Job Title:

Bilingual Candidate Administrator

Exam Delivery

Detailed Description

The Royal College of Physicians and Surgeons of Canada is a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada. Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners with patients, Fellows, residents, and other health care collaborators to lead specialty medical education through setting standards, assessment, and enabling continuous learning so that we can provide the best care possible for patients.

Reporting to the Manager, Exam Delivery, the Candidate Administrator is responsible for the work relating to the candidates from registration until the completion of their examinations. The incumbent monitors the progress of tasks and ensures that established goals and deadlines are met.

Here’s an insight into your typical day to day:

• Administers and coordinates the day-to-day activities and functions related to the candidate section to ensure that the appropriate candidates are registered for the examinations.
• Oversees shared inbox and answers phone calls from candidates. Uses templates and sound judgement to provide exceptional candidate support.
• Develops, reviews, and updates all material pertaining to candidates such as registration information, appointment letters, and certification dates to ensure candidates can participate in the examinations.
• Documents processes and procedures for training and information management purposes.
• Supports other work in the unit to ensure the initiatives are completed.
• Creates and maintains a variety of reports using various tools including but not limited to Microsoft Excel and Power BI. Applies best practices when working with and manipulating data.

Does this sound like you?

• Level of education, training, and experience equivalent to a certificate or diploma in Business Administration or another related field.
• 3 years of directly related experience in a medical or educational environment.
• Able to work effectively (written and oral) in English and French.
• Ability to establish priorities, very good problem-solving and organizational skills.
• Works well under pressure, meet numerous deadlines, exercise good judgment, take initiative, and respect the confidentiality of records.
• Proficiency in Word, Excel, PowerBI Internet and database functions.
• Knowledge of medical terminology would be considered an asset.
• This position may require overtime and weekend work prior to and during examination sessions.
• Bilingual French English required.

How to get noticed?

Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by November 07, 2025.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Band 4 - Salary ranges from $51,106.00 to $63,933.00

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Titre du poste

Administrateur ou administratrice des candidatures

Prestation des examens

Description détaillée

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement dans le but d’encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada. Il compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à la population. Le Collège royal et ses membres font équipe avec les patientes et patients, les médecins en formation, ainsi que toute la communauté des soins de santé pour jouer un rôle de chef de file en matière de formation médicale spécialisée en établissant des normes, en procédant à des évaluations et en favorisant l’apprentissage continu en vue d’optimiser les soins.

Relevant de la gestionnaire, Prestation des examens, vous serez responsable des activités relatives aux candidatures, et ce, de l’inscription jusqu’à la fin des examens. Vous surveillerez la progression des tâches et assurerez le respect des objectifs et échéances.

Aperçu de votre rôle au quotidien

• Administrer et coordonner les activités et les fonctions courantes relatives aux candidatures afin de veiller à ce que les personnes concernées soient inscrites aux examens.
• Élaborer, examiner et mettre à jour tous les documents de candidature, comme les renseignements sur l’inscription, les lettres de convocation et les cartes d’admission en vue de la participation aux examens.
• Documenter les processus et les procédures aux fins de formation et de gestion de l’information.
• Contribuer à d’autres activités de l’Unité afin de mener à bien les initiatives.
• Créer et tenir à jour divers rapports à l’aide d’outils, dont Microsoft Excel et Power BI. S’inspirer des pratiques exemplaires lors de l’utilisation et de la manipulation des données.

Ce profil vous correspond?

• Niveau de formation et d’expérience équivalent à un certificat ou un diplôme en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Trois ans d’expérience en lien direct avec le poste, dans un milieu lié à la médecine ou à l’éducation.
• Être en mesure de travailler efficacement en français et en anglais (écrit et oral).
• Capacité d’établir des priorités, excellentes compétences en gestion de problèmes et grand sens de l’organisation.
• Capacité de travailler efficacement sous pression, de respecter de nombreux délais, de faire preuve de bon jugement, de prendre l’initiative et de respecter la confidentialité des dossiers.
• Aisance à utiliser les logiciels Word, Excel, Power BI, Internet et les fonctions de bases de données.
• Connaissance de la terminologie médicale, un atout.
• La personne titulaire de ce poste peut devoir faire des heures supplémentaires et travailler la fin de semaine avant et pendant les séances d’examen.
• Le bilinguisme requis.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 7 novembre 2025.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2SLGBTQIA+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Échelon 4 – Salaire de 51 106 $ à 63 933 $