Motif de l'offre d'emploi:

Nouveau poste

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille d’emplois :

Gestion d’événements

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Bureau du développement professionnel continu

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/04/06

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/04/17

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59,038.00 - $74,574.00Au sujet de la Faculté de médecine
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Raison d’être du poste:

Appuyer le Bureau du développement professionnel continu (DPC) en ce qui a trait à l’inscription en ligne, au soutien téléphonique, à toute la logistique adaptée aux groupes nombreux, ainsi qu’aux activités liées aux conférences du Bureau du DPC.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Préparation de conférences : Selon les renseignements à sa disposition, créer tout le contenu des pages Web et de l’application mobile de l’événement visé (information, programme, inscriptions, etc.) au moyen d’un système de gestion d’événements en ligne. Téléverser l’information requise dans le système de gestion, de sorte que les conférencières, conférenciers, participantes et participants puissent la télécharger avant et/ou pendant l’événement. Réaliser les tâches répertoriées dans une liste de contrôle préalable à l’événement, qui peuvent comprendre la préparation de porte-noms pour les conférencières et conférenciers, la production d’information à l’intention de commanditaires, du comité organisateur et des participantes et participants, de même qu’assumer d’autres responsabilités logistiques.
• Inscriptions : Personnaliser des contrats pour la clientèle. Assurer la liaison, ainsi qu’un travail de création et de supervision relativement aux interfaces d’inscription portant une image de marque personnalisée en fonction des besoins et des exigences précisés. Produire des factures d’inscription des groupes nombreux et des liens d’inscription personnalisés, le cas échéant.
• Soutien et dépannage : Fournir un soutien sur place aux organisatrices et organisateurs de conférences ayant notamment trait à l’affichage et à l’orientation. Voir au dépannage et à la résolution de tous les problèmes relatifs au système de gestion d’événements en ligne avant, pendant ou après les événements auprès des personnes organisatrices, clientes, participantes, etc. Repérer et régler tous les problèmes d’inscription et de paiement reçu par téléphone ou courriel.
• Gestion des dossiers : Tenir à jour un registre des paiements à recevoir et reçus. Traiter les paiements dans le système de gestion d’événements en ligne. Compiler les données d’inscription après chaque cours/événement pour la ou le responsable de la gestion financière de l’unité. Produire des certificats et les distribuer aux participantes et participants, le cas échéant, ainsi que mener des évaluations post-événement.
• Rapprochement financier : S’assurer de l’exactitude des données financières de cours/événement, et effectuer dans chaque cas les rapprochements avec la ou le responsable de la gestion financière. Traiter des remboursements consentis à des personnes inscrites, s’il y a lieu.

Ce que vous apportez :

• Diplôme d’études collégiales liées à l’administration de bureau ou dans un domaine connexe et/ou au moins trois ans d’expérience pertinente en administration de bureau, comprenant notamment des tâches de gestion d’inscriptions et de soutien à l’organisation d’événements.
• Excellentes habiletés en communication pour interagir avec différents partenaires, y compris des professionnels de la santé et le public.
• Disposition à acquérir de nouvelles compétences et à les mettre en pratique avec différents groupes de personnes.
• Compétence manifeste dans l’utilisation de systèmes d’inscription en ligne, d’Internet et de la suite Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Aptitude à travailler sous pression, à accomplir plusieurs tâches simultanément, ainsi qu’à organiser et à prioriser son travail.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.