Actylis est un fournisseur mondial de solutions qui compte plus de 75 ans d'expérience et se spécialise dans la rationalisation de la gestion des ingrédients et matières premières essentiels pour nos partenaires commerciaux.

Nous proposons des solutions d'approvisionnement et de fabrication adaptées à des besoins divers et en constante évolution, garantissant un réseau d'approvisionnement fiable, agile et sécurisé. Notre engagement en faveur de la personnalisation nous permet de créer des solutions flexibles, qu'il s'agisse de spécifications uniques, d'emballages sur mesure ou de stratégies logistiques adaptées.

Grâce à notre expertise approfondie en matière de qualité et de conformité réglementaire, d'approvisionnement et de gestion logistique, de services analytiques et de soutien à la R&D, nous réduisons les complexités et atténuons les risques, permettant ainsi à nos partenaires de se concentrer sur la croissance de leur entreprise.

Dans le cadre de cet objectif, Actylis recherche de nouveaux membres pour rejoindre son équipe. Cette expansion, associée à un ensemble complet d'avantages sociaux et à des opportunités de défis et de croissance, fait d'Actylis le lieu idéal pour travailler et s'épanouir. Nous espérons que vous envisagerez de nous rejoindre !

Actylis is a global solutions provider with over 75 years of experience, specializing in streamlining the management of critical ingredients and raw materials for our business partners.

We offer both sourcing and manufacturing solutions tailored to meet diverse and evolving needs, ensuring a reliable, agile, and secure supply network. Our commitment to customization allows us to create flexible solutions, whether it’s a unique specification, custom packaging, or tailored logistics strategies.

With deep expertise in quality and regulatory compliance, sourcing and logistics management, analytical services, and R&D support, we reduce complexities and mitigate risks, empowering our partners to focus on growing their business.

In furtherance of that goal, Actylis is seeking new members of the team. This expansion, coupled with a comprehensive benefits package, and opportunities for challenge and growth, make Actylis the ideal place to work and thrive. We hope you’ll consider joining us!

Position Summary Le « Sales Support Coordinator » agit comme point central de coordination entre l'équipe des ventes et les parties prenantes internes, veillant à ce que les gestionnaires de comptes disposent d'informations opportunes, précises et complètes pour préparer les devis des clients et répondre à leurs demandes. Ce rôle soutient le processus de gestion des commandes en coordonnant les contributions, la documentation et le suivi entre plusieurs équipes internes.

The Sales Support Coordinator acts as a central point of coordination between the Sales Team and internal stakeholders, ensuring that Account Managers have timely, accurate, and complete information to prepare customer quotations and respond to customer requests. The role supports the Lead to Order process by coordinating inputs, documentation, and follow-up across multiple internal teams.

Responsibilities will include:

• Soutenir les Account Managers en collectant l’ensemble des éléments commerciaux et opérationnels nécessaires à la préparation des offres, notamment les coûts, les disponibilités et les informations logistiques.
• Coordonner de manière transverse avec les équipes Achats, Supplier Management, Finance, Logistique, Qualité et Réglementaire afin d’obtenir, valider et aligner les données requises pour l’élaboration des offres.
• Garantir que tous les éléments préalables à l’établissement des devis soient complets, exacts et cohérents avant que les Account Managers ne préparent et n’émettent les offres aux clients.
• Gérer les demandes d’échantillons via le Supplier Management ou les sites de production internes en fonction du matériau concerné.
• Agir en tant que point central de coordination pour les demandes clients liées à la documentation produit et aux informations de fabrication.
• Coordonner avec les équipes Qualité, Réglementaire, Supplier Management et les sites de production internes afin d’obtenir et valider les informations et documents requis.
• Assurer le suivi de l’ensemble des demandes clients afin de garantir des réponses complètes, revues et transmises dans les délais convenus.
• Consolider et fournir aux clients les réponses finales et la documentation dans un format clair, structuré et professionnel.
• Support Account Managers by gathering all required commercial and operational inputs for quotation preparation, including cost, availability, and logistics information.
• Coordinate cross-functionally with Procurement, Supplier Management, Finance, Logistics, Quality, and Regulatory to obtain, validate, and align the inputs required for quotation preparation.
• Ensure all pre-quotation inputs are complete, accurate, and aligned before Account Managers prepare and issue quotations to customers.
• Manage sample requests through Supplier Management or internal manufacturing sites based on the requested material.
• Act as the central point of coordination for customer requests related to product and manufacturing documentation.
• Coordinate cross functionally with Quality, Regulatory, Supplier Management, and internal manufacturing sites to obtain and validate the required information and documentation.
• Track and follow-up on all customer requests to ensure responses are complete, reviewed, and delivered within agreed timelines.
• Consolidate and provide final responses and documentation to customers in a clear, structured, and professional manner.

Required Experience & Knowledge

• Minimum 3 ans d’expérience en Sales Support, Service Client, Opérations Commerciales ou fonctions administratives en environnement B2B.
• Une expérience dans les secteurs pharmaceutique, chimique ou des sciences de la vie est un atout.
• Maîtrise des outils Sage, Salesforce (incluant CPQ) et du Pack Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de gestion du temps, avec aptitude à gérer plusieurs demandes en parallèle et à respecter les délais.
• Grande rigueur et sens du détail, avec une forte discipline process garantissant la fiabilité des informations et de la documentation.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Esprit analytique avec capacité à structurer, valider et consolider des informations complexes.
• Style de travail proactif et réactif, avec capacité à travailler en autonomie tout en collaborant efficacement en équipe.
• Capacité à évoluer efficacement dans un environnement matriciel et transverse.
• 3+ years of experience in Sales Support, Customer Service, Commercial Operations, or administrative roles in B2B environments.
• Experience in pharmaceutical, chemical, or life sciences industries is preferred.
• Proficient in Sage, Salesforce including CPQ, and Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint).
• Strong organizational, prioritization, and time management skills, with the ability to manage multiple parallel requests and meet deadlines.
• High attention to detail and strong process discipline, ensuring accuracy and reliability of information and documentation.
• Clear and effective written and verbal communication skills.
• Analytical mindset with the ability to structure, validate, and consolidate complex information.
• Proactive and responsive working style, with the ability to operate independently while collaborating effectively in a team environment.
• Ability to operate effectively in a matrix and cross-functional environment.