La Ville de Mont-Royal est à la recherche d’un ou d’une secrétaire pour un mandat temporaire à temps complet (35h/semaine du lundi au vendredi)

Le travail consiste à effectuer des tâches de secrétariat de nature variée afin d’apporter un soutien administratif.

EXEMPLES DE TÂCHES ACCOMPLIES

• Reçoit le courrier, en prend connaissance, et l’achemine à qui de droit.

• Rédige de la correspondance d’ordre courant.

• Vérifie la correspondance à expédier et s’assure qu’elle ne contient pas d’erreur.

• Exerce un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.

• Reçoit, loge et transmet les appels téléphoniques; accueille les visiteurs; obtient et donne l’information disponible.

• Dactylographie des textes variés à partir de notes prises par le titulaire en sténographie ou avec une autre méthode d’écriture rapide, ou de d’autres documents.

• Tient l’agenda de son supérieur.

• Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.).

• Effectue la préparation matérielle de réunions, et procède aux convocations.

• Assiste à des réunions, prend note des délibérations et rédige des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.

• Recueille et collige des données en provenance de diverses sources.

• Effectue diverses autres tâches de secrétariat et d’écritures simples; opère de l’équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).

• Effectuer toute autre tâche connexe.

PROFIL RECHERCHÉ

La personne choisie devra satisfaire aux conditions suivantes :

• Détenir un diplôme d’études professionnelles, programme d’études et secteurs appropriés;

• Posséder deux (2) années d’expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

QUALITÉS REQUISES

Connaissances :

• de la sténographie française ou d’une autre méthode d’écriture rapide;

• de la sténographie anglaise ou d’une autre méthode d’écriture rapide (pour les postes le requérant);

• du français;

• de l’anglais* (pour les postes le requérant);

• de la dactylographie et de la disposition des textes;

• des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat.

• La connaissance de l’anglais est une exigence en raison des interactions possibles avec les citoyens de la Ville.

Habiletés ou aptitudes :

• à faire preuve de tact et de courtoisie;

• à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes;

• à communiquer aisément;

• à rédiger de la correspondance standard;

• à guider et à orienter le travail d’employés;

• à opérer de l’équipement usuel de bureau;

• à transcrire des données avec précision.

CONDITIONS ET AVANTAGES

La Ville de Mont-Royal a des conditions avantageuses pour ses employés. Pour ce poste, elle offre, entre autres :

• Un horaire stable de 35 heures par semaine du lundi au vendredi ;
• Des congés mobiles et de maladies; Du perfectionnement au travail.

ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI
Souscrivant au programme d’accès à l’égalité en emploi au sens de l’article 86 de la Charte des droits et libertés de la personne du Québec, la Ville de Mont-Royal invite les femmes, les membres des minorités ethniques, les personnes autochtones et les personnes en situation de handicap à poser leur candidature.