Affichage du 22 août au 8 septembre 2025

Cette personne accueille et renseigne la communauté universitaire et effectue un soutien administratif relié à la gestion du campus tout en assurant le suivi de l'ensemble des processus.

Physiquement présente sur le campus de QUÉBEC à temps complet, la personne devra plus particulièrement :

• Assurer un rôle administratif central dans le fonctionnement général du campus (ressource principale pour la communauté universitaire présente)
• Accueillir et répondre aux visiteurs, aux membres de la communauté universitaire et aux partenaires externes, en les référant au besoin.
• Organiser la logistique entourant les examens en ligne et les examens adaptés pour les étudiants en situation de handicap (recrutement et formation des surveillants, accès aux locaux, gestion et impression des examens, liens avec le personnel enseignant, organisation des fiches des examens, prêts et gestion des ordinateurs portables)
• Attribuer les locaux pour la formation universitaire et les réservations externes
• Veiller aux communications internes pour la communauté universitaire du campus
• Assurer le bon déroulement des activités de l’Université du troisième âge (inscription, participation, accueil, communications, assistance comodale et technique)
• Soutenir le fonctionnement du Centre de documentation du campus, en collaboration avec le service concerné.
• Participer quotidiennement à la vie universitaire du campus
• Collaborer à l’organisation d’évènements divers
• Assurer un lien fonctionnel en soutien aux différents services institutionnels
• Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques
• Vérifier le travail des sous-traitants et effectuer les suivis requis

Cette personne exerce une partieou l’ensemble des fonctions suivantes :

• Voit à l'organisation, la coordination et à la réalisation des activités administratives propres au campus.

• Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des dossiers et des banques de données nécessaires à son secteur. Prépare des tableaux, des listes, et compile des statistiques et autres informations nécessaires à son travail. Effectue des suivis budgétaires. Rédige la correspondance relative à son travail, telle que courriels et lettres. Effectue la mise en page de documents.

• Répond aux demandes d'information de la communauté universitaire en lien avec le campus. Fournit et réclame les documents. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances, réfère les problèmes au besoin.

• Prépare, vérifie, analyse et coordonne le cheminement des dossiers sous sa responsabilité. Veille au respect et à l'application des règlements et procédures en vigueur à l'Université. Achemine aux instances concernées les documents requis.

• Reçoit et dirige les appels téléphoniques et les courriels, convoque et organise des réunions, rédige des comptes-rendus et des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages (journées portes ouvertes, tenue de kiosque dans le campus), etc. Réserve les locaux, les équipements ou tout autre service.

• Informe les personnes qu'elle assiste des échéanciers et des délais à venir, ainsi que des procédures administratives à respecter. Règle un grand nombre de détails administratifs, discerne ce qui doit être porté à leur attention et le leur transmet.

• Prépare et officialise différents documents. Voit à la préparation et à la mise à jour de tout matériel promotionnel diffusant l'information sur les programmes et activités.

• Collabore à la planification et au déroulement d’événements spéciaux, tels que recrutement, accueil, concours, cérémonies, journée portes ouvertes, etc.

• Peut assurer le suivi des budgets associés au fonctionnement courant du secteur d’activités.

• Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier.

• Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.

• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

• Peut être appelée à initier le travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.

• Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.

• Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, etc. Peut être appelée à effectuer les appels de service, lorsque requis.

• Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.

EXIGENCES

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience : Expérience : deux (2) années d'expérience pertinente

Autres :

• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite, avoir une facilité de rédaction et un esprit d'analyse;
• Capacité à entretenir des relations interpersonnelles et des liens de collaboration internes et externes
• Bonnes capacités de planification, d'organisation et de gestion des priorités
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à offrir un excellent service à la clientèle
• Connaissance des principaux logiciels, suite Office 365, Canva (un atout).

La personne pourrait être appelée à travailler les soirs ou la fin de semaine lors d'événements.

Lieu principal de travail au campus de l’UQTR à Québec, mais avec possibilité de déplacements ponctuels entre les campus de l’UQTR.

L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI). En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société. Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature. Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations. Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.

Pour les employés de l'UQTR, vous pouvez référer à la description disponible ici : https://oraprdnt.uqtr.uquebec.ca/pls/protege/gscw031?owa\_no\_site=7296