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A propos de BusPas

Rejoignez l'équipe BusPas et participez à la révolution de la mobilité durable et de la ville intelligente ! Basée à Montréal, nous sommes une start-up technologique dédiée à l'amélioration de l'expérience utilisateur et de l'efficacité des transports publics et des opérations de la ville intelligente.
BusPas a développé un écran intelligent de pointe intégré aux arrêts de bus, appelé "SCiNe". Entièrement équipé de capteurs IoT et alimenté par un CPU/GPU Nvidia, le SCiNe recueille des données précieuses et utilise des applications d'IA pour améliorer l'expérience des utilisateurs et des opérateurs. Premier du genre, le SCiNe est le fondement d'un écosystème plus large pour les données ouvertes et la mobilité durable dans les villes intelligentes.

Faites partie de notre entreprise innovante et avant-gardiste et ayez un impact réel sur l'avenir de la mobilité.

A propos du poste :
L'assistant(e) de direction fournira un soutien administratif de haute qualité aux membres de notre équipe de direction. Pour réussir dans cette fonction, vous devez avoir le souci du détail tout en étant adaptable, être capable de prendre des initiatives et de travailler de manière indépendante tout en faisant partie d'une équipe, et faire preuve de discrétion tout en gérant des informations confidentielles.
CE POSTE EST À POURVOIR UNIQUEMENT EN PRÉSENTIEL

Le(a) candidat(e) idéal(e) est très motivé, professionnel(le) et capable de prendre des décisions dans le cadre de ses responsabilités tout en tenant les dirigeants informés.

Responsabilités :

• Gestion du calendrier

  • Gérer le calendrier d'une équipe de dirigeants, ce qui nécessite une interaction avec des parties internes et externes.

  • Déterminer les priorités tout en gérant des échéances conflictuelles, dans un environnement en constante évolution.

  • Évaluer et réviser les priorités et les calendriers lorsque des situations inattendues surviennent, en faisant preuve d'initiative, d'indépendance de jugement et de tact.

• Participer à la planification et à la coordination de réunions et d'événements.

• Organiser la correspondance des réunions, assurer de manière indépendante le suivi des mesures à prendre, tenir à jour les dossiers et préparer la correspondance et d'autres documents de présentation.

• et gérer le rapprochement et la soumission des dépenses.

• Coordonner les déplacements nationaux et internationaux des cadres.

• des tâches de bureau générales, y compris l'entretien des fournitures et des équipements pour les cadres et les bureaux généraux de la direction.

• Fournir une assistance en matière de gestion de la relation client (CRM), notamment en saisissant les profils des comptes et des contacts, en saisissant les actions à entreprendre et en fournissant des rapports.

• Participer à l'organisation de salons professionnels et de conférences, y compris les inscriptions, l'organisation des voyages et l'expédition du matériel.

• Assurer la suppléance du chef de bureau en fonction des besoins.

Exigences / Compétences

• Au moins cinq ans d'expérience dans le domaine du soutien administratif au sein d'une entreprise ou d'une organisation de services financiers, avec une expérience de travail pour plusieurs cadres en même temps.

• Formation post-secondaire ou combinaison de formation et d'expérience professionnelle.

• Excellentes compétences en matière de prise de décision, d'analyse et de résolution de problèmes.

• Esprit de service à la clientèle démontré.

• Compétences exceptionnelles en Microsoft Office365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, SharePoint).

• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, pour interagir avec un large éventail de personnes et établir des relations de confiance.

• Démonstration de solides capacités d'organisation, avec l'aptitude à gérer des priorités multiples et des charges de travail fluctuantes, tout en respectant des échéances strictes.

• Faire preuve de professionnalisme, de respect de la confidentialité et de traitement approprié des informations sensibles.

• Faire preuve de discernement, de flexibilité, d'initiative, de créativité, d'une attitude et d'une image professionnelles positives.

• Capacité à travailler de manière autonome et à faire partie d'une équipe.

• Parfaitement bilingue en anglais et en français

  Nous sommes une jeune start-up technologique et nous accordons beaucoup d'importance à l'adéquation culturelle. Le(a) candidat(e) idéal(e) doit posséder

• La capacité de communiquer clairement avec tous les membres de l'équipe.

• Un engagement inébranlable envers le projet, la vision, l'équipe et l'entreprise.

• Créativité - il y aura de nouveaux défis chaque jour.

• Flexibilité - Chaque personne doit être prête à faire ce qu'il faut pour aider l'organisation à se développer.

About BusPas

Join the BusPas team and be a part of revolutionizing sustainable mobility and smart city! Based in Montreal, we are a technology start-up dedicated to improving the user experience and efficiency of public transportation and smart city operations.

BusPas developed a cutting-edge smart display integrated into bus stops, called "SCiNe". Fully equipped with IoT sensors and powered by an Nvidia CPU/GPU, the SCiNe collects valuable data and uses AI applications to enhance the experience for both users and operators. As the first of its kind, the SCiNe is the foundation of a larger ecosystem for open data and sustainable mobility in smart cities.

Be a part of our innovative and forward-thinking company and make a real impact on the future of mobility.

About the position:

The Office Manager will provide high-quality administrative support to members of our team. To be successful in this role, you must be detail oriented but adaptable; able to take initiative and work independently while being part of a team, and exercise discretion while managing confidential information.

THIS POSITION IS IN OFFICE ONLY

The ideal candidate is highly self-motivated, professional, and able to make decisions within the scope of accountability while keeping leaders informed.

Responsibilities:

• Calendar Management

  • Manages calendar for team of leaders, which requires interaction with both internal and external parties.
  • Determine priorities while dealing with conflicting deadlines, in a fast-paced environment.
  • Evaluate and revise priorities & schedules when unexpected situations arise, using initiative, independent judgment, and tact.

• Participate in the planning and coordination of meetings and events.

• Organize meeting correspondence, independently follow-up on action items, maintaining files, and preparing correspondence and other presentation materials.

• Prepares and manages expense reconciliation and submission.

• Coordinates domestic and international travel for executives.

• Assists with expense reports

• General office duties including supplies and equipment maintenance and the general executive offices.

• Participates in the execution of trade shows and conferences, including registrations, travel arrangements, and shipping of materials.

• Assists with ad hoc logistics.

• Create purchase orders

• Purchase and manage office snacks

Requirement / Skills

• Minimum 5 years’ administrative support experience in a business or financial services organization with experience in working for multiple executives at the same time.
• Post-secondary education, or a combination of education and work experience
• Excellent decision-making, analytical and problem-solving skills
• Exceptional Microsoft Office365 skills (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, SharePoint)
• Excellent interpersonal and communication skills, both written and verbal to interact with a wide variety of individuals, building trusting relationships.
• Demonstrated strong organizational capabilities with the ability to handle multiple priorities and fluctuating workloads, while adhering to strict deadlines
• Demonstrated business professionalism, respect for confidentiality and appropriate handling of sensitive information.
• Demonstrated business judgment, flexibility, initiative, creativity with a positive professional attitude and image.
• Self-starter with the ability to work independently, as well as part of a team.
• Perfectly bilingual in English and French

**We are a small technology start-up, and we care a lot about cultural fit.**The ideal candidate will possess:

• The ability to clearly communicate with all team members.
• Unwavering commitment to the project, vision, team, and the business.
• Creativity – there will be new challenges every day.
• Flexibility – Every person has to be willing to do what it takes to help the organization grow.