Type d’emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d’emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Centre de santé et mieux-être - Fonctionnement

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/16

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/10/26

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 06

Échelle salariale :

$54,118.00 - $68,361.00À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste:

L’administrateur ou l’administratrice de bureau médical joue un rôle essentiel dans l’amélioration des soins aux patients et dans le bon déroulement des activités quotidiennes du bureau médical, tout en veillant à la fluidité des services tels que les références, les analyses de laboratoire, la facturation et la documentation. Le ou la COA doit également traiter les informations sensibles de manière confidentielle, avec professionnalisme et tact.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Soutien clinique : Préparer les salles d’examen, incluant le nettoyage et l’installation du matériel. Assister les professionnels de la santé lors des examens des patients (en tant que chaperon) et lors de certaines tâches cliniques (ex. : tests urinaires, remplissage de documents). Prendre et consigner les signes vitaux des patients. Aider au traitement des prélèvements sanguins, à leur identification et à l’interaction avec le laboratoire.
• Documentation : Préparer des rapports, factures, états financiers, lettres, antécédents médicaux et dossiers médicaux. Remplir les formulaires d’admission et d’historique médical. Maintenir un système de classement efficace et confidentiel en ouvrant les dossiers patients (électroniques et physiques) et en veillant à ce que tous les documents soient correctement ajoutés.
• Rapports : Recevoir/envoyer les demandes de consultations et d'examens provenant des professionnels de la santé. Tenir à jour les rapports d’examens en attente et effectuer un suivi. Le titulaire du poste peut donc être appelé à communiquer avec les laboratoires, les professionnels de la santé et les compagnies d’assurance.
• Références : Compléter les demandes de référence vers des spécialistes à l’extérieur du Centre de santé et mieux-être étudiant. Envoyer par télécopieur ou courriel les formulaires de référence et la documentation appropriée. Planifier les rendez-vous pour les étudiants et mettre à jour leur dossier électronique. Communiquer les résultats d’examens aux étudiants sur instruction des professionnels de la santé. Coordonner et traiter toutes les communications entrantes et sortantes liées aux références.
• Service à la clientèle : Effectuer les suivis nécessaires pour les résultats de tests et autres documents confidentiels. Aider les étudiants à remplir les formulaires et historiques médicaux. Offrir un soutien aux fonctions de réception si nécessaire, y compris l’accueil, les appels téléphoniques et l’enregistrement des étudiants à leur arrivée.
• Tâches administratives : Maintenir l’inventaire des fournitures médicales et s’assurer que les commandes sont passées au besoin. Veiller à ce que toutes les salles soient toujours bien approvisionnées et réapprovisionner au besoin.

Ce que vous apportez :

• Formation postsecondaire en administration médicale / secrétariat médical ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Expérience avec un système de dossier médical électronique (DME) (ex. : Telus, PS Suite, OSCAR, Purkinje).
• Bilinguisme (français et anglais, à l’oral comme à l’écrit).
• Expérience en clinique médicale.
• Expérience en service à la clientèle.
• Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
• Expérience dans un environnement exigeant la gestion et la protection d’informations hautement confidentielles.
• Discrétion.
• Fiabilité et bon jugement.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à produire un travail de qualité sous pression et à respecter des délais serrés.
• Connaissances des systèmes et logiciels informatiques, y compris les systèmes financiers, tableurs, bases de données, Internet et courriel.
• Excellentes aptitudes à résoudre des problèmes.
• Capacité démontrée à travailler efficacement en équipe ainsi que de manière autonome.
• Excellente gestion du temps et des priorités.
• Capacité à gérer des situations délicates avec professionnalisme.
• Grande éthique de travail.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.