##Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à exécuter les tâches de secrétariat reliées au déroulement des activités courantes.

Attributions caractéristiques

• Saisit dans les styles et les formes appropriés des lettres, textes, rapports ou autres documents. Tient et met à jour des banques de données. Vérifie l'exactitude de ses travaux.

• Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions suivant des directives. Effectue des calculs. Assure le suivi des documents.

• Dépouille, achemine et expédie de la correspondance. Rédige la correspondance d'ordre courant.

• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques; note et transmet les messages et prend des rendez-vous. Convoque les participants à des réunions et prépare, à partir de directives, les dossiers nécessaires. Fait des réservations.

• Fournit des informations relatives à son secteur d'activités et participe aux périodes de préinscription, inscription, modification de cours, diplomation ou autres activités propres au calendrier universitaire.

• Vend ou loue du matériel et tient une caisse.

• Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures.

Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

**Scolarité :**D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : **Autres : Logiciels:**Word, Excel, Outlook

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;

• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

• Tout ouvrir

• Tout fermer

À titre d'information

L’Université Laval s’est engagée dans une démarche de réconciliation avec les Premiers Peuples et déploie un plan d’action pour soutenir cette transformation. Le présent mandat s’inscrit dans cette démarche, sous la direction de la conseillère principale à la réconciliation et à l’éducation autochtone.

La personne titulaire du poste consiste à exécuter les tâches de secrétariat liées au déroulement des activités courantes. La personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et logistique à la conseillère à la réconciliation et à l’éducation autochtone et ainsi à l’équipe du Bureau des Premiers Peuples.

Volet 1 — Soutien à la conseillère à la réconciliation et la démarche institutionnelle (50 %)

• Saisir, mettre en forme et réviser des lettres, notes, rapports, ordres du jour et autres documents liés aux travaux de la conseillère principale à la réconciliation et à l’éducation autochtone.
• Assurer la gestion des courriels, appels, demandes entrantes et calendriers.
• Convoquer les participantes et participants aux rencontres et préparer les dossiers nécessaires.
• Tenir à jour les banques de données, listes, dossiers et archives liés à la démarche institutionnelle de réconciliation.
• Vérifier l’exactitude des documents, assurer leur classement et leur mise à jour.
• Appuyer l’organisation logistique des rencontres, ateliers et activités liées à la démarche institutionnelle.

Volet 2 — Soutien au Bureau des Premiers Peuples (50 %)

• Saisir, mettre en forme et réviser des lettres, notes, rapports, ordres du jour et autres documents liés aux travaux du groupe de travail.
• Assurer la gestion des courriels, appels, demandes entrantes et calendriers.
• Mettre à jour les listes, bases de données, calendriers et outils internes.
• Appuyer l’organisation d’activités, événements, rencontres et initiatives du Bureau.
• Effectuer le classement, la photocopie, l’assemblage de documents et la gestion des fournitures.

Candidature

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler etjoindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Valérie Boisclair
418-656-2131 poste 413595 ou
valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Posez votre candidature

Lieu de travail

Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

**Numéro d'offre:**17366

**Période d'affichage :**Du 16-03-2026 au 30-03-2026

Statut et admissibilité

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 7
Taux horaire: 25.81$ à 28.67$
Salaire annuel: 47 135.00$ à 52 358.01$

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement

Durée du contrat ou de l'affectation temporaire Projet spécifique
Dès que possible au 28 février 2027

Budget: Fonctionnement

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes.Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.