Aperçu du poste :

Relevant du Bureau du chef du contentieux (BCC) de la ville de Saint John (la « ville »), le gestionnaire des contrats et de la conformité assure la coordination et l’administration des exigences contractuelles de la ville de Saint John, en collaboration avec les équipes juridiques et d’approvisionnement et d’autres parties prenantes clés. Le gestionnaire des contrats et de la conformité joue un rôle clé en garantissant l’excellence de l’exécution, la conformité et la gestion des risques. Ce poste est basé à Saint John, au Nouveau-Brunswick, et est soumis à toutes les politiques de la ville en matière d’emploi.

Principales responsabilités

• Planifier, coordonner et administrer le cycle de vie des contrats (examen, lancement, négociation, administration – suivi et rapports – et clôture) de tous les contrats de la ville, en coordination avec le BCC et d’autres parties prenantes

• Administrer la base de données des contrats (active et archivée), sous forme électronique et sur papier, dans le respect de la confidentialité, de la protection des renseignements personnels et des exigences du BCC

• Au besoin, participer à la gestion d’accords multiples présentant des interdépendances, afin de veiller à ce que les exigences contractuelles soient harmonisées et que les conflits soient communiqués aux parties prenantes concernées avant la finalisation des conditions contractuelles, afin de réduire les problèmes de mise en œuvre postérieurs à l’exécution

• Communiquer et correspondre directement avec les contreparties contractuelles des clients, le cas échéant

• Identifier et résoudre les problèmes contractuels (par exemple, non-respect de la législation et des politiques); transmettre au directeur des services juridiques les problèmes complexes ayant un impact important ou général pour qu’ils soient résolus

• Mettre en œuvre et gérer les recours hiérarchiques transactionnels et internes, le cas échéant

• Servir d’interface principale – sauf en cas de responsabilité partagée ou déléguée – après l’exécution des contrats pour diverses questions, telles que la réception des certificats d’assurance, le suivi de la période de garantie et des renouvellements, la saisie des exigences en matière de sous-traitance, les détails relatifs à la notification dans le cadre de l’accord, etc.

• Tenir à jour un résumé des contrats et un système de « dates clés » en ce qui concerne les contrats et faciliter la communication appropriée des éléments matériels aux parties prenantes concernées, directement ou au moyen d’un système de flux de travail géré, afin d’assurer le respect des conditions contractuelles (telles que les crédits de service, la période de garantie, les dates de résiliation et de renouvellement, les conditions de paiement, etc.)

• Comprendre, respecter et promouvoir les politiques et les exigences de la ville, y compris en matière d’éthique et de conformité

• Gérer tous les contrats et services conformément aux politiques de la ville

• Faciliter et opérer dans le cadre du budget prescrit pour la gestion des contrats

• Planifier le renouvellement des contrats en temps voulu et contribuer à la planification/à l’élaboration de nouveaux contrats en impliquant les utilisateurs et les personnes concernées par les contrats; comprendre et contribuer à l’élaboration des spécifications et des exigences; préparer, en collaboration avec les principales parties prenantes, des documents de demande de propositions, etc.

• Contribuer à l’élaboration et à la préparation des documents de rapport, selon les besoins et à la demande du BCC et d’autres parties prenantes

• Analyser, identifier et recommander des stratégies visant à améliorer en permanence les processus de gestion et d’administration des contrats conformément aux stratégies et priorités de l’organisation et, le cas échéant, participer activement à la normalisation des modèles et processus contractuels et à la mise en œuvre de solutions logicielles

• Favoriser et développer des relations de collaboration avec les parties prenantes internes et externes

• Se rendre sur les sites de la ville ou des parties contractantes en fonction des besoins

• Se tenir au courant des développements et des formations applicables;

• Autres tâches assignées.

Qualifications Essentielles :

Un diplôme de premier cycle dans un domaine juridique, en administration des affaires ou dans un domaine étroitement lié est requis.

Un minimum de cinq (5) années d’expérience significatives dans la mobilisation, la direction, la gestion et/ou la supervision du processus contractuel (pour tous les types de contrats), y compris la formation, la négociation, l’administration et les activités d’établissement de rapports, et l’assistance directe à la documentation du projet ou une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience.

Connaissances juridiques en matière de contrats commerciaux ou gestion préalable de contrats, de préférence.

Une combinaison de formation et d’expérience équivalentes peut également être considérée.

Compétences et aptitudes essentielles :

• Négociation, tact, diplomatie et intégrité

• Esprit d’analyse, résolution de problèmes, gestion des conflits

• Gestion du temps et sens de l’organisation; capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois

• Compétences interpersonnelles avec la capacité d’établir des relations de travail et de travailler à la fois de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe; assurer la liaison entre et parmi les clients externes et internes; interagir avec le personnel à tous les niveaux de gestion

• Approche analytique de la résolution des problèmes, de l’évaluation des risques et de la stratégie

• Excellentes compétences en matière d’élaboration de demandes de propositions, forte capacité à mener des négociations complexes et excellentes compétences en matière de communication orale et écrite

• Très organisé, cohérent, méthodique et professionnel

• Capacité à « repérer les problèmes » sur la base d’une vaste expérience professionnelle et d’une formation formelle

• Capacité à travailler dans le cadre de lignes directrices établies avec un minimum de supervision

• Bases de données et méthodes et compétences en matière d’analyse de données de préférence; compétences en matière de saisie précise de données

• Excellente communication orale et écrite

• Maîtrise de MS Word, Excel et PowerPoint

Ce que nous offrons à la personne retenue

• Salaire concurrentiel

• Droit concurrentiel à des vacances et à des congés payés

• Régimes complets d’avantages collectifs

• Participation à un régime de pension à prestations déterminées à risque partagé dès le premier jour d’emploi

• Possibilité de participer au programme d’options d’horaires flexibles de la Ville, qui comprend des options d’horaires flexibles et de semaine de travail comprimée (semaine de 4 jours), sous réserve des exigences de l’organisation

• Possibilités de formation et de perfectionnement

• Un lieu de travail diversifié et inclusif

• Événements parrainés pour les employés et les familles

• Le programme de bénévolat pour les services communautaires qui prévoit jusqu’à deux jours par année civile pour s’engager dans des actions de bénévolat afin de faire la différence et rendre service à la communaute

• Une carrière au service de la communauté

Employeur pour l’égalité des chances :

Nous sommes un employeur qui prône l’égalité des chances. Nous nous engageons à constituer une main-d’œuvre qui reflète la diversité des communautés dans lesquelles nous vivons et que nous servons. Nous encourageons et soutenons les candidatures des Autochtones, des personnes handicapées et des membres des minorités visibles. Les candidates ou candidats qui appartiennent à ces groupes et qui sont qualifiés seront privilégiés au moment de la sélection.

Les candidatures seront acceptées uniquement par le biais de notre système en ligne. Les candidates et candidats qualifiés doivent envoyer leur lettre de présentation et leur curriculum vitae à :

Ville de Saint John
à l’attention de : Comité d’embauche
www.saintjohn.ca (carrières/possibilités d’emploi)