Adjoint.e administratif.ve
About the role
Adjoint.e administratif.ve
Emplacement: Montréal (4 jrs/semaine en présentiel) Société: Optimum Gestion de Placements inc.
Nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e administratif·ve qui sera un élément clé dans le bon déroulement de nos opérations. Le/la titulaire apportera un soutien administratif au Président et à la Vice-présidente Exécutive et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe en offrant un support administratif aux activités de ventes et de marketing.
Responsabilités spécifiques :
Coordination et production de document Réviser, corriger et mettre en page divers documents; Préparer les documents pour les réunions internes et externes Responsable de la coordination des rencontres corporatives et de la distribution des documents Volet administratif Mettre à jour périodiquement des documents destinés à la clientèle et les distribuer ; Effectuer la mise à jour des certains documents pour la conformité; Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels; Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes; Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives; Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum; Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.); Gérer les stationnements et organiser les lunchs lorsque requis Participer au comité social et collaboration aux événements corporatifs et internes (cocktails, activités d’été, party de Noël); Élaborer le plan d’intégration et préparer l’espace de travail pour les nouveaux employé.es Support à l'équipe vente, marketing et projets spéciaux Préparer et diffuser les publications web. Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers; Participer à des projets spéciaux selon les besoins. Qualités et aptitudes :
Excellent sens de l’organisation et bonne gestion de temps et des priorités. Excellente capacité à travailler en équipe et à respecter des échéanciers serrés. Bonne flexibilité et capacité à relever des défis. Bonne capacité d’analyse et de synthèse. Rigueur, efficacité et autonomie. Intégrité et respect de la confidentialité.
Expérience / Formation DEC en bureautique ou formation connexe; Expérience confirmée en support administratif; Maîtrise de Teams, Zoom ainsi que de la suite Office : Excel, Word, PowerPoint; Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; Connaissance fonctionnelle de l’anglais (interactions occasionnelles avec nos équipes unilingues anglophone à l’extérieur du Québec).
Not the right fit? Search for Adjoint.e administratif.ve jobs in Montreal, Quebec, Canada
About Optimum Asset Management
Optimum Asset Management is a quantitative and credit firm that allies micro and macroeconomic analysis. We redefine investment strategies by combining our high technical expertise with our unique business intelligence technology in Canada, while incorporating responsible investment principles into our portfolio management.
Our strategies are elaborated both to design the future and to meet today’s needs. We work closely with our clients to provide enlightened advices that meet everyone’s specific needs, regardless of the complexity. We use information modeling in our decision-making process to optimize performance while integrating one of the most advanced risk management. Our strategies rely on exclusive intelligence technology, stemming from internal research and development, to optimize our portfolio management services. This technology gives us an undeniable advantage because it allows us to quickly evaluate the true value of securities while exploiting real-time appealing investment opportunities.
With over 30 years of tradition and excellence, we have assembled a team of professionals with a high level of expertise from various spheres of the financial and technological areas. Our team’s presence in three countries gives us a privileged access to different markets, adding to our culture of excellence and our client proximity. Optimum Asset Management is a subsidiary of Optimum Group, a private and diversified financial group with international operations.
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Coordination et production de document Réviser, corriger et mettre en page divers documents; Préparer les documents pour les réunions internes et externes Responsable de la coordination des rencontres corporatives et de la distribution des documents Volet administratif Mettre à jour périodiquement des documents destinés à la clientèle et les distribuer ; Effectuer la mise à jour des certains documents pour la conformité; Prendre en charge les appels téléphoniques, la préparation et la gestion de courriels; Mettre à jour les calendriers et planifier les réunions des différentes équipes; Offrir un soutien aux équipes : distribution des correspondances, numérisation et impression de documents, autres tâches administratives; Réviser, corriger et mettre en page divers documents et présentations en utilisant les standards du Groupe Optimum; Commander les fournitures de bureau et gérer les demandes de maintenance (néons, thermostat, machines à eau, etc.); Gérer les stationnements et organiser les lunchs lorsque requis Participer au comité social et collaboration aux événements corporatifs et internes (cocktails, activités d’été, party de Noël); Élaborer le plan d’intégration et préparer l’espace de travail pour les nouveaux employé.es Support à l'équipe vente, marketing et projets spéciaux Préparer et diffuser les publications web. Assister l’équipe dans ses projets et assurer le suivi de certains dossiers; Participer à des projets spéciaux selon les besoins. Qualités et aptitudes :
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With over 30 years of tradition and excellence, we have assembled a team of professionals with a high level of expertise from various spheres of the financial and technological areas. Our team’s presence in three countries gives us a privileged access to different markets, adding to our culture of excellence and our client proximity. Optimum Asset Management is a subsidiary of Optimum Group, a private and diversified financial group with international operations.