À PROPOS DE GOWLING WLG

Chez Gowling WLG, notre engagement envers l’excellence et la qualité du service commence par nos gens. À titre de cabinet juridique international comptant des bureaux au Canada, au Royaume-Uni, ailleurs en Europe, ainsi qu’au Moyen-Orient et en Asie, nous sommes fiers de recruter et de retenir les meilleurs talents pour la prestation d’un service à la clientèle exceptionnel grâce à leur dynamisme, leur passion et leur dévouement.

La satisfaction de nos employé(e)s est cruciale pour nous, et nous travaillons fort pour qu’ils soient motivés, mobilisés et toujours bien outillés. Nous véhiculons des valeurs de base qui constituent la force motrice de notre cabinet : la force de l’équipe, la force du surpassement et la force de la diversité.

L’équité, la diversité et l’inclusion sont au cœur même des valeurs de base du cabinet. Afin de créer un milieu de travail encore plus équitable, stimulant et enrichissant, nous cherchons à attirer et retenir dans nos rangs des personnes talentueuses riches d’expériences et issues de milieux et de cultures diversifiés. Notre mission? Aider chacun de nos membres à atteindre tout son potentiel, ainsi que ses objectifs personnels et professionnels.

Notre groupe diversifié de professionnels juridiques, d’étudiant(e)s en droit, de stagiaires, de parajuristes et d’adjoint(e)s administratif(-ve)s juridiques ainsi que les membres de notre équipe des services de soutien aux affaires travaillent en étroite collaboration, et chaque membre est respecté et valorisé pour ses contributions individuelles.

DESCRIPTION

La/le titulaire du poste est responsable de la planification, la prestation et la coordination des services offerts à la clientèle et des services liés aux installations du bureau. Cette personne agit en tant que coordonnateur auprès de plusieurs services afin de s’assurer du respect des normes du cabinet dans le cadre des activités quotidiennes et d’événements organisés par le bureau. La/le titulaire du poste coordonne l’utilisation des salles de conférence, des salles de réunion, de l’aire de réception ainsi que des aires communes et s’occupe de la planification y afférente. La/le titulaire de ce poste reçoit un peu d’orientation et de direction; la plupart des tâches sont effectuées de façon autonome.

RESPONSABILITÉS

• Diriger la mise en place des salles de réunion et de conférence afin qu’elles soient disposées en fonction des critères des clients et des besoins à l’interne. Travailler étroitement avec différents membres du cabinet afin de répondre à leurs demandes de services et effectuer des suivis auprès des fournisseurs externes au besoin.
• Coordonner la mise en place des salles de conférence afin de veiller au respect des normes opérationnelles du cabinet ainsi que l’installation de tout équipement audiovisuel requis pour les conférences vidéo et téléconférences, effectuer des tests pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement, fournir de l’assistance opérationnelle et aider à l’entretien systématique de l’équipement.
• Communiquer efficacement avec les clients/invités ainsi qu’avec les membres du cabinet et leur fournir des renseignements pertinents en temps opportuns afin d’offrir une expérience optimale dans le cadre des événements organisés par le cabinet.
• Collaborer avec les équipes marketing, Personnes et culture, les TI, Serviceslmembres du personnel ainsi qu’avec d’autres bureaux afin d’assurer la coordination de tâches de travail précises.
• S’assurer que les locaux/les installations et l’équipement du cabinet sont entretenus et utilisés de manière conforme aux normes de santé et sécurité.
• Agir à titre de personne-ressource auprès de tous les fournisseurs externes et clients internes.
• Participer à la détection et à la correction des problèmes liés aux services ou installations du bureau, notamment l’éclairage, la circulation de l’air, le mobilier et les équipements divers. Coordonner l’achat de fournitures de bureau, d’ameublement, etc.
• Fournir de l’assistance dans le cadre de déménagements de bureau et effectuer des tâches d’entretien général au besoin.
• Participer à la gestion de l’inventaire de fournitures et d’équipement du cabinet.
• Répondre aux demandes d’assistance provenant de la réception ou de tout autre secteur faisant partie des services et installations du bureau.
• Coordonner et optimiser la logistique entourant divers événements marketing du bureau, au besoin.
• Travailler avec les fournisseurs et entrepreneurs externes, gérer la relation avec ces derniers et s’assurer du respect des normes en matière de qualité et de prestation des services.
• Collaborer avec différents services du cabinet afin de coordonner l’exécution de certaines tâches de travail et s’assurer du respect des normes opérationnelles.
• Fournir de l’assistance au service de gestion des documents.
• Effectuer toute autre tâche générale au besoin.

COMITÉS PERTINENTS

Obligation de siéger au comité suivant :

• Comité Santé et sécurité

QUALIFICATIONS

• Diplôme collégial ou un niveau supérieur d’étude.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à se présenter de manière professionnelle.
• Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais.
• Capacité à établir et redéfinir les priorités au besoin.
• Capacité à soulever des objets lourds et à installer des cloisons mobiles.
• Capacité à gérer le stress de manière professionnelle.
• Dynamisme et entregent, attitude positive et grande motivation à fournir un excellent service.
• Capacité à travailler de façon autonome au sein d’une équipe.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible.
• Connaissance de la suite Microsoft Office.

Vous ne pensez pas remplir tous les critères? Si ce poste vous intéresse, mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement aux qualifications requises dans la description, nous vous encourageons à postuler quand même. Vous pourriez être la personne idéale pour ce poste ou d’autres.

Gowling WLG s’engage à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Si vous avez un handicap ou des besoins particuliers qui nécessitent une intervention quelconque de notre part à toute étape du recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.

Nous vous remercions de votre candidature, mais veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.