Notre parcours

À propos de vous :

Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

À propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation.

L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers.

Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

Overview

Nous cherchons une personne très organisée et soucieuse du détail pour épauler nos équipes de projet pour les tâches suivantes :

• Gestion et structuration de documents;
• Suivi des échéanciers;
• Contrôle des données financières
• Documentation de projets de grande qualité.

Ce rôle est essential à la visibilité de projet, à la précision et à l’efficacité globale de l’équipe.

Responsabilités

1.Suivi de projets dans Smartsheet

• Établir la structure du projet, les échéanciers et les champs de données dans Smartsheet
• Maintenir et mettre à jour les échéanciers de projet de façon régulière
• Faire des suivis auprès des chargés de projet sur les bilans de progrès
• Veiller à l’exactitude et l’intégrité des données
• Effectuer des suivis pour tenir les échéanciers à jour

2.Suivis financiers et facturation

• Programmer les budgets des projets dans Smartsheet
• Entrer les contrats avec les bonnes descriptions et valeurs
• Suivre les dépenses et les écarts
• Préparer les factures progressives
• Soutenir les flux de travail d’approbation internes
• Vérifier les informations de facturation des clients
• Fournir un soutien occasionnel pour la facturation mensuelle

3.Gestion de documentation et procédures d’approvisionnement

• Préparer et maintenir les gabarits de documents
• Coordonner les procédures d’approvisionnement et de soumission
• Émettre des demandes pour des propositions et devis
• Gérer les questions et les clarifications
• Recevoir, organiser et valider les soumissions
• Entrer les données dans les tableurs de comparaison
• Identifier les informations manquantes ou irrégulières
• Préparer les documents de synthèse et de présentation

4.Amélioration continue

• Améliorer les flux de travail et procédures pour les documents
• Mettre au point des gabarits et outils internes
• Recommander des solutions liées à l’automatisation ou à l’efficacité
• Contribuer aux bonnes pratiques

5.Soutien à l’équipe

• Préparation de propositions de soutien
• Maintien des gabarits de l’entreprise
• Fournir occasionnellement du soutien administratif
• Autres tâches connexes liées à la fonction

______________

Responsibilities

1.Project tracking in Smartsheet

• Set up project structure, schedules, and data fields in Smartsheet
• Maintain and update project schedules regularly
• Follow up with Project Managers on progress updates
• Ensure data accuracy and integrity
• Perform follow-ups to keep schedules current

2.Financial tracking and invoicing

• Set up project budgets in Smartsheet
• Enter contracts with proper descriptions and values
• Track expenses and variances
• Prepare progressive invoices
• Support internal approval workflows
• Verify client billing information
• Provide occasional support with monthly invoicing

3.Documentation management and procurement processes

• Prepare and maintain document templates
• Coordinate procurement and bid processes
• Issue requests for proposals and quotations
• Manage questions and clarifications
• Receive, organize and validate submissions
• Enter data into comparison spreadsheets
• Identify missing or irregular information
• Prepare summary and presentation documents

4.Continuous improvement

• Improve document workflows and processes
• Develop templates and internal tools
• Recommend automation or efficiency solutions
• Contribute to best practices

5.Team support

• Support proposal preparation
• Maintain company templates
• Provide occasional administrative support
• Perform other related duties as required

Qualifications

PROFIL DU CANDIDAT

Ce poste convient à une personne qui possède les atouts suivants :

• Aime travailler avec des documents, des données et des systèmes
• Est très organisée et méthodique
• Est dotée d’un fort souci du détail
• Sait bien gérer plusieurs priorités
• Est à l’aise à faire des suivis auprès des gens
• Se sent à l’aise dans un milieu dynamique
• Sait proposer des améliorations
• Sait travailler de façon autonome

COMPÉTENCES REQUISES

• Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), avec parfaites grammaires;
• Connaissance avancée de Smartsheet, Excel ou outils similaires
• De fortes aptitudes pour Word et PowerPoint
• À l’aise à gérer de grands volumes de données
• Compréhension financière de base
• Un excellent sens de l’organisation

Atouts:

• Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d’aménagement d’espace.
• Connaissance du domaine de la construction, des aménagements de bureau.
• Expérience au sein d’un bureau de gestion de projets ou immobilière, de design ou d'ingénierie.

______________

CANDIDATE PROFILE

This role is a good fit for someone who:

• enjoys working with documents, data and systems
• is highly organized and methodical
• has strong attention to detail
• handles multiple priorities well
• is comfortable following up with people
• enjoys a fast-paced environment
• suggests improvements
• works autonomously

REQUIRED SKILLS

• Bilingualism (French and English) is required, both spoken and written, with excellent grammar in both languages.
• Advanced working knowledge of Smartsheet, Excel or similar tools
• Strong skills in Word and PowerPoint
• Comfort with managing large volumes of data
• Basic financial understanding
• Strong organizational skills

Assets:

• Knowledge of architectural drawings and space planning/furniture concepts.
• Familiarity with the construction and office fit-out industry.
• Experience in a project management, real estate, design, or engineering firm.

Our Equal Opportunity Commitment

Notre engagement d’égalité des chances

Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité.

La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi.

Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle.

Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste.

Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !