Poste permanent - Bureau de Montréal – Présentiel (lundi au vendredi, 10h à 18h – flexibilité requise pour événements spéciaux) Sous la supervision de la Superviseure du Centre de conférences, tu es au cœur de l’action. Tu coordonnes les opérations du centre de conférences : réservations de salles, logistique des événements et accueil irréprochable des clients internes et externes. Ton sens de l’organisation, ton souci du détail et ton service client hors pair feront toute la différence!

Les défis que nous te proposons

• Tu coordonneras les réservations des salles via la plateforme interne Korbyt;
• Tu assureras le remplacement de la réceptionniste (accueil, appels, courriels);
• Tu répondras aux demandes ponctuelles des clients;
• Tu géreras les cartes d’accès des visiteurs et le prêt de cartes aux membres Fasken;
• Tu maintiendras les dossiers liés aux réservations (numéros de dossier, GL);
• Tu planifieras et coordonneras la mise en place des salles (configuration, matériel audiovisuel, mobilier);
• Tu organiseras les services alimentaires (repas, cocktails, pauses café) en collaboration avec le chef traiteur et d’autres fournisseurs;
• Tu géreras les demandes spécifiques (équipement, besoins spéciaux, accès et installations);
• Tu assureras la communication avec les avocats et les clients pour confirmer les détails des rencontres;
• Tu accueilleras les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme;
• Tu veilleras au bon déroulement des événements;
• Tu prépareras les rapports de facturation et contrôleras les coûts liés aux services;
• Tu soutiendras, au besoin, l’équipe des services alimentaires (service des pauses café, des repas et cocktails).

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi

• Tu détiens un diplôme d’études secondaires ou collégiales; une formation en gestion d’événements ou en administration constitue un atout;
• Tu possèdes un minimum de 2 ans d’expérience en coordination d’événements ou en service à la clientèle, préférablement dans un milieu corporatif;
• Tu maîtrises parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le bilinguisme est essentiel, puisque tu seras amené à répondre à une clientèle anglophone;
• Tu démontres d’excellentes habiletés interpersonnelles et un bon sens du service client;
• Tu es capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de travailler sous pression;
• Tu maîtrises les outils bureautiques (Word, Excel) et les plateformes de réservation;
• Tu fais preuve de discrétion, de courtoisie et d’esprit d’équipe.

Tu ne réponds pas à certains critères mentionnés? Nous t’invitons tout de même à nous faire parvenir ta candidature! Nous reconnaissons les talents et misons sur le potentiel de chacun. En ce sens, nous offrons plusieurs possibilités de formation continue.

À propos de Fasken Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 950 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Chef de file du milieu juridique, nous avons été reconnus comme étant « le plus grand cabinet juridique au Québec en 2024 », « le meilleur cabinet d’avocats où travailler au Canada en 2023 et en 2024 » en plus d’être l’un des « meilleurs employeurs pour la diversité en 2023 ».

Équité, diversité et inclusion Nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les personnes sont respectées et valorisées. Ainsi, nous sommes heureux d'offrir à nos candidats et membres Fasken les mesures raisonnables nécessaires afin que chacun puisse se réaliser pleinement. N'hésite pas à nous faire part de tout aménagement que nous pourrions te proposer pour t’offrir la meilleure expérience possible.