Une carrière chez Realterm vous permet de prospérer dans un environnement de travail dynamique à grande échelle. Profitez de travailler dans un environnement collaboratif avec des collègues solidaires où vous serez mis au défi de grandir et d'être à votre meilleur chaque jour. Nous offrons à nos employés un ensemble d'avantages sociaux robuste et compétitif. Si vous recherchez une carrière enrichissante dans l'immobilier commercial en capital-investissement, postulez dès aujourd'hui.

Résumé

Le ou la gestionnaire immobilier adjoint(e) soutient la performance opérationnelle, financière et liée aux locataires d’un portefeuille attribué de propriétés Realterm au Canada. En étroite collaboration avec le ou la vice président(e), Gestion immobilière, le ou la gestionnaire immobilier(ère) principal(e) et les gestionnaires immobiliers, ce rôle joue un rôle clé dans les opérations quotidiennes des immeubles, les relations avec les locataires, l’administration financière et les activités de conformité. Il s’agit d’un poste très opérationnel et axé sur la coordination, comportant des responsabilités liées à l’exploitation des immeubles, à la gestion des fournisseurs, à l’interface avec les locataires et aux rapports, tout en contribuant à des initiatives de création de valeur à long terme et à des projets spéciaux.

Responsabilités essentielles

Exploitation des immeubles

• Soutenir l’intégrité opérationnelle continue des immeubles assignés; coordonner les activités avec les équipes sur site et les fournisseurs.
• Aider à la gestion des contrats de services et soutenir les projets d’immobilisations.
• Contribuer aux initiatives d’efficacité des coûts et aux initiatives alignées sur les critères ESG.
• Soutenir les obligations de conformité et participer aux projets de vérification diligente.
• Fournir un soutien sur appel pour les situations urgentes, au besoin.

Relations avec les locataires

• Agir à titre de personne ressource principale pour les locataires, de la signature du bail jusqu’à son échéance.
• Soutenir l’intégration des locataires et l’administration des baux.
• Coordonner les communications avec les locataires.
• Maintenir les plateformes destinées aux locataires.
• Soutenir les initiatives visant la satisfaction des locataires.

Finances

• Préparer le plan d’affaires et le budget des immeubles et collaborer avec la haute direction pour réviser les prévisions des dépenses d’entretien et réparations (E&R) et des dépenses en immobilisations, au besoin.
• Fournir des rapports mensuels sur les opérations des immeubles et les activités financières.
• Aider à la réalisation du processus annuel d’estimation et de rapprochement des dépenses immobilières pour les immeubles assignés.
• S’assurer que les services publics sont refacturés aux locataires, le cas échéant.
• Être responsable du suivi et de la gestion des enjeux liés aux comptes clients et fournisseurs (AR/AP) pour les immeubles assignés.
• Soutenir le service dans les recherches et les suivis liés aux comptes fournisseurs.
• Préparer et suivre les informations relatives aux services publics (p. ex. compteurs et numéros de compte) et les refacturations à émettre aux locataires.
• Effectuer les processus de transfert de services publics lors d’acquisitions, de dispositions ou de mouvements de locataires.
• Aider aux activités de comparaison et d’analyse des services publics, au besoin, incluant la collecte de factures, de données et/ou d’autorisations auprès des locataires.
• Aider à la préparation des rapports aux propriétaires, des analyses d’écarts et des budgets d’exploitation.
• Aider à la coordination des visites d’évaluation et des demandes de documentation.

Location et mise en marché

• Se tenir informé(e) des affaires communautaires et des conditions d’affaires ayant un impact sur les immeubles.
• Aider lors des visites d’immeubles, lorsque requis.
• Soutenir les équipes de location et de développement dans les négociations de baux, l’analyse des dépenses immobilières et les implications opérationnelles.
• Surveiller et maintenir les espaces vacants dans un état « prêt à être montré ».
• Participer aux associations et événements liés à l’immobilier industriel et aéroportuaire.

Gestion des risques

• S’assurer que les listes de contacts des locataires et d’urgence sont à jour pour les immeubles assignés.
• Mettre en œuvre les plans de mesures d’urgence pour les immeubles assignés.
• Coordonner les formations de mise à jour et les exercices d’incendie annuels avec les locataires.
• Identifier et corriger toute problématique liée à la sécurité incendie et aux systèmes de protection des personnes.
• S’assurer que les opérations des locataires respectent les protocoles en vigueur (permis de travaux à chaud, élimination sécuritaire, etc.).
• Aider à la coordination des visites des assureurs et à la mise en œuvre des recommandations subséquentes.

Administration

• Lancer des appels d’offres concurrentiels pour les services immobiliers et contribuer à l’élargissement de la base de fournisseurs.
• S’assurer que les documents sont adéquatement classés et maintenus sur le lecteur partagé.
• En collaboration avec les coordonnateurs immobiliers, s’assurer que les certificats d’assurance des locataires et des fournisseurs sont à jour pour les immeubles assignés.
• Effectuer les inspections des immeubles et compléter les rapports requis.
• Compléter la documentation liée aux arrivées et départs des locataires.
• Coordonner les services liés aux locataires avec les équipes de gestion sur site.
• Coordonner les autorisations pour les travaux d’aménagement des locataires.
• Compléter les questionnaires annuels relatifs aux immeubles.
• Réaliser des projets spéciaux ponctuels à l’extérieur du portefeuille assigné.

Compétences

Responsabilisation – Caractère, confiance et intégrité – Planification, prise de décision et initiative – Développement et apprentissage – Collaboration, communication et travail d’équipe

Qualifications

• Maîtrise des outils de la suite Microsoft Office; expérience avec Yardi, un atout.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, ainsi que de solides aptitudes organisationnelles et en résolution de problèmes.
• Capacité à faire preuve d’initiative, à résoudre des problèmes et à maintenir une approche accessible et professionnelle, tout en gérant des priorités et des demandes concurrentes.
• Capacité à développer et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues, les propriétaires, les locataires et les fournisseurs.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique, axé sur le travail d’équipe, avec des échéanciers multiples et des priorités changeantes.
• Aptitude à rédiger des notes détaillées, des communications destinées aux locataires et aux fournisseurs, ainsi qu’à contribuer à la préparation de rapports et de présentations clairs et concis.
• Selon les exigences du portefeuille, le poste est conditionnel à un processus de vérification de sécurité pour l’obtention d’une accréditation aéroportuaire.
• Véhicule requis pour se déplacer entre les sites, au besoin.

Formation et/ou expérience

• Minimum de 2 à 3 ans d’expérience en soutien à des fonctions de gestion immobilière et à des responsabilités administratives connexes.
• Baccalauréat ou combinaison équivalente de formation, d’études et/ou d’expérience pertinente requise.

Environnement de travail

• Poste exercé principalement dans un environnement de bureau, avec environ 20 % de déplacements selon les besoins organisationnels, opérationnels et de formation.
• Capacité à demeurer debout et à marcher pendant de longues périodes lors des visites des immeubles.
• Capacité à demeurer en position assise pour la majorité de la journée de travail lors de l’utilisation d’un ordinateur.

Realterm privilégie, adopte et valorise des environnements sûrs, inclusifs et collaboratifs et s'engage à construire intentionnellement un lieu de travail où nos employés peuvent réussir. Les employés à temps plein éligibles peuvent participer à notre programme d'avantages sociaux robuste qui comprend des soins de santé (couverture individuelle et familiale disponible), un plan de retraite avec des contributions de contrepartie, des congés payés, des congés de bénévolat, des avantages de bien-être/style de vie et plus encore. Plus d'informations concernant les avantages et la rémunération totale seront fournies pendant le processus d'embauche.

Realterm est un employeur offrant l'égalité des chances, car nous valorisons et respectons la diversité. Nous encourageons la diversité des idées, des opinions, des expériences et des identités. Nous ne pratiquons aucune discrimination dans nos pratiques d'emploi en fonction des classes protégées, y compris la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.