Le ou la Responsable des appels d’offres (Bid Process Lead) est responsable de piloter de bout en bout les processus d’appels d’offres, depuis la qualification de l’opportunité jusqu’à la remise de la soumission, et ce, en assurant la cohérence entre les exigences du client, la faisabilité technique, les capacités opérationnelles et les objectifs stratégiques de l’organisation. Dans l’éventualité où l’appel d’offres est remporté, la personne agit comme point de transition structuré vers l’exécution du projet, en assurant le transfert complet et rigoureux des engagements contractuels, techniques et financiers vers les équipes responsables de la réalisation. Ce rôle est transversal, sans autorité hiérarchique directe, et repose fortement sur la gestion de projet, l’influence, la rigueur méthodologique et la gouvernance des décisions.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES TÂCHES :

1. Pilotage du processus d’appel d’offres (end-to-end)

• Être responsable global du cycle de vie des appels d’offres, incluant :
  • Analyse des documents d’appel d’offres (RFI, RFQ, RFP)
  • Qualification des opportunités (Go / No-Go)
  • Planification du processus de soumission
• Élaborer et maintenir un plan de projet de soumission (échéancier, livrables, responsabilités).

2. Coordination interfonctionnelle et gouvernance

• Coordonner les contributions des équipes internes :
  • Ventes / développement des affaires
  • Ingénierie (produit et manufacturière)
  • Production
  • Qualité
  • Approvisionnement / logistique
  • Finances
  • Juridique et conformité
• Organiser et animer les rencontres de suivi et de validation.
• Assurer une traçabilité claire des décisions, hypothèses, risques et engagements.
• Mettre en place des points de décision structurés (revues internes, gates d’approbation).

3. Analyse des exigences clients et faisabilité

• Assurer une compréhension exhaustive des exigences techniques, commerciales, contractuelles et opérationnelles du client.
• Piloter l’analyse de faisabilité :
  • Technique
  • Industrielle
  • Capacitaire
  • Financière
  • Délais
• Identifier les écarts, risques et hypothèses, et proposer des stratégies d’atténuation.

4. Construction et qualité de la soumission

• Structurer et consolider l’ensemble des livrables de soumission :
  • Cahier de charges
  • Réponses techniques
  • Prix et hypothèses commerciales
  • Délais, capacités et conditions
• Veiller à la cohérence globale de la soumission (contenu, messages, positionnement).
• S’assurer du respect strict des exigences formelles de l’appel d’offres.

5. Interface client (au besoin)

• Agir comme point de contact structuré lors de :
  • Clarifications techniques
  • Questions / réponses officielles
  • Visites de sites ou présentations
• Soutenir l’équipe de vente dans les échanges stratégiques avec le client.

6. Transition vers l’exécution du projet

• En cas de succès, piloter le handover vers les équipes de réalisation :
  • Transmission complète des engagements contractuels
  • Hypothèses retenues
  • Risques identifiés
  • Marges et contraintes clés
• Contribuer à la mise en place du projet (kick-off, gouvernance, jalons initiaux).

7. Amélioration continue et structuration

• Développer et maintenir :
  • Méthodologie d’appels d’offres
  • Modèles et gabarits
  • Indicateurs de performance (taux de succès, délais, qualité des soumissions)
• Capitaliser sur les retours d’expérience (gagné / perdu).

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QUALIFICATIONS ET APTITUDES REQUISES:

Compétences clés

• Excellente gestion de projet transverse (multi-parties prenantes)
• Forte capacité d’influence sans autorité
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Rigueur, structure et sens du détail
• Capacité à gérer plusieurs appels d’offres simultanément
• Excellentes compétences en communication écrite et orale

Connaissances et expériences

• Expérience significative en :
  • Appels d’offres complexes (B2B, industriels, projets sur mesure)
  • Gestion de projets techniques ou industriels
• Bonne compréhension :
  • des environnements manufacturiers
  • des processus d’ingénierie
  • des enjeux financiers et contractuels
• Maîtrise des processus de type :
  • RFP / RFQ / RFI
  • Gate reviews / comités d’approbation
• Bilinguisme français / anglais (fortement souhaité dans un contexte nord-américain. La vaste majorité des appels d’offre sont en anglais)

Formation

• Baccalauréat en ingénierie, gestion de projets, administration ou domaine connexe

Certification en gestion de projet (PMP, Prince2) : un atout