Compensation Pay Range:

$43.08-$50.70

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

The Project Coordinator contributes to the development, implementation, evaluation, and on-going coordination of activities related to BORN projects and initiatives. The incumbent will have demonstrated knowledge and experience in project management and coordination activities including excellent communication skills (both verbal and written), project development, project implementation, process redesign, project monitoring, project budget development/ management, communications, quality, risk and evaluation.

RESPONSIBILITIES

• Lead the integration and coordination of all projects to create consistent, coherent documentation used to guide both project execution and project control
• Coordinate changes across the entire project
• Develop project schedules including identifying activities to produce project deliverables, identifying dependencies, number of work periods, analyzing activity sequences, activity durations, and resource requirements
• Develop and monitor the project budgets including assisting in the process for determining resources and quantities and allocation of overall cost estimates
• Lead the development of all required project documentation, inclusive of job descriptions, terms of reference, criteria for admission and termination, etc.
• Work with project teams to evaluate project performance, monitor specific project results and identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance.
• Work with the project teams to identify, document, and assign project roles, responsibilities, and reporting relationships for the human resources for the projects.
• Determine the information and communications needed by the stakeholders and ensure needed information is available to project stakeholders in a timely manner.
• Collect and disseminate project documentation (e.g. status reporting, progress measurement, and forecasting).
• Assess and implement risk analysis activities and mitigation strategies for projects.
• Ensure that team members are provided with and use the appropriate procedures, equipment and material to perform assigned duties.
• Ensure that team members perform work in accordance with the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO Corporate/Departmental policies and procedures. Ensure that appropriate action is recommended for those team members who do not work in compliance with the Act.
• Provide support to Program/ Managers/Leads as required
• Perform other related duties as assigned by supervisor.
• Exemplify and advance BORN's health equity journey to promote equity, diversity, inclusion, justice, and indigeneity within BORN, its data holdings, and its stakeholder relations for the betterment of all pregnant and birthing people in Ontario.

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)

• University Degree in a health-related field (Preferred)

• Minimum three (3) years of related experience (Essential)

• Competency with the Microsoft Office suite of tools (Essential)

• Project Coordination/Management experience (Essential)

• Self-directed with the advanced ability to plan, organize and prioritize projects according to priority, and ability to ask questions and to identify difficulties in meeting deadlines (Essential)

• Experience working with a Prescribed Registry under PHIPA (Preferred)

• Bilingualism – French/English (Preferred)

• Project Management Certification (Preferred)

• LEAN Certification (Preferred)

• Experience working with project scheduling software such as Microsoft Project (Preferred)

• Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements

• Timeline may be extended or shortened based on operational needs

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Le ou la titulaire contribue à l’élaboration, la mise en œuvre, l’évaluation et la coordination continue des activités liées aux projets et initiatives de BORN. Le titulaire ou la titulaire devra démontrer des connaissances et de l’expérience dans les activités de gestion et de coordination de projets, y compris d’excellentes compétences en communication (orale et écrite), dans l’élaboration, la mise en œuvre, la refonte des processus, le suivi des projets, dans l’élaboration et la gestion du budget des projets, leur communication, qualité, les risques y afférents ainsi que leur évaluation.

RESPONSABILITÉS

• Diriger l’intégration et la coordination de tous les projets dans le but de créer une documentation consistante, cohérente utilisée pour guider leur suivi et leur exécution
• Coordonner les changements qui se produisent dans l’ensemble des projets
• Élaborer les calendriers des projets, y compris l’identification des activités qui produisent les livrables, l’identification des dépendances, du nombre de périodes de travail, l’analyse des séquences d’activités, de leurs durées et des besoins en ressources
• Élaborer les budgets des projets, en faire le suivi, y compris assister dans le processus de détermination des ressources et des allocations ainsi que dans la répartition des prévisions de dépenses générales
• Diriger l’élaboration de tous les documents de projets requis, y compris les descriptions de poste, les cadres de référence, les critères d’acceptation et de résiliation, etc.
• Travailler avec les équipes des projets en vue d’évaluer la performance de ces derniers, de veiller aux résultats de projets spécifiques et d’identifier les moyens d’éliminer les causes des rendements insatisfaisants
• Travailler avec les équipes des projets dans le but d’identifier, de documenter et d’assigner, dans les projets, les rôles, des responsabilités et des rapports hiérarchiques pour les ressources humaines des projets
• Déterminer les renseignements et les communications dont les différents acteurs des projets ont besoin, et s’assurer que ces informations leur sont disponibles en temps opportun
• Collecter et diffuser la documentation des projets (par exemple : les rapports d’étape, les indicateurs de progrès, et les prévisions)
• Évaluer et mettre en œuvre des activités d’analyse de risques et des stratégies d’atténuation pour les projets.
• S’assurer que les membres de l’équipe ont reçu et utilisent les procédures, des équipements et le matériel appropriés en vue d’accomplir les tâches assignées
• S’assurer que les membres de l’équipe accomplissent leur travail en conformité avec les règlements et la Loi sur la santé et la sécurité au travail et en accord avec toutes les politiques et procédures de CHEO en général et avec celles de ses différents services. S’assurer que des mesures appropriées sont recommandées pour les membres d’équipe qui ne travaillent pas en conformité avec la Loi
• Fournir, au besoin, du soutien aux gestionnaires de programme
• Accomplir d’autres tâches connexes assignées par le superviseur

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme universitaire dans un domaine connexe à la santé (Préférable)

• Minimum de trois (3) ans d’expérience connexe (Essentiel)

• Compétence de l’utilisation de la série d’outils Microsoft Office (Essentiel)

• Expérience de travail avec un registre prescrit sous la PRPS (Essentiel)

• Connaissance informatique dans le domaine des logiciels de projet (par ex. Microsoft Project) (Essentiel)

• Expérience dans la coordination et la gestion de projet (Essentiel)

• Expérience de l’utilisation d’un registre prescrit en vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la santé (LPPS) (Préférable)

• Autonome, ayant d’excellentes capacités de planifier, d’organiser et de classer les projets par ordre de priorité; et possédant des capacités de poser des questions et d’identifier les difficultés dans le respect des délais (Essentiel)

• Bilingue – Français/Anglais (Préférable)

• Certification en gestion de projet (Préférable)

• Certificat en LEAN (Préférable)

• Expérience de l’utilisation de logiciels de planification de projets tels que Microsoft Project (Préférable)

• L’expérience et une formation reconnue combinées à un rendement et une capacité démontrées peuvent suppléer aux exigences de formation et d’expériences stipulées.

• Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à

TalentAcquisition@cheo.on.ca

. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.