Aperçu du poste

Le salaire d'embauche pour ce poste varie entre 109 010,85 $ et 125 355,75 $.

Sous la direction du vice-président des opérations, le responsable des opérations et de l'administration de l'entreprise supervisera toutes les fonctions administratives et opérationnelles nécessaires pour répondre aux exigences de prestation de services de l'ALREO. Ses principales responsabilités comprendront la direction d'une équipe de professionnels de l'administration et des communications, la planification opérationnelle et la gestion du rendement, ainsi que la gestion des contrats et des achats. Plus précisément, le responsable sera chargé de diriger les plans annuels d'exploitation et de communication, la gestion des contrats et des achats pour les laboratoires de l'ALREO, les politiques et procédures de l'entreprise, les modifications apportées aux contrats de service des membres et des clients, ainsi que les activités de développement commercial.

Principaux domaines de responsabilité

Administration et planification

• Dirige une équipe de professionnels administratifs au sein de l'organisation, en soutenant divers responsables de discipline et responsables des opérations de l'ALREO (par exemple, planification et attribution des tâches, dotation en personnel et planification des horaires, gestion des performances, etc.).

• Dirige le processus annuel de planification des opérations, y compris l'élaboration de plans avec des objectifs de reporting, des livrables et un cadre de reporting.

• Dirige les activités de planification de l'espace et de gestion des installations de l'ALREO, y compris le soutien à l'intégration et au départ des dirigeants et des médecins.

• Collecte, analyse et rend compte des indicateurs opérationnels de l'organisation, en créant des rapports et des présentations destinés à divers acteurs clés, notamment le PDG, le conseil d'administration et les comités.

• Élabore et met à jour les rapports de performance clés de l'organisation, en facilitant le suivi et la performance des opérations destinés à la prise de décision de la direction et à l'examen du conseil d'administration.

• Dirige les activités de gestion de projet de l'ALREO, y compris l'élaboration de ressources et de boîtes à outils de formation à la gestion de projet et à la gestion du changement, en aidant les chefs de projet dans la planification, la communication, le suivi et la production de rapports, selon les besoins.

• En collaboration avec le CCO, l'ALREO et l'HO, coordonne les réponses aux demandes d'informations pour les nouveaux tests et financements.

Gestion des contrats et des achats

• Gère les contrats de l'ALREO et les relations avec les clients, les membres et les fournisseurs pour les fournitures, l'équipement et les services de laboratoire.

• Travaille en étroite collaboration avec les services d'approvisionnement de l'HO et l'organisation d'achat groupé MMC afin de s'assurer que l'ALREO respecte strictement les directives BPS de l'Ontario.

• Dirige les analyses de rentabilité et les motions du conseil d'administration lorsque les contrats d'équipement et de services dépassent les seuils d'approbation de la direction.

• Assure le suivi et rend compte des contrats et de la gestion des fournisseurs afin de garantir des prix et des conditions optimaux et de détecter les écarts potentiels par rapport au budget; assure le suivi des dates de renouvellement afin de garantir la continuité du service.

• Gère, en collaboration avec MMC et l'HO, les relations/contrats avec les fournisseurs externes pour les besoins en équipements et en services d'approvisionnement des laboratoires des hôpitaux membres de l'ALREO.

• Assure la liaison avec les utilisateurs de services hospitaliers non membres pour rédiger des contrats, clarifier et expliquer la facturation, y compris l'obtention des documents requis auprès des laboratoires régionaux.

• Élabore et soutient les processus de modification/réponse et d'approbation de l'ALREO pour l'organisation afin de garantir le succès du changement, de la croissance et de l'innovation dans les tests et techniques de laboratoire.

Communications et culture

• Dirige le processus annuel de planification des communications, en aidant l'équipe à élaborer, mettre en œuvre et évaluer le plan, y compris les activités clés telles que les relations avec les médias, la gestion du site Web, la gestion du portail destiné au personnel et aux membres, les activités sur les réseaux sociaux, les bulletins d'information, etc.

• Dirige tous les aspects de la Semaine des laboratoires médicaux (avril) afin de mettre en valeur la profession de laborantin.

Développement commercial et innovation

• Assiste le vice-président des opérations dans les activités de développement commercial en participant à la génération d'idées au sein de comités, en assurant le suivi des prospects et en gérant les contacts et contrats clés.
• Contribue à l'élaboration d'analyses de rentabilité et de propositions pour de nouveaux projets commerciaux en s'appuyant sur des données financières et issues de la recherche.

Exigences pré-requis

• Diplôme d'études supérieures ou diplôme en administration des affaires.

• Au moins cinq ans d'expérience, dont deux ans dans un poste de direction dans le domaine du soutien aux opérations commerciales.

• Connaissance des opérations et du leadership dans le domaine des soins de santé, y compris la gestion des talents, l'industrie des soins de santé et le secteur hospitalier.

• Compréhension des pratiques en matière de gestion des performances, des finances et des projets, y compris l'élaboration, le suivi et la communication d'indicateurs clés de performance, l'analyse budgétaire et des écarts, les processus d'approvisionnement (sélection, gestion des stocks et facturation) et la gestion de projets, avec de solides compétences en communication et en gestion du changement.

• Compétences en matière d'amélioration des processus et d'analyse, avec la capacité d'améliorer les processus d'approvisionnement, de gestion des contrats, de modification de la portée, les activités de développement commercial et le suivi des performances.

• Capacité avérée à collecter et analyser des données, à les traduire en informations significatives et en formats visuels pour faciliter la prise de décision, et à fournir un soutien technique et procédural pour le suivi des indicateurs.

• Solides compétences en communication et en gestion du changement afin d'encourager efficacement le respect des politiques et des processus organisationnels.

• Compétences avérées en communication et en mobilisation des parties prenantes, avec la capacité de collaborer efficacement avec des partenaires internes et externes.

• Capacité à élaborer des supports de communication clairs et attrayants (notamment des bulletins d'information et des représentations visuelles de données).

• Capacité à collaborer efficacement avec les hôpitaux membres et les différentes parties prenantes afin de résoudre les problèmes liés aux processus opérationnels et aux activités, notamment en gérant les résistances et les frustrations de manière constructive et axée sur les solutions.

• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

• Capacité à utiliser les données et les indicateurs de performance pour soutenir la prise de décisions stratégiques et opérationnelles.

• Compétences avérées dans la gestion des exigences en matière d'agrément des laboratoires afin d'assurer la continuité des opérations et de protéger la réputation de l'organisation, ainsi que dans la supervision de la gestion des stocks et des achats, où les décisions peuvent avoir une incidence sur le risque financier, le contrôle des coûts et les gains ou pertes potentiels.

• Capacité avérée à diriger, encadrer et gérer une équipe de soutien administratif, avec une expérience pratique dans le recrutement, le développement des employés et la gestion formelle des performances.

• Capacité à gérer efficacement plusieurs priorités concurrentes dans un environnement en évolution rapide, avec des délais serrés et imprévisibles.

• Doit posséder un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule, car certains déplacements entre les sites des laboratoires peuvent être nécessaires.

À titre de condition pré-emploi, tout nouvel employé de l’ALREO doit soumettre un rapport de vérification d’antécédents criminels conforme, et daté de moins de six (6) mois à compter de la date d’émission.

*Politique de vaccination obligatoire*
Selon la politique de vaccination COVID-19 de l'ALREO, si vous êtes retenu dans le processus de sélection, une offre d'emploi sera conditionnelle à la présentation d'un document émis par le gouvernement confirmant que vous avez été complètement vacciné avec un vaccin approuvé au Canada. Toute personne qui ne peut pas être vaccinée pour des raisons médicales ou pour d'autres motifs reconnus par le Code des droits de la personne peut demander un accommodement.

Veuillez noter qu'en ce qui concerne la pandémie de COVID-19, la position de la Commission ontarienne des droits de la personne (CODP) est qu'une croyance singulière ou une préférence personnelle contre les vaccins et/ou les masques n'est pas protégée pour des raisons de croyance en vertu du Code.

Rotation/Quarts de travail

De jour, quarts de 8 heures. À titre d'information seulement - l'ALREO se réserve le droit de modifier.

Qualifications souhaitables

• Maîtrise en administration des services de santé ou dans un domaine connexe, de préférence.
• Connaissance/expérience des unités de laboratoire considérée comme un atout.
• Le bilinguisme (anglais et français) est considéré comme un atout.

Équité en matière d’emploi

À l’Association des laboratoires régionaux de l’Est de l’Ontario (ALREO), nous nous engageons à favoriser un milieu de travail accessible, où tous les employés et candidats se sentent respectés. Nous adhérons au principe d’adaptation en milieu de travail. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation, à n’importe quelle étape du processus de recrutement et par la suite, veuillez en aviser un membre de l’équipe des ressources humaines et il nous fera plaisir de collaborer avec vous afin de répondre à vos besoins.

Comment postuler

Pour postuler, envoyez votre demande d’emploi au plus tard à 23 h 59 (heure normale de l’Est) le jour de la date de clôture. Pour nous aider à déterminer si vous avez les exigences requises, veuillez fournir tous les renseignements nécessaires. Autrement, votre candidature sera rejetée. Nous remercions tous les candidats qui présentent une demande, mais seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Merci de votre collaboration.