’archives et est responsable de la circulation des documents.
• Voit à la conservation des registres de l'établissement tels que les ententes et contrats légaux; fait l'indexation et les rappels pour les échéances de renouvellement.
• Participe à la coordination des projets liés à la gestion documentaire et participe aux projets de sécurité de l’information, et ce, en collaboration avec les acteurs internes et externes pertinents.
• Participe à l’élaboration des procédures opérationnelles spécifiques à son secteur.
• Réaménage, au besoin, l'installation physique des lieux de travail et voit à la réalisation et à la mise à jour de l'inventaire des documents et de leurs contenants.
• Tient à jour les bases de données servant à l'identification des documents et au fonctionnement du service.
• Collabore à la préparation des avis d’inscription pertinents à la présentation des dossiers aux différentes instances et assiste la Secrétaire générale en participant aux instances relevant de sa compétence.
• Participe à l’organisation et à la préparation des réunions de différentes instances, assure la préparation des dossiers et assiste, s’il y a lieu, les personnes responsables de leur présentation.
• Participe à la rédaction des projets de procès-verbaux des instances auxquelles il ou elle assiste et voit à la transmission de décisions et d’informations qui en découlent. Participe à la mise à jour et aux modifications du répertoire de la réglementation de l’Université, conformément aux décisions des différentes instances.
• Effectue des recherches dans la documentation ou auprès des personnes ressources afin d'obtenir ou de fournir des renseignements relatifs à son travail.
• Prépare des rapports, compile des statistiques et peut participer à l'élaboration des prévisions budgétaires de son secteur.
• Dans l'accomplissement de ses fonctions, cette personne peut être appelée à diriger du personnel de soutien, à collaborer à son entraînement, à répartir le travail, à en vérifier l'exécution et, à la demande de la supérieure ou du supérieur immédiat à donner son avis lors de l’évaluation.

EXIGENCES

Diplôme d'études collégiales en technique de la documentation ou scolarité équivalente.

2 ans d'expérience pertinente.

• Très bonne connaissance linguistique en français écrit (sera validé par un test);
• Bonne connaissance en informatique;
• Connaissance de la suite Office;
• Connaissance de Sharepoint;
• Habileté reconnue en organisation du travail;
• Être minutieux et structuré.

MODE DE TRAVAIL

Possibilité de télétravail en mode hybride, 2 jours en présentiel

TYPE DE POSTE

Régulier

MILIEU INCLUSIF

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.

Si vous rencontrez des difficultés avec le dépôt de votre candidature, contactez support@workland.com