Groupe bureau classe 7 – permanent

Centraide du Grand Montréal est un organisme philanthropique qui soutient plus de 375 organismes et projets communautaires à Laval, à Montréal et sur la Rive-Sud. En vous joignant à notre équipe, vous plongez dans un environnement riche et stimulant au sein duquel les valeurs comme le dépassement, le respect, la collaboration, l’intégrité et la solidarité ont priorité.

Relevant de la direction principale Impact dans les collectivités, le/la titulaire exécute les tâches administratives pour les professionnels qui lui sont assignés. À ce titre, assiste les professionnels dans leurs relations avec les bénévoles et les organismes. S’assure de la production des documents selon les normes graphiques, de qualité et d’efficience. Effectue la mise à jour des dossiers informatiques; transmets, lorsque requis, des informations aux bénévoles et aux organismes. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Administration

• Exécute des tâches administratives générales; effectue les entrées de données, les corrections, les recherches, les mises à jour des données concernant l’ensemble des activités du processus d’investissements. S’assure de la qualité et la fiabilité de l’entrée et de la mise à jour des données à saisir.
• S’assure du respect des échéanciers concernant les différents livrables à produire dans le cadre du processus d’évaluation et d’investissements (rapports, recommandations, communications aux organismes, etc.).
• Effectue les travaux de transcription reliés à la préparation de dossiers, d’analyses, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d’autres documents, et ce, à partir de notes manuscrites ou autres. Corrige et assure une mise en page convenable des documents et opère les logiciels Word, Excel, PowerPoint et Office 365.
• Assiste les conseillers qui lui sont attitrés dans leur travail quotidien; tiens à jour l’agenda électronique selon le mode de fonctionnement convenu avec les conseillers attitrés. Contribue à la gestion du calendrier et des suivis à réaliser.
• Prépare, corrige et réalise des courriers, courriels ou tout autre document nécessaire aux conseillers, aux dossiers spéciaux et pour des dossiers spécifiques demandés par les directions.
• Classe et tiens à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, et fais la gestion électronique des documents dans Sharepoint et les autres plateformes.
• Corrige, met en forme et vérifie et s’assure les documents et divers rapports dans le cadre du processus d’investissement pour le CI.
• Aide à la préparation et à la convocation de différents comités et réunions; prépare les espaces de réunion (en virtuel ou en présentiel) ainsi que le matériel nécessaire. À l’occasion, est appelé(e) à assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.

Communication

• Reçois, filtre et achemine les appels téléphoniques, reçois les visiteurs, bénévoles ou autres, transmets les informations d’usage.
• Assure la gestion des courriels, classe et tiens à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc.; enregistre tout rapport qui exige une réponse et rappelle aux personnes concernées leurs échéances.
• Assiste les professionnels dans ses relations avec les bénévoles, les organismes et le personnel de Centraide. Aide à préparer les rencontres ainsi que la documentation générale reliée aux différents dossiers; en assure le suivi tel qu’applicable.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par le titulaire de ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation de l’emploi.

PROFIL REQUIS Scolarité et expérience

• Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de bureau
• Avoir un minimum de 1 à 3 ans d’expérience en lien avec les responsabilités du poste

Compétences spécifiques

• Maîtrise des logiciels de la Suite MS Office (Outlook, Sharepoint, Teams, Word, Excel, Powerpoint, OneNote) ;
• Excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtrise de l’anglais nécessaire pour interagir avec des partenaires anglophones ;
• Capacité à utiliser des bases de données ;
• Être organisé(e), structuré(e) et autonome dans tous les aspects de son travail ;
• Capacité à prioriser et à traiter plusieurs dossiers en simultané ;
• Capacité à rédiger du contenu adapté aux objectifs et au public cible ;
• Rigueur et souci du détail ;
• Capacité à évoluer dans un environnement ambigu, complexe et en changement perpétuel;
• Habileté à traiter de l’information d’une façon éthique, rigoureuse et confidentielle.

Compétences transversales

• Capacité d’adaptation : Être en mesure d’adopter une attitude positive et confiante face aux changements et à l’incertitude ;
• Communication : Articuler de manière constructive et bienveillante des idées, concepts et points de vue personnels tout en cherchant à comprendre le point de vue des autres ;
• Agir de manière responsable : Accepter des responsabilités, assumer les conséquences de ses décisions et inspirer confiance aux autres par ses actions ;
• Être innovant : Capacité à développer, exprimer et appliquer des nouvelles idées et de remettre en question les méthodes et normes existantes ;
• Collaboration et entraide : Travailler en collaboration en démontrant du respect pour les différences individuelles et soutenir les autres pour atteindre un objectif commun.

Incarner et promouvoir les valeurs de Centraide: Solidarité, respect, dépassement, collaboration et intégrité.

Ce que nous offrons À Centraide, l’humain est au cœur de nos priorités. Voici quelques avantages à travailler parmi nous :

• Mode de travail hybride (présentiel et télétravail);
• Horaire flexible de 35 heures;
• Horaire réduit l’été;
• Équipe dynamique et bienveillante;
• Conciliation travail/famille valorisée;
• Possibilité d’évolution de carrière;
• Remboursement d’activité de formation et de perfectionnement;
• Télémédecine et programme d’aide aux employés;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite.

(Très) en faveur de la diversité Centraide applique un programme d’accès à l’égalité pour des groupes susceptibles de vivre de la discrimination en emploi c’est à dire les membres de minorités visibles et ethniques, les personnes en situation de handicap, les Autochtones et les femmes.

Postuler ici

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.