Job Description À titre de Coordonnateur(rice) au département de l'ingénierie, vous offrirez un soutien administratif à l’ensemble des activités d’ingénierie chez Davie. Vous collaborerez avec les équipes de l’ingénierie fonctionnelle, de l’ingénierie de production, de soutien logistique intégré et de mise en service, ainsi qu’avec le Vice-président, Ingénierie, afin de faciliter la coordination et le bon déroulement des projets.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

• Fournir un soutien administratif aux directeurs, selon les besoins.
• Agir comme point de contact pour les questions liées à l’ingénierie auprès des cadres, employés, clients et partenaires externes.
• Participer à l’intégration des nouveaux employés et sous-traitants en ingénierie (poste de travail, présentation aux équipes, etc.).
• Traiter les demandes dans Oracle et vérifier les heures des sous-traitants pour assurer une facturation exacte.
• Préparer un planificateur hebdomadaire des tâches pour faciliter la répartition et la facturation des travaux.
• Assurer le suivi des frais généraux, au besoin.
• Soutenir le BGP et les équipes de projet afin d’assurer la livraison des livrables techniques dans les délais et de suivre leur progression.
• Préparer et coordonner la documentation liée aux projets, notamment les ordres de modification.
• Coordonner la production régulière des rapports sur les indicateurs clés de performance (ICP).
• Participer aux réunions afin d’en rédiger les procès-verbaux et d’assurer la logistique (réservations, prise de notes, suivis des actions, rédaction et diffusion des comptes rendus, nourriture, etc.).
• Planifier et gérer diverses réunions dans les calendriers.
• Assurer la coordination des activités des représentants des services techniques (FSR) sur le chantier ainsi que la logistique associée.
• Tenir à jour l’organigramme du bureau et le calendrier annuel des congés.
• Organiser les déplacements (vols, hôtels, voitures, hébergements temporaires) conformément à la politique de l’entreprise.
• Numériser et classer les documents dans le système approprié.
• Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et offrir un soutien administratif général au département d’ingénierie.

Qualifications

• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est obligatoire.
• Détenir un minimum de trois (3) années d’expérience en coordination de projets ou dans un rôle similaire.
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacité à établir les priorités et à gérer plusieurs projets simultanément.
• Habileté à communiquer clairement et à synthétiser l’information.
• Faire preuve d’autonomie et de sens des responsabilités.
• La certification CAPM constitue un atout.
• Aptitudes marquées pour les relations interpersonnelles.