Devenez un actif pour la collectivité ! Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois.es en créant un monde plus durable.

À La Caisse :

• On valorise votre apport unique au sein d’une équipe d’envergure mondiale.
• On vous confie un travail qui vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.
• On vous offre des occasions d’apprendre aux côtés d’expert.e.s généreux de leur savoir.
• On s’investit pleinement pour vous qui, chaque jour, réalisez notre mission.

Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour les Québécois.es.

Description d'emploi

• Poste temporaire d’une durée de 14 mois.

Relevant du Premier directeur, Crédit Immobilier – Toronto, le.la titulaire du poste soutiendra et assistera les gestionnaires du bureau et secondera la coordonnatrice de bureau pour la gestion et la coordination générale. Globalement, la personne contribuera à la gestion rigoureuse de la logistique et des dossiers de l’équipe Crédit Immobilier du bureau de Toronto, tout en favorisant la collaboration et le travail d’équipe.

Dans ce rôle, l’adjoint.e administratif.ve principal.e travaillera en étroite collaboration avec les autres bureaux à l’échelle mondiale, et particulièrement avec le bureau de Montréal. Il.elle établira et maintiendra des relations courtoises et respectueuses avec les partenaires internes et externes, et contribuera à l’atteinte de leurs objectifs.

Ce que vous ferez Soutien administratif

• Recevoir, trier et distribuer le courrier aux membres de l’équipe chaque jour, et traiter le courrier sortant national et international ;
• Fournir un soutien administratif à l’équipe : gérer l’agenda et/ou les courriels des membres seniors du bureau en triant et en mettant l’accent sur les priorités, en planifiant les rendez-vous et réunions et en assurant les suivis nécessaires ;
• Organiser les déplacements professionnels nationaux et internationaux des membres de l’équipe, y compris les conférences, séminaires et forums ;
• Préparer les rapports de dépenses des directeurs séniors et des directeurs et les soumettre dans les délais ;
• Réserver les salles de réunion, accueillir les visiteurs et aviser le membre de l’équipe concerné ;
• Mettre à jour régulièrement les listes de contacts des membres de l’équipe, mettre à jour les listes de distribution Outlook lors de l’arrivée et du départ des employés ;
• Prendre soin d’obtenir les signatures pour les documents officiels et les acheminer aux différentes parties prenantes ;
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée par le chef d’équipe ou requise par ses fonctions.

Administration du bureau (en soutien ou en collaboration avec le coordonnateur selon les tâches)

• Assurer le bon fonctionnement des espaces, ressources et services du bureau pour permettre la performance quotidienne des employés ;
• Classer et conserver les dossiers de façon ordonnée et sécurisée ;
• Gérer le paiement des factures, de l’initiation des bons de commande au paiement ;
• Coordonner les activités avec le siège social, y compris la participation active à diverses réunions (paiements, gestion des risques, sécurité, communication, etc.) ;
• Contribuer à l’optimisation des méthodes de suivi en favorisant l’utilisation d’outils efficaces et/ou l’amélioration des processus ;
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau, réapprovisionner au besoin et commander des cartes professionnelles pour les membres de l’équipe, sur demande ;
• Assurer le suivi administratif, gérer les échéances et suivre toutes les demandes faites à l’équipe ;
• Coordonner la prestation de services de café et de repas lors des événements d’affaires ;
• Maintenir un inventaire des fournitures et assurer l’approvisionnement.

Ce qui vous distingue

• Sens du service et éthique de travail ;
• Minutie et souci de la qualité ;
• Désir d’apprendre de façon proactive pour améliorer l’efficacité de l’équipe ;
• Rigueur ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et attitude dynamique ;
• Souplesse et disponibilité ;
• Sens des responsabilités et des priorités, fiabilité et diligence ;
• Énergie et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Volonté de se dépasser ;
• Sens de l’organisation ;
• Autonomie ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Bonne communication ;
• Proactivité.

Ce que vous apportez

• Baccalauréat dans une discipline (finance, RH, marketing, gestion des opérations, etc.) ;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
• Toute combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques généraux, notamment MS Outlook (gestion de calendrier), Word, Excel et PowerPoint ;
• Connaissance de Concur et SharePoint considérée comme un atout ;
• Maîtrise de l’informatique et des technologies ;
• Bonne connaissance des concepts et processus budgétaires ;
• Excellente maîtrise de l’anglais (oral et écrit).

Sentir que mon rôle est important. Avoir du plaisir au quotidien. Pouvoir évoluer au rythme de mes ambitions. Obtenir une rémunération à la hauteur de ma contribution. C’est l’expérience professionnelle que m’offre La Caisse!

Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue. La Caisse offre des chances d’emploi égales à tous et toutes. Elle invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, contactez-nous quand même!

La Caisse s’engage également à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion comme valeur clé et à en faire une source d’enrichissement et de fierté pour l’ensemble de ses employé.e.s. Veuillez nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.

La Caisse représente la Caisse de dépôt et placement du Québec et ses filiales.