À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Fonctions et responsabilités

Vous souhaitez jouer un rôle clé pour que le développement de l'IA profite à l'ensemble de l'humanité ? Vous avez de l'expérience dans les opérations administratives et vous vous épanouissez dans un environnement dynamique ? Vous vous intéressez à la question cruciale de la sécurité de l'IA et souhaitez contribuer à cette cause ?

Mila recherche un·e adjoint·e administratif·ve au bureau du professeur Yoshua Bengio afin de soutenir ses activités et celles de son équipe. Sous la responsabilité du directeur des politiques, vous travaillerez également en étroite collaboration avec l'Assistante principale et responsable des opérations du bureau du professeur Bengio, afin de fournir un soutien administratif et opérationnel essentiel.

• Gestion stratégique des courriels : gérer un volume important de courriels en classant, hiérarchisant et redirigeant stratégiquement les messages afin de garantir des réponses rapides.
• Gestion du calendrier et des rendez-vous : administrer et coordonner les calendriers du professeur Bengio et de son équipe, notamment en planifiant les réunions internes et externes, et en acceptant ou refusant les invitations et les événements.
• Coordination et assistance pour les réunions : assister le professeur Bengio dans le cadre de ses réunions en lui fournissant des rappels en temps opportun, les documents nécessaires et des briefings. Accueillir les invités au bureau, organiser les salles de réunion et garantir une expérience fluide à tous les visiteurs.
• Assistance administrative à l'équipe : fournir une assistance administrative complète à l'ensemble de l'équipe, notamment en préparant et en traitant les rapports de dépenses, en remplissant les formulaires, en obtenant les signatures et en traitant les factures en temps opportun.
• Voyages et logistique : faciliter l'organisation des déplacements, notamment la réservation des vols, des hébergements et des transports.
• Gestion de l'information : maintenir un système de classement électronique efficace afin de garantir que les documents et les informations sont organisés et facilement accessibles.
• Assistance générale : fournir toute autre assistance logistique, opérationnelle et administrative selon les besoins.

Requirements

• Diplôme en secrétariat, administration de bureau ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux (2) ans d'expérience confirmée dans un poste de coordination administrative ou d'adjoint·e, ou dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement universitaire ou de recherche au rythme soutenu.
• Excellentes compétences organisationnelles et grande capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles.
• Proactif, soucieux du détail et doué pour la résolution de problèmes.
• Capacité à s'adapter et à apprendre dans un environnement en constante évolution.
• Engagement à se tenir au courant des dernières tendances et à améliorer continuellement ses pratiques professionnelles.
• Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive).
• Bilinguisme (français et anglais), compte tenu des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes ou membres de notre communauté universitaire anglophones.

Benefits

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee

About Mila

Founded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence, and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its important contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the fruit of a collaboration between Université de Montréal and McGill University, with close links to Polytechnique Montréal and HEC Montréal.

Mila's mission is to be a global hub of scientific advances that inspires innovation and the rise of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.

To find out more, please visit https://mila.quebec/

Duties and Responsibilities

Are you looking to play a key role in ensuring that the development of AI benefits all of humanity? Do you have experience in administrative operations, thriving in a fast-paced environment? Are you interested in the critical issue of AI safety and want to contribute to this cause?

Mila is looking for an Administrative assistant for the Office of Professor Yoshua Bengio to support his activities and those of his team. Reporting to the Director of Policy, you will also work closely with the Senior Assistant and Operations Lead of Prof. Bengio's Office, to provide essential administrative and operational support.

• Strategic Email Management: Manage a high volume of emails by strategically categorizing, prioritizing, and redirecting messages to ensure timely responses.
• Calendar and Schedule Management: Administer and coordinate the calendars for Professor Bengio and his team, including scheduling internal and external meetings, and declining or accepting invitations and events.
• Meeting Coordination and Support: Assist Professor Bengio for his meetings by providing timely reminders, necessary materials and briefings. Welcome guests to the office, arrange meeting rooms, and ensure a seamless experience for all visitors.
• Team Administrative Support: Provide comprehensive administrative support to the entire team, including preparing and processing expense reports, completing forms, obtaining signatures, and handling invoices in a timely manner.
• Travel and Logistics: Facilitate the organization of travel arrangements, including booking flights, accommodations, and transportation.
• Information Management: Maintain an efficient electronic filing system to ensure documents and information are organized and easily accessible.
• General Support: Provide other logistical, operational and administrative support as needed.

Profile required

• Diploma in secretarial studies, office administration, or a related field.
• At least two (2) years of proven experience in an administrative coordination or assistant position, or similar role, preferably in a fast-paced academic or research environment.
• Exceptional organizational skills with a strong ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Excellent interpersonal and communication skills.
• Proactive, detail-oriented, and adept at problem-solving.
• Ability to adapt and learn in a continuously changing environment.
• A commitment to staying current with the latest trends and continuously improving professional practices.
• Proficiency with Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive).
• Bilingualism (French and English), given the interactions you will have in the course of your employment with some of our English-speaking partners, stakeholders, or members of our academic community.

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a major impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel and extended benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• A vacation policy offering a base of 20 days' vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible package allowing you to tailor your benefits to what contributes to your well-being. You can select and combine options to suit your needs, including lifestyle credits, enhanced insurance, extra vacation days and enriched pension contributions;
• Flexible working hours, a summer schedule and the possibility of telecommuting;
• A work environment in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of passionate experts in their field;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know you

At Mila, diversity is important to us. We value a work environment that is fair, open and respectful of differences. We encourage anyone who wants to work in an ecosystem that is constantly evolving and stimulated to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture, to apply.

Please note that only selected candidates will be contacted.

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