Coordonnateur(trice) de conférences et d'activités
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sommaire du poste :
Sous la direction du supérieur immédiat, veiller à tous les détails des activités telles que conférences, séminaires, ateliers et réunions. Organiser, répartir et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Assurer la liaison avec la clientèle afin de déterminer les besoins. Coordonner toutes les mesures afférentes au bon fonctionnement de ces activités. Tenir des registres. Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement ou les comptes.
Responsabilités et tâches principales :
- Régler les détails d’activités comme des conférences, des séminaires, des ateliers, des réceptions et des réunions. Organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à la formation de ces derniers.
- Assurer la liaison avec les clients afin de définir les exigences et de discuter des dispositions. Coordonner toutes les mesures à prendre relatives aux lieux, aux réservations de salles, aux aménagements, à la propreté, à la disponibilité du personnel, au nombre de places, au service de repas et de bar et à la location d’équipement. Préparer des articles comme des porte-noms, des listes de participants et des ordres du jour.
- Mettre à jour des dossiers relatifs aux participants admissibles ou potentiels. Obtenir des listes et d’autres données. Vérifier, organiser et examiner des données. Taper, corriger, assembler et distribuer les envois postaux. Coordonner l’éditique, l’impression et les envois postaux importants.
- Assister à des activités pour vérifier les dispositions prises et assurer un déroulement harmonieux. Assurer la liaison avec le personnel des installations et les fournisseurs des services faisant l’objet de contrats. Régler les problèmes qui surgissent durant les événements. Assurer la liaison avec les groupes pertinents concernant les services de sécurité et les règles de sécurité.
- Traiter les demandes liées à l’alcool ou assurer la liaison avec les unités appropriées pour le traitement de ces demandes. Possibilité de surveiller la vente et l'achat de boissons alcooliques, y compris le contrôle des stocks et du budget.
- Tenir un inventaire du matériel et des fournitures liés aux activités de l’unité. Passer des commandes pour regarnir les stocks.
- Avec le logiciel de traitement de texte, préparer la correspondance et les rapports. Rédiger la correspondance et les rapports. Participer aux réunions des comités de programme et rédiger les procès-verbaux.
Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Expérience avérée en planification d'événements requise. Sens de l'organisation et capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément. Capacité à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'à posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles pour communiquer avec les étudiants, les professeurs, les administrateurs de département et d'autres institutions. Capacité avérée à offrir un excellent service à la clientèle. Précision, souci du détail, débrouillardise, capacité à établir des priorités et à respecter plusieurs échéances. Capacité avérée à rédiger de la correspondance, à relire des textes et à corriger des documents. Capacité de travailler de façon autonome et en équipe. Capacité de travailler et de résoudre des problèmes sur ordinateur à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, d'Adobe PDF, de HTML et de bases de données (Banner, Minerva, McGill Marketplace). Anglais et français, parlés et écrits.
#LI-Hybride
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Associate Director Operations
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-09-30
Date limite pour postuler :
2025-10-08
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Sous la direction du supérieur immédiat, veiller à tous les détails des activités telles que conférences, séminaires, ateliers et réunions. Organiser, répartir et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Assurer la liaison avec la clientèle afin de déterminer les besoins. Coordonner toutes les mesures afférentes au bon fonctionnement de ces activités. Tenir des registres. Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement ou les comptes.
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- Régler les détails d’activités comme des conférences, des séminaires, des ateliers, des réceptions et des réunions. Organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à la formation de ces derniers.
- Assurer la liaison avec les clients afin de définir les exigences et de discuter des dispositions. Coordonner toutes les mesures à prendre relatives aux lieux, aux réservations de salles, aux aménagements, à la propreté, à la disponibilité du personnel, au nombre de places, au service de repas et de bar et à la location d’équipement. Préparer des articles comme des porte-noms, des listes de participants et des ordres du jour.
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- Assister à des activités pour vérifier les dispositions prises et assurer un déroulement harmonieux. Assurer la liaison avec le personnel des installations et les fournisseurs des services faisant l’objet de contrats. Régler les problèmes qui surgissent durant les événements. Assurer la liaison avec les groupes pertinents concernant les services de sécurité et les règles de sécurité.
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Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées :
Expérience avérée en planification d'événements requise. Sens de l'organisation et capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément. Capacité à transmettre et à recevoir clairement des informations, ainsi qu'à posséder de bonnes aptitudes interpersonnelles pour communiquer avec les étudiants, les professeurs, les administrateurs de département et d'autres institutions. Capacité avérée à offrir un excellent service à la clientèle. Précision, souci du détail, débrouillardise, capacité à établir des priorités et à respecter plusieurs échéances. Capacité avérée à rédiger de la correspondance, à relire des textes et à corriger des documents. Capacité de travailler de façon autonome et en équipe. Capacité de travailler et de résoudre des problèmes sur ordinateur à l'aide de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et de présentation, d'Adobe PDF, de HTML et de bases de données (Banner, Minerva, McGill Marketplace). Anglais et français, parlés et écrits.
#LI-Hybride
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique
Salaire horaire :
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Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
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Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-09-30
Date limite pour postuler :
2025-10-08
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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