Brief Description Qui est Manmade? Nous sommes un détaillant en ligne de produits essentiels de première qualité basé à Montréal, connu particulièrement jusqu'à présent pour nos boxer pour hommes. Nous avons connu une croissance rapide depuis notre lancement en 2021, et la marque est véritablement à un tournant pour devenir un nom familier au Canada, et elle se développe déjà en parallèle sur le marché américain.

Qui recherchons-nous? Nous recherchons un(e) assistant(e) exécutif(ve) senior organisé(e) et soucieux(se) du détail pour rejoindre l'équipe Manmade. Si vous êtes une personne proactive qui s'épanouit dans un environnement en constante évolution, nous voulons vous connaître !

Ce poste est-il fait pour vous ? Nous nous développons rapidement, les choses changent vite et une présence en interne est nécessaire.

Qu'offrons-nous d'autre ? Nous offrons des prestations de santé et de soins dentaires étendues, entièrement prises en charge par l'employeur. Nous offrons des déjeuners traiteur tous les jours et toutes les collations, boissons, cafés et fruits que vous pourriez souhaiter.

Responsabilités

• Gérer de manière proactive la boîte de courriel du cofondateur, en veillant à ce qu'elle soit organisée, classée par ordre de priorité et rationalisée (y compris l'automatisation/les règles si nécessaire). Faire remonter les éléments urgents et rédiger des réponses le cas échéant.
• S'approprier le calendrier : Planifier, reprogrammer et protéger le temps en fonction de l'évolution des priorités. Identifier les tendances et procéder à des ajustements proactifs pour s'assurer que le temps est aligné sur les objectifs stratégiques.
• Préparer des documents d'information, des résumés, des présentations et des rapports de haute qualité avant les réunions ; prendre des notes et veiller à ce que les suivis soient clairement pris en charge.
• Assurer le suivi : Suivre les tâches et les initiatives en cours, assurer le suivi avec les parties prenantes internes et externes et veiller à ce que les principaux résultats soient atteints.
• Coordonner les voyages et la logistique complexes, en optimisant l'efficacité et les coûts.
• Prendre en charge et exécuter des projets spéciaux du début à la fin, qu'il s'agisse de créer une présentation interfonctionnelle, d'améliorer les flux de travail internes ou de lancer un nouveau processus.
• Gérer les relations externes avec des partenaires, des collaborateurs et des investisseurs influents, du suivi à la coordination des livrables et de la logistique.
• Soutenir la fixation d'objectifs personnels et professionnels, en veillant à ce que le temps et les priorités reflètent les objectifs clés de l'entreprise et de la vie.
• Assurer la présence du cofondateur sur LinkedIn, notamment en publiant du contenu, en gérant les DM et en s'engageant auprès de la communauté d'une manière réfléchie et stratégique.
• Apporter une structure au chaos : identifier les inefficacités, créer des systèmes et mettre en œuvre des améliorations dans le fonctionnement quotidien de l'équipe et du directeur général.
• Traiter les informations confidentielles et les décisions sensibles avec la plus grande discrétion et le plus grand professionnalisme. Soutenir et gérer les membres juniors de l'équipe selon les besoins, avec la possibilité de diriger officiellement une petite équipe au fil du temps.

Qualifications

• Plus de 5 ans dans un poste d'assistant de direction, de chef de personnel ou dans un rôle de soutien de haut niveau
• Sens aigu des affaires et aisance à travailler directement avec la haute direction
• Excellentes compétences en communication - écrite, verbale et présentation
• Capacité éprouvée à gérer des calendriers, des boîtes de réception et une logistique complexes
• Solides compétences en gestion de projet et en suivi
• Connaissances techniques : Google Workspace, Slack, Outlook ; bonus si familier avec les outils d'automatisation ou de gestion des boîtes de réception
• Expérience de la manipulation d'informations confidentielles avec discrétion
• Aisance à assurer la liaison avec les équipes internes et les parties prenantes externes de haut niveau.

Who is Manmade? We’re a Montreal-based online retailer of premium quality essentials, known particularly so far for our men’s boxer briefs. We have been rapidly growing since launching in 2021, and the brand is truly at a turning point to becoming a household name in Canada, and already growing rapidly in parallel in the US market.

Who is Manmade looking for? We’re looking for a detailed-oriented and organized Senior Executive Assistant to join the Manmade Team. If you're a proactive individual that thrives in fast paced environments, we want to hear from you!

Is this for you? We are growing so rapidly so things are changing so quickly and an in-house presence is required

What are we offering? Aside from a competitive compensation package, the opportunity in itself is what you make of it. With the company growing 250%+ year over year for the past 3 years, and with expected growth to continue at a high pace for the next 2-3 years, there will be many different ways to grow within the company as it enters new markets, channels, and so on.We offer extended health and dental benefits, 100% fully paid by the employer. We offer catered lunches every day and all the snacks, drinks, coffee, and fruit you could want.

Responsibilities

• Proactively manage the Co-founder’s inbox, keeping it organized, prioritized, and streamlined (including automation/rules when needed). Surface urgent items and draft responses where appropriate.
• Own the calendar: Schedule, reschedule, and protect time based on shifting priorities. Identify patterns and make proactive adjustments to ensure time is aligned with strategic goals.
• Prepare high-quality briefing materials, summaries, presentations, and reports ahead of meetings; capture notes and ensure clear ownership of follow-ups.
• Drive follow-through: Track outstanding tasks and initiatives, follow up with internal and external stakeholders, and ensure key deliverables are completed.
• Coordinate complex travel and logistics, optimizing for efficiency and cost.
• Own and execute special projects from start to finish, whether it's creating a cross-functional presentation, improving internal workflows, or launching a new process.
• Manage external relationships with influential partners, collaborators, and investors; from follow-ups to coordinating deliverables and logistics.
• Support personal and professional goal-setting, ensuring time and priorities reflect key objectives across the business and life.
• Own the Co-founder’s LinkedIn presence, including posting content, managing DMs, and engaging with the community in a thoughtful and strategic way.
• Bring structure to chaos: identify inefficiencies, create systems, and implement improvements in how the team and CEO operate day-to-day. Handle confidential information and sensitive decisions with the utmost discretion and professionalism.
• Support and manage junior team members as needed, with potential to formally lead a small team over time.

Requirements

• 5+ years in an Executive Assistant, Chief of Staff, or high-level support role
• Strong business acumen and comfort working directly with senior leadership Excellent communication skills — written, verbal, and presentation
• Proven ability to manage complex calendars, inboxes, and logistics
• Strong project management and follow-through skills
• Tech-savvy: Google Workspace, Slack, Outlook; bonus if familiar with automation or inbox management tools
• Experience handling confidential information with discretion Comfortable liaising with internal teams and high-level external stakeholders