Administrateur / Administratrice des affaires étudiantes
About the role
Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).
Sous la direction de l’agente de programme, l’administrateur ou l’administratrice des affaires étudiantes sera responsable des admissions étudiantes, des services d’inscription, ainsi que de l’appui aux communications et au marketing. Cette personne participera à l’administration et au fonctionnement des programmes d’études supérieures en génie biomédical translationnel et en technologies médicales; grâce à des cours appliqués et à des stages, ces programmes préparent les étudiants à la transition du milieu universitaire vers le secteur de l’industrie biomédicale.
La personne titulaire du poste participera aux salons de recrutement, aux programmes de stages étudiants, ainsi qu’aux activités de collation des grades; elle offrira un ensemble de services aux étudiants, notamment l’orientation en matière de planification de carrière, la vie et l’engagement sur le campus, les bourses et l’aide financière, le soutien et les tutorats, la santé et la santé mentale, les services aux étudiants internationaux, l’immigration, les services pour les étudiants en situation de handicap, ainsi que d’autres programmes. Elle sera responsable de fournir des services liés aux affaires étudiantes, incluant le conseil, les dossiers étudiants, les activités d’inscription et d’examen, et d’intégrer les valeurs, normes et objectifs de McGill en matière de vie étudiante et d’apprentissage dans les politiques, opérations et procédures de l’Université. Le rôle de l’administrateur ou administratrice des affaires étudiantes est de faciliter l’intégration des étudiants à la vie universitaire, appuyer leur apprentissage et les guider vers une expérience étudiante enrichissante en leur offrant une vaste gamme de services dans un environnement de soutien.
###Responsabilités principales :
- Superviser les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures et formuler des recommandations pour améliorer l’efficacité. Revoir les procédures départementales et proposer des améliorations axées sur la productivité et l’efficacité. Suggérer de nouvelles initiatives pour une amélioration continue;
- Fournir un soutien administratif au processus d’admission. Soutenir les professeurs, les coordonnateurs de cours, les directeurs de programmes d’études supérieures concernant les programmes académiques, les politiques et procédures départementales, les règles et règlements, ainsi que la gestion des cours et des séminaires;
- Agir comme point de contact pour les étudiants aux cycles supérieurs pour les renseignements généraux et questions;
- Offrir orientation et soutien, et diriger les étudiants vers les ressources appropriées pour les questions académiques, les difficultés personnelles, les enjeux de collaboration étudiant‑superviseur, les problèmes liés aux stages, au cheminement académique, ou aux finances. Gérer les informations confidentielles avec un haut niveau de sensibilité, de respect et de diplomatie;
- Examiner les dossiers de tous les étudiants diplômants en génie biomédical (BME) relativement aux exigences de diplomation; sélectionner et recommander les candidats à la graduation;
- Vérifier que toutes les exigences liées aux stages ont été remplies et organiser les évaluations de stage;
- Soutenir le développement d’ateliers, de séminaires et de séances d’information pour les étudiants et le personnel du département. Réviser le budget et préparer les rapports post‑événement, lorsque requis;
- Établir des liens avec les associations étudiantes et organiser des activités d’accueil et de recrutement sur le campus;
- Revoir et mettre à jour le calendrier des études supérieures, le site Web et l’horaire des cours aux cycles supérieurs (DCU);
- En collaboration avec l’équipe AEC du SBMS, participer au suivi et au traitement des allocations pour les étudiants diplômés;
- En collaboration avec l’agent ou l’agente de programme et l’équipe AEC du SBMS, préparer les budgets pour les auxiliaires d’enseignement et assurer l’affichage des postes dans les délais;
- Offrir un soutien professionnel et une expertise, contribuer à la résolution de problèmes complexes et aider le ou la directrice des programmes d’études supérieures et le ou la directrice du département dans la gestion de situations difficiles. Participer aux discussions du comité des études supérieures, de la direction et du comité diplômé, et veiller à ce que les décisions visant à résoudre les questions complexes soient appliquées dans les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures. Préparer des lignes directrices, formulaires et documents, et soutenir l’agent ou l’agente de programme dans l’établissement de processus;
- Préparer des lettres officielles pour les étudiants concernant leur CAQ, permis d’études, situation académique, achèvement du programme, preuve d’inscription, etc.;
- Traiter les soumissions de notes et la configuration des cours;
- Créer et mettre à jour les documents et formulaires départementaux (Guide de l’étudiant, formulaires de réunion du comité consultatif, lettre d’entente);
- Planifier les séminaires des étudiants diplômés pour les sessions d’hiver et d’automne. Traiter les demandes de reprogrammation, résoudre les problèmes, etc.;
- En collaboration avec l’agent ou l’agente de programme et l’équipe des opérations BME, effectuer des tâches liées au réseautage interne et externe et aux communications; publier sur les réseaux sociaux du département, diriger l’assemblage et la diffusion d’un bulletin périodique;
- Participer à des groupes de réseautage au sein de la Faculté de médecine et des sciences de la santé et à l’externe. Participer aux réunions.
###Autres compétences et/ou aptitudes requises
- Expérience en gestion des affaires étudiantes, un atout;
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement informatisé utilisant la suite MS Office, Banner SIS et Minerva, bases de données, HTML, Workday, DCU, logiciels de candidature aux cycles supérieurs (Slate/uApply) et l’entretien de sites Web;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser et à respecter les échéances académiques régulières de l’Université et du département;
- Excellent service à la clientèle et compétences d’écoute, incluant la capacité de conseiller des étudiants en situations difficiles, pensée critique, prise de décision, souci du détail, leadership, ainsi que de fortes compétences en communication, influence et collaboration;
- Sens démontré de la diplomatie et expérience dans la gestion d’informations hautement sensibles et confidentielles;
- Anglais parlé et écrit, français parlé;
- L’expérience en organisation d’événements, conception graphique et/ou marketing numérique constitue un atout.
Des tests pourraient être administrés.
Ce poste est d’une durée temporaire d’un an.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-06-30
Date limite pour postuler :
2026-04-07
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca
.
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About McGill University
McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
The goal of McGill University's social media platforms is to strengthen our community, which includes students, faculty, and alumni. The aim is to provide information on events, campus news and promote networking.
McGill University fosters freedom of expression, while valuing respect and collegiality. We encourage respectful dialogue and reserve the right to remove the following: Comments deemed offensive, vulgar or profane; comments off-topic and/or unrelated to posted content; content that infringes on an individual's privacy or copyright.
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Sous la direction de l’agente de programme, l’administrateur ou l’administratrice des affaires étudiantes sera responsable des admissions étudiantes, des services d’inscription, ainsi que de l’appui aux communications et au marketing. Cette personne participera à l’administration et au fonctionnement des programmes d’études supérieures en génie biomédical translationnel et en technologies médicales; grâce à des cours appliqués et à des stages, ces programmes préparent les étudiants à la transition du milieu universitaire vers le secteur de l’industrie biomédicale.
La personne titulaire du poste participera aux salons de recrutement, aux programmes de stages étudiants, ainsi qu’aux activités de collation des grades; elle offrira un ensemble de services aux étudiants, notamment l’orientation en matière de planification de carrière, la vie et l’engagement sur le campus, les bourses et l’aide financière, le soutien et les tutorats, la santé et la santé mentale, les services aux étudiants internationaux, l’immigration, les services pour les étudiants en situation de handicap, ainsi que d’autres programmes. Elle sera responsable de fournir des services liés aux affaires étudiantes, incluant le conseil, les dossiers étudiants, les activités d’inscription et d’examen, et d’intégrer les valeurs, normes et objectifs de McGill en matière de vie étudiante et d’apprentissage dans les politiques, opérations et procédures de l’Université. Le rôle de l’administrateur ou administratrice des affaires étudiantes est de faciliter l’intégration des étudiants à la vie universitaire, appuyer leur apprentissage et les guider vers une expérience étudiante enrichissante en leur offrant une vaste gamme de services dans un environnement de soutien.
###Responsabilités principales :
- Superviser les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures et formuler des recommandations pour améliorer l’efficacité. Revoir les procédures départementales et proposer des améliorations axées sur la productivité et l’efficacité. Suggérer de nouvelles initiatives pour une amélioration continue;
- Fournir un soutien administratif au processus d’admission. Soutenir les professeurs, les coordonnateurs de cours, les directeurs de programmes d’études supérieures concernant les programmes académiques, les politiques et procédures départementales, les règles et règlements, ainsi que la gestion des cours et des séminaires;
- Agir comme point de contact pour les étudiants aux cycles supérieurs pour les renseignements généraux et questions;
- Offrir orientation et soutien, et diriger les étudiants vers les ressources appropriées pour les questions académiques, les difficultés personnelles, les enjeux de collaboration étudiant‑superviseur, les problèmes liés aux stages, au cheminement académique, ou aux finances. Gérer les informations confidentielles avec un haut niveau de sensibilité, de respect et de diplomatie;
- Examiner les dossiers de tous les étudiants diplômants en génie biomédical (BME) relativement aux exigences de diplomation; sélectionner et recommander les candidats à la graduation;
- Vérifier que toutes les exigences liées aux stages ont été remplies et organiser les évaluations de stage;
- Soutenir le développement d’ateliers, de séminaires et de séances d’information pour les étudiants et le personnel du département. Réviser le budget et préparer les rapports post‑événement, lorsque requis;
- Établir des liens avec les associations étudiantes et organiser des activités d’accueil et de recrutement sur le campus;
- Revoir et mettre à jour le calendrier des études supérieures, le site Web et l’horaire des cours aux cycles supérieurs (DCU);
- En collaboration avec l’équipe AEC du SBMS, participer au suivi et au traitement des allocations pour les étudiants diplômés;
- En collaboration avec l’agent ou l’agente de programme et l’équipe AEC du SBMS, préparer les budgets pour les auxiliaires d’enseignement et assurer l’affichage des postes dans les délais;
- Offrir un soutien professionnel et une expertise, contribuer à la résolution de problèmes complexes et aider le ou la directrice des programmes d’études supérieures et le ou la directrice du département dans la gestion de situations difficiles. Participer aux discussions du comité des études supérieures, de la direction et du comité diplômé, et veiller à ce que les décisions visant à résoudre les questions complexes soient appliquées dans les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures. Préparer des lignes directrices, formulaires et documents, et soutenir l’agent ou l’agente de programme dans l’établissement de processus;
- Préparer des lettres officielles pour les étudiants concernant leur CAQ, permis d’études, situation académique, achèvement du programme, preuve d’inscription, etc.;
- Traiter les soumissions de notes et la configuration des cours;
- Créer et mettre à jour les documents et formulaires départementaux (Guide de l’étudiant, formulaires de réunion du comité consultatif, lettre d’entente);
- Planifier les séminaires des étudiants diplômés pour les sessions d’hiver et d’automne. Traiter les demandes de reprogrammation, résoudre les problèmes, etc.;
- En collaboration avec l’agent ou l’agente de programme et l’équipe des opérations BME, effectuer des tâches liées au réseautage interne et externe et aux communications; publier sur les réseaux sociaux du département, diriger l’assemblage et la diffusion d’un bulletin périodique;
- Participer à des groupes de réseautage au sein de la Faculté de médecine et des sciences de la santé et à l’externe. Participer aux réunions.
###Autres compétences et/ou aptitudes requises
- Expérience en gestion des affaires étudiantes, un atout;
- Capacité démontrée à travailler dans un environnement informatisé utilisant la suite MS Office, Banner SIS et Minerva, bases de données, HTML, Workday, DCU, logiciels de candidature aux cycles supérieurs (Slate/uApply) et l’entretien de sites Web;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser et à respecter les échéances académiques régulières de l’Université et du département;
- Excellent service à la clientèle et compétences d’écoute, incluant la capacité de conseiller des étudiants en situations difficiles, pensée critique, prise de décision, souci du détail, leadership, ainsi que de fortes compétences en communication, influence et collaboration;
- Sens démontré de la diplomatie et expérience dans la gestion d’informations hautement sensibles et confidentielles;
- Anglais parlé et écrit, français parlé;
- L’expérience en organisation d’événements, conception graphique et/ou marketing numérique constitue un atout.
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Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
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Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Professeur
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
2027-06-30
Date limite pour postuler :
2026-04-07
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
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McGill University is one of Canada's best-known institutions of higher learning and one of the leading universities in the world. With students coming to McGill from some 150 countries, our student body is the most internationally diverse of any research-intensive university in the country. McGill was founded in 1821 thanks to a generous bequest by James McGill, and since then, we've grown from a small college to a bustling university with three campuses, 11 faculties, some 300 programs of study, and more than 37,500 students. The University also partners with four affiliated teaching hospitals to graduate over 1,000 health care professionals each year.
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