Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille d’emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Cheminement et opérations scolaires

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/04/30

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/05/11

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 09

Échelle salariale :

$72,437.00 - $91,502.00Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales

La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence.

Raison d'être du poste

Coordonner les processus relatifs aux services de première ligne et les processus fonctionnels du Bureau des études de premier cycle. Servir de point de contact principal pour les agents principaux ainsi que les étudiants du Régime travail-études. Trouver des solutions aux cas spéciaux, saisir les opportunités pour revoir, développer et mettre en œuvre des processus selon les meilleures pratiques afin d’assurer l’efficience des opérations tout en maintenant une harmonie et une atmosphère d’équipe.

Dans ce rôle, vos responsabilités incluront:

Cheminement scolaire et persévérance des étudiants

• Évaluer les besoins et faire des recommandations : Anticiper, analyser et interpréter les besoins des étudiants, déterminer les politiques et les processus devant être mis en œuvre. Diagnostiquer et formuler des recommandations permettant de régler les problématiques des étudiants et veiller à la mise en place des recommandations. Régler les problèmes complexes et assurer les suivis nécessaires.
• Desservir les étudiants en service de première ligne : S’acquitter de quelques tâches de première ligne afin de comprendre la réalité des étudiants et de ses agents principaux pour la mise en œuvre de projets d’amélioration du service. Revoir les processus et les peaufiner afin d’accroître la productivité et l’efficacité.

Gestion des opérations

• Revoir les méthodes de travail : En consultation avec le/la responsable des services scolaire, concevoir et implanter de nouveaux processus, procédures et méthodes de travail ou modifier ceux en place, et s’assurer que l’équipe s’y conforme afin d’améliorer continuellement les activités pour maximiser sa productivité et son efficacité.
• Planification les processus : Anticiper, analyser et interpréter les besoins. En collaboration avec la responsable des services scolaires, évaluer et proposer les politiques et les processus devant être mis en œuvre, de même qu’un calendrier des opérations. Déterminer les ressources nécessaires pour respecter les échéances. Planifier, développer et appliquer les méthodes de travail et les outils afin d’améliorer la performance et la qualité du service.
• Gestion des cours et des examens: Valider et mettre à jour les séquences de cours. Responsable des listes d’attente. En consultation avec la responsable des services scolaires, concilier les limites d’effectifs. Vérifier les listes d’inscriptions. Responsable de la mise à jour des notes.

6. Supervision : Superviser les agents principaux et agir à titre de personne-ressource pour ces derniers. En collaboration avec les agents des opérations, est responsable du processus de recrutement, de dotation ainsi que la supervision du personnel étudiant. Déterminer les priorités, motiver le personnel et fournir la rétroaction requise afin d’assurer la qualité du service.

Communication et liaison

• Représentation et transfert d’information : En l’absence de la/du Responsable des services scolaires, participer à divers comités et réunions portant sur les processus opérationnels ou le service aux étudiants et transmettre l’information à l’équipe. Agir à titre de représentant / représentante de la faculté et de l'Université d'Ottawa lors d’événements divers incluant en soirée et fin de semaine au besoin.
• Activités de recrutement : Promouvoir l'Université d'Ottawa, ainsi que ses programmes et services pendant les foires et les activités de recrutement incluant en soirée et fin de semaine. Contribuer à l’attribution des ressources nécessaires au recrutement en collaboration avec la/le responsable des services scolaires.

Ce que vous apportez:

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
• Minimum de 3 années d’expérience dans un environnement postsecondaire.
• Connaissances approfondies des programmes scolaires de niveaux secondaire, collégial et du premier cycle.
• Expérience en supervision et dans l’organisation du travail dans un environnement changeant.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.
• Expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en œuvre des procédés, politiques et méthodes.
• Expérience de l'utilisation de systèmes informatisés : traitement de textes, base de données, chiffrier, courriel, Internet, ainsi que les systèmes scolaires.
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
• Capacité de gérer de multiples dossiers et de faire preuve de minutie.
• Capacité de prendre des décisions pouvant avoir un impact sur les étudiants ou sur les employés de son unité.
• Capacité à faire preuve de tact, diplomatie, discrétion et jugement.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Bilinguisme : Français et anglais (parlé et écrit) ; pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent être classés au niveau de compétence « Low Advanced » ou à un niveau supérieur pour la compréhension orale et la compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. La note est déterminée par un test de compétence conçu par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

**Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :**Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.