Job title: Administrative Support- Health Branch

Location: Ottawa – Canada

Employment Status: Full-Time Position

Salary Range: $46,054 - $58,272

Closing Date: May 30, 2026

About the AFN

The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.

The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

Position Overview

The Administrative Support role reports to the Director, Health and is responsible for assisting in the development, coordination, and overall administrative management of the sector’s operations. This includes providing logistical, clerical, and communication support to ensure the efficient functioning of the office and its programs.

Key Responsibilities

• Perform general office and clerical duties including data collection, storage, and processing for the effective operation of the sector.

• Organize and maintain electronic and physical files, records, and databases.

• Make travel arrangements for staff and external stakeholders, including booking flights, hotels, and car rentals.

• Coordinate meetings and events by preparing meeting packages, assembling materials, photocopying, and booking venues.

• Monitor and manage administrative and financial tasks related to meetings and workshops in line with AFN policies and procedures.

• Maintain accounting records and assist with budget tracking and reconciliation.

• File, classify, and organize incoming correspondence, reports, and reference materials.

• Assist with research tasks as needed for projects or programs.

• Draft routine correspondence and use mail merge tools as needed.

• Type and proofread minutes, meeting summaries, reports, and other documents.

• Open, sort, and route incoming mail and correspondence.

• Prepare and process cheque requisitions, purchase orders, and travel claims.

• Reconcile financial records with finance-generated reports.

• Track expenditures against program budgets.

• Attend and contribute to regular team meetings.

• Assist in the coordination of internal meetings, appointments, and off-site activities.

• Maintain calendars and schedules for sector staff.

• Participate in cross-sectoral meetings and organization-wide activities.

• Represent the sector in meetings with other departments, external agencies, and stakeholders as required.

• Draft and coordinate internal communications with other AFN departments.

• Support the Director in the distribution of internal and external communications.

• Act as a point of contact for external stakeholders on matters related to the Director’s initiatives.

• Communicate professionally via email and phone on behalf of the Director.

• Assist with planning and logistics for external committees, working groups, or events.

• Provide administrative support at major AFN assemblies, such as the Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly, as requested.

• Comply with AFN policies and procedures.

• Perform other duties as assigned by the Director.

Working Conditions

• Primarily office-based with regular travel required for meetings, community engagement, and events.

• Flexible hours, including evenings and weekends, to accommodate community needs and organizational priorities.

Physical and Mental Demands

• Extended periods of computer use and desk work.

• High levels of concentration and emotional resilience are required.

• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

Who can apply

• Successful completion of secondary school and/or a certificate in administrative studies, or an equivalent combination of education and 2+ years of relevant administrative experience.

• Advanced knowledge and skills in administrative functions and office systems.

• Excellent interpersonal, verbal, and written communication skills.

• Strong organizational and time management abilities with the capacity to multi-task and prioritize.

• High attention to detail and ability to manage and synthesize large amounts of information.

• Flexible, adaptable, and team oriented.

• Strong customer service orientation.

• Proficiency in English is required; proficiency in French or a First Nations language is considered an asset.

• Ability to exercise sound judgment and resolve problems efficiently.

• Demonstrated experience planning and supporting large-scale meetings and events.

• Knowledge of First Nations issues, values, and culture.

• Familiarity with AFN’s vision, structure, and advocacy work is an asset.

• Understanding of financial management fundamentals and administrative systems.

Diversity Statement

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act.

Why Work with AFN?

At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, you’ll enjoy:

• Employer-Paid Health Benefit Premiums – Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN.

• Generous Pension Matching – A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future.

• Ample Vacation, Sick, and Personal Days – Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plus additional non-legislative time off throughout the year.

• Professional Development Support – Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career.

• Wellness Funds – Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses.

• Modern, Central Location – Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute.

• Convenient Amenities – Steps away from cafes, restaurants, and shops.

• Meaningful Work – Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada.

• Collaborative & Inclusive Culture – Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment.

Accommodation Statement

The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Titre : Soutien administratif

Lieu : Ottawa – Canada

Statut d’emploi : poste à temps plein

Fourchette salariale : 46 054 $ – 58 272 $

Date limite : 30 mai 2026

À propos de l’APN

L’APN est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui suit des directives et accomplit des mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-Assemblée. En tant qu’organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l’APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l’élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l’élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L’APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d’une organisation de défense des intérêts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l’organisation.

Aperçu du poste

Le poste de soutien administratif relève du directeur du secteur. Le ou la titulaire contribue à la conception, à la coordination et à la gestion administrative générale des activités du secteur. Cela comprend le soutien logistique, administratif et en matière de communication pour assurer le bon fonctionnement du bureau et de ses programmes.

Principales responsabilités

• Effectuer des tâches générales d’administration et de bureau, dont la collecte, le stockage et le traitement des données pour assurer le bon fonctionnement du secteur.

• Organiser et tenir à jour les dossiers électroniques et physiques, les archives et les bases de données.

• Organiser les déplacements du personnel et des parties prenantes externes, notamment les réservations de vols et d’hôtels et la location d’autos.

• Organiser des réunions et des événements en préparant les dossiers de réunion, en rassemblant les documents nécessaires, en effectuant des photocopies et en réservant les lieux.

• Contrôler et gérer les tâches administratives et financières liées aux réunions et aux ateliers, conformément aux politiques et procédures de l’APN.

• Tenir à jour les registres comptables et aider au suivi et au rapprochement budgétaires.

• Classer et organiser le courrier entrant, les rapports et les documents de référence.

• Aider aux tâches de recherche (selon les besoins) liées aux projets ou aux programmes.

• Rédiger la correspondance courante et utiliser les outils de fusion de courrier si nécessaire.

• Rédiger et réviser les procès-verbaux, les comptes rendus de réunion, les rapports et d’autres documents.

• Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant et la correspondance.

• Préparer et traiter les demandes de chèques, les bons de commande et les réclamations pour frais de déplacement.

• Rapprocher les registres financiers avec les rapports générés par le service des finances.

• Effectuer un suivi des dépenses en fonction des budgets des programmes.

• Participer aux réunions d’équipe ordinaires et y apporter sa contribution.

• Aider à l’organisation des réunions internes, des rendez-vous et des activités à l’extérieur.

• Tenir à jour les calendriers et les horaires du personnel du secteur.

• Participer aux réunions intersectorielles et aux activités à l’échelle de l’organisation.

• Représenter, si nécessaire, le secteur dans les réunions avec d’autres départements, des organismes externes et des parties prenantes.

• Rédiger et coordonner les communications internes avec les autres départements de l’APN.

• Aider le directeur à diffuser les communications internes et externes.

• Servir de point de contact pour les parties prenantes externes concernant les questions liées aux initiatives du directeur.

• Communiquer de manière professionnelle par courriel et par téléphone au nom du directeur.

• Aider à la planification et à la logistique des comités externes, des groupes de travail ou des activités.

• Fournir un soutien administratif dans les grandes assemblées de l’APN, telles que l’Assemblée générale annuelle et l’Assemblée extraordinaire des Chefs, selon les besoins.

• Respecter les politiques et procédures de l’APN.

• Accomplir toute autre tâche assignée par le directeur.

Conditions de travail

• Poste principalement basé au bureau, comprenant des déplacements réguliers pour participer à des réunions, à des séances de mobilisation communautaire et à des événements.

• Horaires flexibles, y compris en soirée et durant la fin de semaine, pour répondre aux besoins des communautés et selon les priorités de l’organisation.

Exigences physiques et mentales

• Longues périodes travail à l’ordinateur et de bureau.

• Un niveau élevé de concentration et de résilience émotionnelle est requis.

• Capacité de gérer plusieurs priorités simultanément dans un milieu de travail au rythme soutenu.

Pouvoirs liés au poste

Le poste ne confère pas de pouvoir décisionnel au-delà de déterminer la manière d’exécuter efficacement les tâches assignées. Le ou la titulaire peut choisir les outils ou les logiciels qui lui permettent d’accomplir au mieux son travail dans le cadre des systèmes établis.

Portée du poste / Répercussions des erreurs

Les erreurs commises généralement à ce poste concernent l’exactitude de la documentation et de la correspondance. Elles peuvent nuire au professionnalisme organisationnel ou retarder des processus. Le souci du détail est une qualité importante lorsqu’il s’agit de respecter les protocoles et les normes établis.

Qui peut postuler

• Diplôme d’études secondaires et/ou certificat en études administratives ou combinaison équivalente d’études et de deux années ou plus d’expérience pertinente.

• Connaissances et compétences avancées dans les fonctions administratives et les systèmes bureautiques.

• Excellentes habiletés interpersonnelles et compétences en communication orale et écrite.

• Grand sens de l’organisation et solides compétences en gestion du temps, y compris la capacité de mener plusieurs tâches de front et d’établir des priorités.

• Souci aigu du détail et capacité de gérer et synthétiser de grandes quantités de renseignements.

• Adaptabilité, capacité d’adaptation et esprit d’équipe.

• Grand sens du service à la clientèle.

• La maîtrise de l’anglais est requise, mais la maîtrise du français ou d’une langue des Premières Nations est considérée comme un atout.

• Capacité de faire preuve de bon sens et de résoudre les problèmes efficacement.

• Expérience avérée dans la planification et la gestion de réunions et d’événements d’envergure.

• Connaissance des enjeux, des valeurs et de la culture des Premières Nations.

• La connaissance de la vision, de la structure et du travail de plaidoyer de l’APN est considérée comme un atout.

• Compréhension des principes fondamentaux de la gestion financière et des systèmes administratifs.

Énoncé relatif à la diversité

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d’ascendance des Premières Nations, conformément à l’article 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Pourquoi travailler pour l’APN?

À l’Assemblée des Premières Nations (APN), nous sommes conscients de l’importance de nos employés et nous sommes déterminés à maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant à notre équipe, vous bénéficierez des avantages suivants :

• Primes d’assurance maladie payées par l’employeur – Une couverture complète des soins de santé, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entièrement payées par l’APN.

• Un régime complémentaire de retraite généreux – Un régime de retraite compétitif avec des cotisations importantes de l’employeur pour vous aider à bâtir votre avenir.

• De nombreux jours de congé annuel, congé de maladie et congé personnel – Un congé annuel, un congé de maladie payé et un congé personnel généreux, ainsi que des jours de congé supplémentaires non prévus par la loi tout au long de l’année.

• Soutien au perfectionnement professionnel – Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider à perfectionner vos compétences et à progresser dans votre carrière.

• Fonds de mieux-être – Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en santé mentale ou d’autres dépenses liées au mieux-être.

• Emplacement central et moderne – Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situés dans l’édifice Sun Life, au centre-ville d’Ottawa. La station de train léger sur rail (TLR) Parlement est située dans l’édifice, ce qui facilite les trajets quotidiens.

• Commodités – À quelques pas des cafés, restaurants et magasins du centre-ville.

• Un travail enrichissant – Faites partie d’une organisation nationale qui défend les intérêts des Premières Nations et qui améliore le quotidien des communautés partout au Canada.

• Culture axée sur la collaboration et l’inclusion – Travaillez aux côtés de collègues passionnés et dévoués dans un environnement dynamique et solidaire.

Énoncé relatif à l’accommodement

L’Assemblée des Premières Nations (APN) s’est engagée à maintenir un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer l’agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes présélectionnées en vue d’une entrevue.

L’APN se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de réviser les offres d’emploi à tout moment.