Business Support Eastern Canada

The Business Support role is responsible for managing accounts receivable, accounts payable, and time entry for the mine site or branch location, while also assisting the Site Supervisor with customer reporting, safety documentation, and coordinating and documenting training for team members. This position also involves data entry and reporting for customers within the tire management system. It is a remote role with occasional travel, typically up to three times a yea, to various provinces in Canada and the Sudbury office, though business needs may sometimes require more. We’re seeking someone who is skilled in problem-solving, confident with Excel, and comfortable handling quoting, billing, and transport coordination. The ideal candidate will also be capable of building out processes, but the primary focus will be administration and working from home, with a balanced workload.

CORE RESPONSIBILITIES

Health, Safety & Environment

• Assist in preparing the monthly Kal Tire Health and Safety reporting documents

• Learn and understand customer specific policies, Kal Tire Health and Safety policies and standards, and role model the expected behaviors

• Contribute to the development and implementation of environmental goals and objectives

• Participate in monthly team safety meetings

Training & Development

• Work with Site Supervisors to coordinate the training and certification requirements for team members and sub-contractors at each site

• Liaise with the customer’s organization to ensure team members get appropriate training

• Document and update customer specific training and requirements

• Provide the Site Supervisors the training and security passes required for team members and file site specific training documents

• Arrange, track and maintain site access for Kal Tire operated vehicles at the branch

Inventory, Accounts Receivables, Accounts Payable

• Enter team member time for labour billing in customer system

• Providing accurate reporting of inventory, invoicing and safety statistics for customers

• Monitor accounts receivables, correcting any administration issues that relate to outstanding receivables

• Provide monthly receivables report to Sales Manager with details on any outstanding invoices.

• Follow Kal Tire policies and procedures with respect to Accounts Payable to ensure the proper authority is used to purchase goods or services and ensure the timely and accurate payment of our suppliers.

• Initiates and follows up on requisitions to the customer for support equipment and resources as required utilizing their established protocols

Team Member Support

• Ensure time entry data is accurate recorded on time in the PeopleSoft payroll system

• Coordinate flights and camp accommodations for team members at the branch (as required)

• Knowledgeable of the Collective Bargaining Agreements (CBAs) for each site (if applicable) to enter vacation, sick, worked and unworked time appropriately

Policies and Procedures

• Understand the procurement policies and procedures of the customer and ensure the billing follows standards at all times.

• Follow generally accepted accounting policies and practices as it relates to accounts receivable.

• Follow Kal Tire policies and procedures with respect to Accounts Payable to ensure the proper authority is used to purchase goods or services and ensure the timely and accurate payment of our suppliers.

Technology

• Update, maintain and report in the Kal Tire, TOMS system

• Enter and update time records in the PeopleSoft system

Purchasing and Distribution

• Ability to learn and execute on the Kal Tire inventory ordering and delivery process

• Facilitate prompt delivery of product to site with the correct documentation

• Ensure product is properly received and billed out utilizing corporate systems

WORK EXPERIENCE

• 2-4 years of office or administrative experience

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES

• Excellent organizational and interpersonal communication skills

• Strong Microsoft Office skills (e.g. Excel, Word, PowerPoint, etc.)

• Strong analytical, problem solving, negotiating, influencing, prioritization, decision-making, and conflict resolution skills

• Ability to exercise sound judgment to identify and resolve problems, under pressure

• Able to deliver effective results, meet tight deadlines and targets

• Motivated, self-starter who can find solutions

• Ability to learn new skills quickly

EDUCATION

• High School diploma or equivalent (GED)

NEGOTIABLE REQUIREMENTS

• Certificate or diploma in office administration

• Experience with a payroll system (e.g. PeopleSoft)

• Experience with a Materials Management system (KINs)

• Experience with CDMS, SAP billing systems

We thank all applicants for their interest, however, only those under consideration will be contacted

Soutien aux activités – Canada de l’Est

Le rôle de Soutien aux activités est responsable de la gestion des comptes clients, des comptes fournisseurs et de la saisie du temps pour le site minier ou l’emplacement de la succursale, tout en aidant le superviseur de site avec les rapports clients, la documentation en matière de sécurité, et la coordination et la documentation de la formation des membres de l’équipe. Ce poste implique également la saisie de données et les rapports pour les clients dans le système de gestion des pneus. Il s’agit d’un poste à distance avec des déplacements occasionnels, généralement jusqu’à trois fois par an, dans diverses provinces du Canada et au bureau de Sudbury, bien que les besoins de l’entreprise puissent parfois en nécessiter davantage. Nous recherchons quelqu’un qui possède des compétences en résolution de problèmes, qui est à l’aise avec Excel et qui maîtrise la tarification, la facturation et la coordination du transport. Le candidat idéal sera également capable de développer des processus, mais l’accent principal sera mis sur l’administration et le travail à domicile, avec une charge de travail équilibrée.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Santé, sécurité et environnement

• Aider à la préparation des documents mensuels de rapport de santé et sécurité de Kal Tire
• Apprendre et comprendre les politiques spécifiques des clients, les politiques et normes de santé et sécurité de Kal Tire, et servir de modèle pour les comportements attendus
• Contribuer au développement et à la mise en œuvre des objectifs environnementaux
• Participer aux réunions mensuelles de sécurité de l’équipe

Formation et développement

• Travailler avec les superviseurs de site pour coordonner les exigences de formation et de certification des membres de l’équipe et des sous-traitants sur chaque site
• Collaborer avec l’organisation du client afin de s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent la formation appropriée
• Documenter et mettre à jour la formation et les exigences propres aux clients
• Fournir aux superviseurs de site la formation et les laissez-passer de sécurité requis pour les membres de l’équipe et classer les documents de formation spécifiques au site
• Organiser, suivre et maintenir l’accès au site pour les véhicules exploités par Kal Tire à la succursale

Inventaire, comptes clients, comptes fournisseurs

• Saisir le temps des membres de l’équipe pour la facturation de la main-d’œuvre dans le système client
• Fournir des rapports précis sur l’inventaire, la facturation et les statistiques de sécurité pour les clients
• Surveiller les comptes clients, en corrigeant tout problème administratif lié aux créances en souffrance
• Fournir un rapport mensuel des comptes clients au directeur des ventes avec les détails des factures en souffrance
• Suivre les politiques et procédures de Kal Tire relatives aux comptes fournisseurs afin de s’assurer que l’autorité appropriée est utilisée pour l’achat de biens ou services et garantir le paiement rapide et exact de nos fournisseurs
• Initier et assurer le suivi des demandes adressées au client pour l’équipement de soutien et les ressources nécessaires, en utilisant leurs protocoles établis

Soutien aux membres de l’équipe

• Veiller à ce que les données de saisie du temps soient enregistrées avec précision et à temps dans le système de paie PeopleSoft
• Coordonner les vols et les hébergements en camp pour les membres de l’équipe à la succursale (au besoin)
• Connaissance des conventions collectives (CC) de chaque site (le cas échéant) afin de saisir correctement les congés, les maladies, le temps travaillé et non travaillé

Politiques et procédures

• Comprendre les politiques et procédures d’approvisionnement du client et veiller à ce que la facturation respecte les normes en tout temps
• Suivre les politiques et pratiques comptables généralement reconnues en ce qui concerne les comptes clients
• Suivre les politiques et procédures de Kal Tire relatives aux comptes fournisseurs afin de s’assurer que l’autorité appropriée est utilisée pour l’achat de biens ou services et garantir le paiement rapide et exact de nos fournisseurs

Technologie

• Mettre à jour, maintenir et produire des rapports dans le système TOMS de Kal Tire
• Saisir et mettre à jour les enregistrements de temps dans le système PeopleSoft

Achats et distribution

• Capacité d’apprendre et d’exécuter le processus de commande et de livraison d’inventaire de Kal Tire
• Faciliter la livraison rapide des produits au site avec la documentation appropriée
• S’assurer que les produits sont correctement reçus et facturés en utilisant les systèmes de l’entreprise

EXPÉRIENCE DE TRAVAIL

• 2 à 4 ans d’expérience en bureau ou en administration

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Excellentes compétences organisationnelles et en communication interpersonnelle
• Solides compétences avec Microsoft Office (par ex. Excel, Word, PowerPoint, etc.)
• Compétences poussées en analyse, résolution de problèmes, négociation, influence, priorisation, prise de décision et résolution de conflits
• Capacité à faire preuve de jugement éclairé pour identifier et résoudre les problèmes sous pression
• Capacité à fournir des résultats efficaces, respecter des délais serrés et atteindre des objectifs
• Motivation, autonomie et capacité à trouver des solutions
• Capacité d’apprendre de nouvelles compétences rapidement

FORMATION

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent (GED)

EXIGENCES NÉGOCIABLES

• Certificat ou diplôme en administration de bureau
• Expérience avec un système de paie (par ex. PeopleSoft)
• Expérience avec un système de gestion des matériaux (KINs)
• Expérience avec les systèmes de facturation CDMS, SAP

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seuls ceux retenus pour une entrevue seront contactés.

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