Résumé du poste Sous la responsabilité de la gestionnaire administration, l’agent administratif a comme principale responsabilité le service à la clientèle, l’entrée de données des cas à mettre en production ainsi que de coordonnées les différentes demandes avec les membres de l’équipe.

Responsabilités professionnelles

• Répondre aux appels téléphoniques, puis les transférer aux différents départements du laboratoire ;
• Faire les facturations et les états de comptes des clients externes ;
• Assurer la communication avec les clients pour toute information reliée à leur facturation ou leur état de compte ;
• Vérifier et informatiser les prescriptions faites par les professionnels dans le système de gestion de production ;
• Assister les professionnels et les gestionnaires avec le calendrier de production, en tenant compte des étapes de fabrication et de production du laboratoire ;
• Communiquer de façon polie et courtoise avec les professionnels et les gestionnaires selon le besoin ;
• Coordonner et informer les livreurs de toutes ses livraisons ou ses ramassages ;
• Collaborer à la rédaction et la mise en page de différents communiqués ;
• Toutes autres tâches connexes.

Imputabilité

• Poursuivre les objectifs de l’équipe et soutenir ceux qui rencontrent des difficultés avec des tâches spécifiques ;
• Prendre en charge l’atteinte de ses objectifs professionnels individuels (petits, spécifiques et réalisables) ;
• S’assurer que les législations relatives aux projets du département sont respectées et appliquées.

Compétences Et Aptitudes Requises

• Communication exceptionnelle : comprendre que la communication est le ciment qui maintient l’équipe unie ; maintenir des lignes de communication ouvertes et claires intra et inter équipe.
• Excellentes compétences interpersonnelles : capacité d’écouter attentivement les préoccupations des intervenants, élaborer une solution ou plan d’intervention et verbaliser de manière appropriée ce dernier, dans des termes que l’intervenant comprend.
• Solides compétences organisationnelles : planifier les tâches et gérer le temps judicieusement.
• Souci du détail : viser l’excellence en s’assurant que les dossiers sont mis à jour avec exactitude.
• Résolution de problèmes : gérer les défis uniques en matière de communication et d’imprévues divers ; fournir la meilleure solution possible, indépendamment de sa disposition et de ses capacités physiques.
• Connaissance du domaine dentaire : connaissance des terminologies, structure, équipements, etc. relatifs au domaine dentaire.
• Connaissances spécialisées : maintien continu de connaissances à jour de toutes les informations relatives au domaine d’expertise.

Compétences Qualité du service/Service à la clientèle

• S’efforcer de maintenir et d’améliorer sa qualité de prestation de services ; chercher des occasions d’aller au-delà des normes minimales de la pratique ;
• Tenir compte des divers besoins client (internes & externes) et de la façon dont la prestation des services peut être adaptée pour répondre à des besoins différents ou spécifiques ;
• S’engager et rester responsable de la satisfaction des clients (internes & externes)  ;
• Faire preuve de fiabilité et servir les clients (internes & externes) d’une manière qui inspire confiance à la pratique.

Collaboration d’équipe

• S’engager avec d’autres intervenants (marketing, comptabilité, paie, ressources matérielles et infrastructure, formation, etc.) en aidant et en fournissant un soutien lorsque nécessaire ;
• Encourager le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe ;
• Souligner la valeur et la nécessité d’une équipe diversifiée ; célébrer les différents rôles, compétences et expériences au sein de la pratique et reconnaître les efforts individuels.

Intégrité

• Partager des informations complètes et exactes avec les différents intervenants, en utilisant une terminologie qu’ils comprendraient ;
• Maintenir un haut niveau de professionnalisme tout en établissant un lien de confiance dans les interactions professionnelles ;
• S’assurer du respect à la vie privée et à la confidentialité des informations ;
• Se rendre responsable de ses actions, y compris l’impact des décisions qui affectent l’équipe et les divers intervenants.

Innovation

• Évaluer et considérer les progrès technologiques et amélioration des processus possibles à mettre en place ;
• Travailler en collaboration avec les fournisseurs pour offrir des solutions novatrices qui contribuent à l’excellence de l’entreprise ;
• Recommander des améliorations continues propres à sa pratique à adopter afin de rester compétitif.

Engagement envers l’apprentissage continu

• Se tenir au courant des nouvelles politiques, procédures et normes du domaine ;
• Assumer la responsabilité de son développement et perfectionnement professionnel en poursuivant des formations, en assistant à des conférences, etc.

Études, titres de compétences et exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou comptabilité ;
• Trois (3) ans d’expérience dans des fonctions similaires.
• Excellent français et anglais fonctionnel écrits ;

Souhaitables

• Connaissance des produits et matériaux utilisés ;
• Habiletés de communications et professionnalisme ;
• Bonne gestion du temps et des priorités ;
• Maîtrise de la suite Office ;
• Connaissance de base en comptabilité (atout).

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. JOB ID: 10605AA-QC279