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Manager, Payroll and Benefits

Group: Corporate Services and Sustainability

Reports to: Director, Corporate Services and Sustainability

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 17 October 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Under the direct supervision of the Director, Corporate Services and Sustainability (DCSS), the Manager, Payroll and Benefits, will be responsible for ensuring that WADA’s payrolls, benefits and other related programs are appropriately administered for all WADA offices (Montréal-HQ; Cape Town; Lausanne; Montevideo; Tokyo and Warsaw).

KEY RESPONSIBILITIES

• Support the Director, Corporate Services and Sustainability in the management of all payroll and benefits service providers, contracts and relationships;

• Oversee payroll managed services provider responsibilities, includes but not limited to:

  • Ensure accurate administration, processing and reconciliation of payrolls for Montreal Headquarters (bi-weekly) and Regional Offices (monthly);
  • Review reporting of taxable benefits and other source deductions;
  • Review end of year preparation of reports, T4’s and Releve 1, T4A’s;
  • Review and coordinate the preparation of documentation for annual audits;
  • Ensure proper reporting and remittances are filed to respective bodies;

• Support DCSS with the annual salary review process;

• Manage the activities pertaining to the approval and payment of annual professional membership dues, wellness allowance and other taxable benefits and liaise with payroll managed services provider accordingly;

• Maintain up-to-date information on all employees, including (but not limited to) medical leaves, leaves of absence (maternity/paternity);

• Manage all leave type requests in BambooHR and ensure STD/LTD and MAT/PAT are updated. Also ensure appropriate adjustments are applied to payroll, where required;

• Manage benefits-related activities (enrollments, contributions, wellness allowances, disenrollments etc.);

• Respond to staff queries regarding payroll and/or benefits, where appropriate;

• Responsible for escalating problems for resolution with respect to compensation and benefits;

• Manage the maternity/paternity leave and disability programs and ensure their sound governance;

• Ensure that practices comply with applicable laws (pay equity, human rights, etc.);

• Ensure salary equity information is registered and tracked on a monthly basis and that an exercise is conducted and documented on an annual basis;

• Collect, analyze and report on pay, benefits and employee data and prepare reports/charts/graphs, as requested, to clearly outline analysis findings as well as defining and refining KPIs;

• Identify trends and/or issues and propose recommendations to address service, claims, policy or process matters;

• Responsible for ensuring information and internal documentation relating to employees, salaries and benefits is kept up to date in the HCM and employee digital files, and are fully compliant at all times;

• Collaborate with HR, and other CSS team members on employee life cycle activities: onboarding; offboarding and everything in-between;

• Participate in the creation of communication strategies to support the WADA’s policies and the management of payroll, benefits and wellness programs, including developing presentations or information materials (policies, guides, FAQ etc.) and leading information or training sessions that educate employees about benefit plans, programs and changes, where applicable;

• Conducting continuous research on emerging trends as well as best practices;

• Lead or support Payroll and Benefits related projects;

• Liaise and/or collaborate with Human Resources and/or Finance and Strategy departments accordingly.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Minimum six years’ experience in payroll processing (must have done full payroll cycle);
• Canadian Payroll Association certification an asset;
• Proficiency with Dayforce (payroll module), mandatory;
• Excellent interpersonal skills, cultural sensitivity paramount;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset;
• Confidentiality, tact and discretion are paramount;
• Strong organizational and analytical skills;
• Advanced knowledge of SharePoint, MS Excel and Word required;
• Able to work methodically, quickly and accurately;
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of August 2025, the Agency employs approximately 187 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Responsable, Paie et avantages sociaux

Groupe: Services corporatifs et développement durable

Supérieur: Directrice, Services corporatifs et développement durable

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 17 octobre 2025

QUI SOMMES-NOUS

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision de la directrice des services corporatifs et développement durable (DSCDD), le responsable de la paie et avantages sociaux sera chargé de veiller à la bonne gestion des paies, des avantages sociaux et des autres programmes connexes de l'AMA pour tous ses bureaux (Montréal-Siège Social, Le Cap, Lausanne, Montevideo, Tokyo et Varsovie).

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Soutenir la directrice des services corporatifs et développement durable dans la gestion de tous les fournisseurs de services, contrats et relations liés à la paie et aux avantages sociaux;
• Superviser les responsabilités du prestataire de services de gestion de la paie, y compris mais sans s'y limiter:
  • Assurer l'administration, le traitement et la réconciliation des paies pour le siège social de Montréal (toutes les deux semaines) et les bureaux régionaux (tous les mois) ;
  • Examiner la déclaration des avantages imposables et des autres retenues à la source;
  • Examiner la préparation des rapports de fin d'année, des T4 et des relevés 1, T4A;
  • Examiner et coordonner la préparation de la documentation pour les audits annuels;
  • Veiller à ce que les rapports et les versements soient correctement transmis aux organismes respectifs;
• Soutenir la DSCDD dans le processus de révision annuelle des salaires;
• Gérer les activités relatives à l'approbation et au paiement des cotisations professionnelles annuelles, des allocations de bien-être et d'autres avantages imposables et assurer la liaison avec le prestataire de services de gestion de la paie en conséquence;
• Tenir à jour les renseignements sur tous les employés, y compris (mais sans s'y limiter) les congés de maladie et les congés d'absence (maternité/paternité);
• Gérer toutes les demandes de congés dans BambooHR et s'assurer que les indemnités de congé de courte durée et les indemnités de congé parental sont mis à jour. Veiller également à ce que les ajustements appropriés soient appliqués à la paie, le cas échéant;
• Gérer les activités liées aux avantages sociaux (inscriptions, cotisations, allocations de bien-être, désinscriptions, etc );
• Répondre aux questions du personnel concernant la paie et/ou les avantages sociaux, le cas échéant;
• Responsable de l’escalade des problèmes à résoudre en matière de rémunération et d’avantages sociaux;
• Gérer les programmes de congé de maternité/paternité et d'invalidité et veiller à leur bonne gouvernance;
• Veiller à ce que les pratiques soient conformes aux lois applicables (équité salariale, droits de la personne, etc.);
• S'assurer que les renseignements relatifs à l'équité salariale sont consignés et suivis mensuellement et qu'un exercice est mené et documenté annuellement;
• Recueillir, analyser et communiquer les données relatives aux salaires et avantages sociaux aux employés, préparer des rapports, des diagrammes et des graphiques, sur demande, afin de présenter clairement les résultats de l'analyse et de définir et d'affiner les indicateurs clés de performance;
• Identifier les tendances et/ou les enjeux et proposer des recommandations pour traiter les questions relatives aux services, aux réclamations, aux politiques ou aux processus;
• Il est chargé de veiller à ce que les renseignements et la documentation interne relatives aux employés, aux salaires et aux avantages sociaux soient tenues à jour dans le système HCM et dans les dossiers numériques des employés, et à ce qu'elles soient pleinement conformes en tout temps;
• Collaborer avec les RH et d'autres membres de l'équipe services corporatifs et développement durable sur les activités liées au cycle de vie des employés : l'intégration, départs et tout ce qui se trouve entre les deux;
• Participer à la création de stratégies de communication pour soutenir les politiques de l'AMA et la gestion des programmes de paie, d’avantages sociaux e de bien-être, notamment en élaborant des présentations ou du matériel d'information (politiques, guides, FAQ, etc.) et en animant des séances d'information ou de formation qui informent les employés sur les régimes d'avantages sociaux, les programmes et les changements, le cas échéant;
• Effectuer des recherches continues sur les tendances émergentes et les meilleures pratiques;
• Diriger ou soutenir des projets liés à la paie et aux avantages sociaux;
• Assurer la liaison et/ou la collaboration avec les départements des ressources humaines et/ou finance et stratégie en conséquence.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Au moins six ans d'expérience dans le traitement de la paie (avoir effectué un cycle complet de paie);
• La certification de l'Association canadienne de la paie est un atout;
• Maîtrise de Dayforce (module de paie), obligatoire;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, sensibilité culturelle essentielle;
• Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; des langues supplémentaires seraient un atout;
• La confidentialité, le tact et la discrétion sont primordiaux;
• Excellentes compétences organisationnelles et analytiques;
• Connaissance avancée de SharePoint, MS Excel et Word requise;
• Capable de travailler de manière méthodique, rapide et précise;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles : (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En août 2025, l’Agence emploie environ 187 employés et est représentée par 53 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.