Associé(e) de Bureau 1 contribue au bon fonctionnement d’un bureau de succursale et est responsable de le garantir en fournissant un soutien administratif. Ce poste implique l’exécution de diverses tâches générales et spécifiques de bureau/cléricales, notamment, mais sans s’y limiter : la saisie de données, la gestion des dossiers clients, le tri et la distribution du courrier entrant/sortant, la réponse téléphonique et le classement. Ce poste est de niveau débutant et fonctionne sous supervision générale. Étant donné que ce rôle fournit un soutien général au bureau, les tâches varient d’un jour à l’autre. L’essence du poste est d’assurer le bon fonctionnement du bureau afin de fournir un excellent service aux clients.

• Veiller à ce que chaque employé, client, fournisseur et visiteur reçoive un service à la clientèle exceptionnel en créant un environnement accueillant, incluant l’accueil et l’assistance, tout en maintenant une excellente connaissance des produits et tous les autres éléments liés au service à la clientèle dans le cadre des opérations du bureau.
• Traiter les bons de commande de vente et/ou d’achat via Oracle.
• Examiner les bons de commande et s’assurer qu’ils sont traités correctement dans le système de gestion des commandes.
• Utiliser la fonction de consultation client pour les questions liées aux comptes clients (A/R) et répondre aux clients ou représentants commerciaux.
• Traiter les chèques et espèces reçus des clients.
• Préparer les ordres de paiement pour les factures des fournisseurs.
• Vérifier les stocks pour déterminer la disponibilité des marchandises demandées.
• Classer les documents selon les procédures opérationnelles standard (SOP) de l’entreprise et être capable de les retrouver à la demande des ventes ou des clients.
• Soutenir le personnel du bureau, les ventes et l’entrepôt, et agir en tant qu’assistant(e) sur diverses tâches.
• Organiser les documents liés à la livraison et à la réception, et tenir à jour les registres.
• Communiquer efficacement avec les représentants commerciaux, le personnel de l’entrepôt et du bureau.
• Répondre aux appels, prendre et transmettre les messages, et répondre aux demandes d’information : fournir les renseignements nécessaires pour orienter l’appelant vers la personne appropriée.
• Offrir un excellent service aux clients et fournisseurs en communiquant efficacement pour accélérer la résolution des problèmes/plaintes avec le service des finances de l’entreprise si nécessaire.
• Participer à l’inventaire physique trimestriel (PI), qui peut avoir lieu durant les fins de semaine.
• Comprendre les processus d’inventaire physique et être capable de saisir les données sans erreur.
• Comprendre et suivre les SOP de l’entreprise et savoir comment les retrouver en cas de besoin.
• Les tâches de réception incluent l’accueil et l’annonce des visiteurs, la réception des livraisons, etc.
• Effectuer toute autre tâche connexe selon les besoins.

Exigences du poste :

• Diplôme d'études secondaires et/ou expérience équivalente.
• La capacité à lire, écrire et parler en anglais et/ou en français est requise.

Exigence particulière :

• La capacité à lire, écrire et parler Chinois est un atout.

Avantages* : Wismettac offre des avantages compétitifs,notamment :

• Assurance maladie complémentaire
• Assurance vision
• Assurance dentaire
• Assurance vie et accident
• REER avec appariement d'entreprise

et beaucoup plus!

Doit être autorisé à travailler au Canada à temps plein pour tout employeur.